необоснованному увеличению налоговых платежей. Кроме того, при проведении встречной проверке налоговые органы могут выявить неоприходованное имущество, признает его излишком, в связи с чем потребует оприходовать его по рыночной стоимости в соответствии с приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н и увеличить на эту сумму доходы в налоговом и бухгалтерском учете на основании п. 8 ПБУ 9/99 и п.20 ст. 250 НК РФ. Без первичных документов согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ нельзя отразить приобретенное имущество в бухгалтерском учете.
Что касается оформления документов на поступивший товар, то возможно составить акт приемки с указанием всех необходимых реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 129 -ФЗ „О бухгалтерском учете“: наименование, дата составления, название организации – покупателя, содержание хозяйственной операции, ее измерители в стоимостном и натуральном выражении, наименование и личные подписи должностных лиц, заверить подписями ответственных лиц и скрепить печатями. Такой порядок возможен, если товар доставлен представителем поставщика лично и обладает необходимыми полномочиями по заверению такого акта. Однако если товар пришел железнодорожным транспортом или по почте, то заверение подписью со стороны продавца представляется проблематичным. В таком случае имущество принимается по внутреннему акту и учитывает его в ценах, указанных в договоре. Если цены в договоре не указаны, можно оприходовать полученный товар по ценам на аналогичное имущество на основании пункта 6.1. Положения по бухгалтерскому учету „Расходы организации“ (ПБУ 10/99). При поступлении соответствующих документов покупатель корректирует записи в учете на их основании. Согласно пункту 12 Положения по бухгалтерскому учету „Учет материально-производственных запасов“ (ПБУ 5/01) фактическая себестоимость материально-производственных запасов (далее – МПЗ), по которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, однако на основании пункта 40 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н после получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам цену товаров допустимо скорректировать с учетом поступивших документов. К сожалению, что касается услуг, то в данном случае без соответствующих документов от исполнителя принять к учету их нельзя.
НДС к вычету принимается в том налоговом периоде, когда поступила счет-фактура. Причем, если счет-фактура датироваться будет более ранним числом, принимать к учету НДС по ней нужно в том периоде, в котором она поступила, так как именно в этот момент имеются в наличии все три условия для принятия к вычету НДС: принятие на учет товара, использование для операций, облагаемых НДС, есть счет-фактура. Подавать уточненную налоговую декларацию налогоплательщику не нужно. Данная позиция подтверждается многочисленными разъяснениями Минфина РФ, которые неоднократно приводились выше.
Для того чтобы предупредить возникновение подобных проблем и обезопасить свою организацию от неисполнительного поставщика следует предусмотреть в заключаемом договоре условие о своевременном предоставлении первичных документов и счета-фактуры. В случае нарушения сроков предоставления можно включить пункт о начислении штрафных санкций за неисполнение договорных обязательств.
ГЛАВА 4. Уничтожение счетов-фактур
Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.
В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри
Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).
Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов- фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.
Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.
Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение. Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников. В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.
Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы. В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.
Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.
Ниже приводится примерная форма приказа:
Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г. с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г. На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.
При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:
Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в
