– А как насчет мгновенных сообщений или СМС? Мои дети ведь пользуются этими вещами постоянно, – простонала Хелен.
Фил засмеялся.
– Если вы не будете пользоваться программой мгновенных сообщений, ваши пассивные прерывания сойдут на нет. По моему глубокому убеждению, мгновенные сообщения – это обычно крайне малоэффективный инструмент бизнеса. Конечно, из этого правила есть исключения, но я не думаю, что ваш бизнес подходит хотя бы под одно из них.
– Здорово, – улыбнулась Хелен. – Нужно провести в нашей компании обсуждение этой темы. Готова поклясться, что половина моих менеджеров общается при помощи мгновенных сообщений с утра до вечера.
– И наверняка больше половины этих менеджеров приносит бизнесу очень мало пользы, – подхватил Фил. – Суммируйте простую потерю рабочего времени со стоимостью переключения при каждом прерывании, и вы легко поймете, почему ваши сотрудники в среднем впустую тратят около 28 процентов своего рабочего дня.
Ежедневно СМИ 6,5 часов влияют на детей в возрасте от 8 до 18 лет.
Ежедневно СМИ 8,5 часов влияют на тех же детей в результате медийной многозадачности.
– И чем бы вы предложили заменить мгновенные сообщения? – спросила Хелен.
– Отличный вопрос, – сказал Фил. – Вижу, вас это действительно интересует. Мгновенные сообщения очень часто провоцируют пассивное переключение, отвлекающее ваше внимание. Поэтому мои клиенты обнаружили, что в большинстве ситуаций их лучше заменить активными переключениями, такими как голосовая или электронная почта.
Между тем, – продолжил Фил, – если вам крайне необходимо пользоваться мгновенными сообщениями, проследите, чтобы в вашей компании установили программу с функцией «Не беспокоить», которая не допускала бы пассивных переключений.
62,4 процента опрошенных служащих считают допустимым прерывать работу, чтобы ответить на личный вопрос друга.
Хелен сделала для себя пометку.
– Я займусь этим немедленно.
Фил дал ей закончить, а потом сказал:
– Могу я добавить небольшое предостережение к действиям, призванным сократить количество переключений между задачами в вашей компании?
– Например?
– Учтите, что мы с вами долго обсуждали и подробно рассматривали болезнь переключения между задачами, – Фил слегка подался вперед в своем кресле. – Вы думаете, ваши менеджеры сразу же поймут опасность пассивных переключений?
Хелен удивленно дернула головой назад.
– О, понимаю. Они же все еще думают, что переключение между задачами (многозадачность) – это хорошо, не так ли?
– Именно, – сказал Фил. – Пока они четко не уяснят, что многозадачность, владением которой они так долго гордились, на самом деле приносит им и компании только вред, то будут противиться любым переменам, уводящим их от нее. Помните, Салли поначалу восприняла эту идею в штыки? – Фил откинулся назад и на минутку соединил ладони в раздумье. – По сути, это не их вина. Их ведь так долго учили, что многозадачность – это здорово. Вот они и привыкли гордиться своей способностью к ней.
Гонку выигрывает медленный и спокойный.
– Могу подтвердить, что я действительно гордилась, – вставила Хелен.
– Правильно, – кивнул Фил. – А теперь задумайтесь над тем, как изменилась ваша точка зрения за последние два дня. Чего вам стоило осознать, что многозадачность хуже лжи?
Хелен задумчиво подняла глаза к потолку.
– Думаю, это был долгий процесс, через который вы меня провели. Мне необходимо было самой увидеть эту истину, шаг за шагом.
– Вы все поняли правильно, – сказал Фил. – Запомните, что, помогая людям понять простую истину, вы помогаете изменить их поведение гораздо быстрее, чем если бы просто старались заставить их его изменить.
Фил улыбнулся.
– Что, если бы я пришел к вам вчера и сказал, что вам необходимо проводить больше времени со своей семьей? Или просто сказал, что вам необходимо уделять подчиненным больше внимания, когда вы с ними разговариваете?
Хелен громко рассмеялась.
– Я бы наверняка сказала вам, куда идти и как туда добраться!
Фил кивнул.
– В таком случае разве вы можете ожидать чего-то другого от своих менеджеров?
Системы
Хелен подперла рукой подбородок. После долгой паузы она наконец сказала:
– Вы можете мне в этом помочь? Будет лучше, если с ними поговорите вы, а не я.
– Что вы имеете в виду? – спросил Фил.
– Думаю, мне хотелось бы знать, нет ли способа, которым вы могли бы обучить нашу группу, – сказала Хелен.
– Буду рад вам помочь. – Фил потянулся за своим портфелем. – Сейчас, только достану свой ежедневник.
– Правильно. – Хелен указала на доску. – Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой. – Она обвела взглядом комнату, словно что-то искала. – Что, если у меня есть расписание, но я не использую его так хорошо, как должна бы?
Фил усмехнулся.
– В таком случае вы наверняка похожи на большинство людей, с которыми мне обычно приходится встречаться. У большинства людей имеются под рукой превосходные инструменты. Они тратят кучу денег на всевозможные планировщики задач, в том числе электронные, специальные телефоны и последние новинки в сфере технологий. Только мало кто из них действительно знает, как правильно всеми этими предметами пользоваться, а из тех, кто знает, найдется еще меньше тех, кто пользуется ими в необходимом объеме.
Технологии предоставляют именно те инструменты, которые должны бы сделать нас более продуктивными, но мы не очень хорошо их используем, обучаем пользователей их применять или обучаем менеджеров руководить теми, кто их использует.
Фил раскрыл свой ежедневник и вытащил ручку.
– Прежде чем мы запланируем групповое учебное занятие с вашими менеджерами, могу я кое-что порекомендовать?
– Конечно. Пожалуйста.
– На самом деле есть два основных шага, которые должны избавить вашу компанию от зависимости переключения между задачами. Один из них уже пришел вам на ум: мы можем просветить ваших сотрудников по поводу болезней многозадачности. Другой же состоит в том, что мы можем некоторым образом улучшить работу всей компании в целом. Другими словами, вам предстоит внести несколько серьезных изменений в систему работы вашего коммерческого предприятия.
Фил открыл свой блокнот и начал чертить.
Хелен склонила голову набок.
– Под коммерческими системами вы подразумеваете наши рабочие процессы, верно? То, как мы обычно
