Кейт Кинан
Управление временем
Эта книга предназначена тем, кто хочет успевать больше, но не может из-за чрезвычайной занятости
Введение
Время – «продукт» очень дефицитный. И нет еще такой компании, которая смогла бы его производить (в буквальном смысле этого слова). Однако вполне реально сделать так, чтобы за определенный отрезок времени успевать делать намного больше. Ведь упущенное однажды наверстать нельзя, а с годами воплощать свои планы и замыслы становится все труднее.
Все мы располагаем равным количеством времени. При этом большинство из нас утверждает, что его недостаточно. Но некоторым все же удается достигать лучших результатов. Наша с вами задача – понять причину такого положения вещей.
Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально. Это аксиома. Но если бесцельно проживать день за днем, время уйдет безвозвратно.
В этой книге проанализированы самые распространенные ошибки, допускаемые при распределении времени. Кто виноват в том, что мы постоянно тратим его впустую? Как изменить жизнь, чтобы успеть реализовать все свои планы? Автор книги дает ответы на эти и многие другие вопросы, предлагая способы если не сверхпродуктивного, то, по крайней мере, более эффективного использования времени.
Как мы тратим время
Часто мы тратим время впустую, но нам очень трудно это признать. И дело не только в том, что согласиться с таким утверждением нелегко психологически. В большинстве случаев мы даже не осознаем, что это именно так. Но поразмыслив можно вспомнить случаи, когда мы:
• дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь;
• выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины;
• удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня – а мы ведь еще ничего не успели сделать;
• замечали, что список неотложных дел неуклонно растет;
• обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»;
• не могли найти необходимый документ или вещь в нужный момент;
• тратили огромное количество времени на поиски какого-то предмета совсем не в том месте.
Многие из этих примеров указывают на плохую самоорганизацию. Возможно, некоторое время вам удастся кое-как выкручиваться и успевать делать хотя бы самое главное. Но в конце концов недостаток самоорганизации обернется серьезной проблемой.
Преодолеваем преграды
Решить проблему эффективного использования времени нельзя без анализа причин ее возникновения.
Большинство секретов эффективного управления временем кроется в нас самих – в умении хорошо себя организовывать. Если вы никогда не имели отношения к организации административных мероприятий, то, вероятнее всего, идея самоорганизации покажется вам скучной. На самом же деле это умение помогает сохранить огромное количество времени – при условии, конечно, что разработка методов самоорганизации не отнимет все ваше время, которое в этом случае, опять-таки, будет тратиться понапрасну.
Выясняем причины
Чтобы результативно использовать время, прежде всего необходимо быть честным с самим собой. Постарайтесь максимально точно ответить на такие вопросы.
1. Какие из запланированных дел действительно нужно выполнить?
2. Что из этого может и должен сделать кто-то другой?
3. Какая работа отнимает у вас больше времени, чем следовало бы?
4. Какие из ваших действий отнимают время у других людей?
1. Выполнение ненужных дел – очень характерный пример пустой траты времени. Вы не только занимаетесь не нужным вам делом: может оказаться, что это вообще никому не нужно. Например:
• Вы (или другие) делаете что-то совершенно бесполезное только потому, что так повелось «с незапамятных времен». Но действительно ли результаты вашей работы приносят пользу? А может, они просто пылятся на полке и никогда не найдут применения?
• На все возникающие вопросы у вас имеются подробные инструкции, которым вы слепо следуете уже не один год.
• Вы до сих пор вручную делаете то, что давно уже автоматизировано. Причина тому часто кроется в недоверии к новшествам.
Все это и есть пустая трата времени.
2. Исполнение чужих обязанностей. Выполнять то, что может и должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно. Особенно это касается тех случаев, когда вы сильны в возникшем вопросе. Но если руководитель не будет поручать часть заданий другим, у него останется очень мало времени на управление.
Иногда кажется, что быстрее сделать работу самому, чем тратить время на объяснения. Кроме того, даже отдав распоряжение, очень трудно устоять перед соблазном не вмешиваться при малейшей возможности. Ведь наверняка у исполнителя, особенного неопытного, в первый раз возникнет немало трудностей. Но в случае вмешательства в следующий раз вы опять столкнетесь с той же проблемой, поскольку:
• истратили свое время на выполнение работы, которая была поручена другому;
• подчиненные быстро поймут, что все проблемы вы будете решать за них;
• не сможете решить задачи, стоящие непосредственно перед вами.
Разумеется, многие отвергнут вашу помощь. Но найдутся и такие лодыри, которые даже перестанут утруждать себя стараниями. Из-за этого эффективность лично вашей работы окажется под угрозой, и вы будете вынуждены поручать те задания, за которые несете личную ответственность, другим – тем, кто не может выполнять их надлежащим образом. А это значит, что им снова потребуется ваша помощь.
3. Нерациональная трата времени. Вы тратите на выполнение работы больше времени, чем нужно, поскольку:
• не организованны и не можете найти все необходимое для завершения дела;
• считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения;
• начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана;
• пытаетесь все сделать самостоятельно.
4. Мы с большой неохотой признаем, что тратим чужое время. Многие возразят, дескать, они не успевают реализовывать собственные планы, поэтому просто не могут занимать еще чье-то время. Но как часто мы:
• выдаем «мысли вдогонку», когда человеком уже проделана большая часть работы;
• забываем поделиться новой информацией, и исполнители работают с устаревшими данными;
• просим помочь в чем-то, но при этом не предоставляем необходимые документы или материалы;
• назначаем спонтанные встречи без определенной повестки. Соответственно, приглашенные не имеют ни малейшего представления, о чем пойдет речь, и не могут должным образом подготовиться;
• позволяем себе лирические отступления, из-за чего дискуссии становятся чрезмерно длительными, и, как результат, – менее эффективными;
• заставляем пунктуальных людей ждать (объясняя или не объясняя причины) из-за того, что сами опаздываем.
Если вы уличили себя хоть в чем-то из перечисленного, вам станет понятно, сколько времени потеряно другими по вашей вине. Например: вы недостаточно подготовились к десяти встречам, из-за чего последние длились на 25 минут дольше необходимого, – в целом потрачено впустую 250 минут, то есть больше половины рабочего дня.
Оправдания
