использует ПК для согласования распределения финансовых средств и таких ресурсов, как рабочее время сотрудников, между различными программами, финансируемыми за счет тех или иных грантов и налоговых льгот. Эта же система автоматически сопоставляет подлежащие оплате счета с бюджетами программ и выявляет любые несоответствия. Благодаря ей департамент может подготовить план расходов на месяц всего за пару часов — вместо трех или четырех недель при работе вручную. Кроме того, каждому округу и каждому внутреннему подразделению теперь выставляется единый счет сразу по всем программам.
Раньше администрация штата Южная Австралия еженедельно издавала свой 50-страничный официальный список вакансий тиражом 5 тысяч экземпляров. При этом объявления о появившемся свободном месте доходили до адресатов с задержкой на время тиражирования буклета и его распространения по нескольким сотням разбросанных по всему штату офисов, так что дата окончания приема заявлений от претендентов назначалась с учетом сроков их пересылки обычной почтой.
Теперь же весь процесс осуществляется в системе автоматизации электронного документооборота на базе ПО Microsoft Exchange. Сначала информация об открывающихся вакансиях поступает в отделы кадров государственных учреждений и в ряд агентств по найму, занимающих привилегированное положение. Если окажется, что на освободившееся место хотел бы перевестись кто-либо из государственных служащих, нанимающий менеджер автоматически получит уведомление по электронной почте и отменит широкую публикацию объявления, так что никто не потратит времени зря на предложение своих услуг. А если таких желающих не найдется, объявление пойдет в прессу, и нанимающий менеджер, также по электронной почте, будет получать уведомления о его публикации с указанием названий и номеров газет. Правительство штата рассчитывает сэкономить за счет внедрения новой системы 50— 80% своих ежегодных расходов на вербовку новых работников (350 тысяч австралийских долларов). Однако главный выигрыш заключается не в этом, а в том, что заполнение вакансий будет занимать гораздо меньше времени при безусловном соблюдении принципа равенства возможностей, в том числе и для сотрудников удаленных офисов государственных учреждений.
Новые электронные системы позволят государственным организациям открыть свои системы управления знаниями и учета коммерческих операций для доступа общественности. Немецкое Федеральное министерство финансов ведет разработку электронной системы управления архивами публичных актов. Проект предусматривает автоматическую маршрутизацию, хранение и публикацию документов на закрытых или общедоступных веб-узлах — в зависимости от грифа.
Еще одним примером может служить система проведения конкурсов администрацией штата Массачусетс. Условия участия, все документы, которые могут для этого потребоваться, а впоследствии и информация о победителях публикуются в Сети. Результатом внедрения этой системы стало не только сокращение расходов на проведение конкурсов, но и появление у различных общественных организаций реальной возможности приобретать нужные им товары по более низким ценам. Как и в большинстве штатов, в Массачусетсе муниципалитеты, сельские администрации и школьные округа могут покупать у производителей их продукцию на тех же условиях, что и правительство. В бумажном мире, однако, отыскать следы «государственных» цен на большинство нужных товаров бывает практически невозможно… Теперь же любое городское учреждение или школа могут узнать лучшую в штате цену на веб-узле новой системы.
Правительства менее развитых государств могут ошибочно предположить, что электронные подходы им недоступны. В действительности же страна, еще не имеющая многих необходимых институтов, может построить их сразу на электронной основе, что обойдется значительно дешевле создания аналогичной системы на базе ручного труда. Обычно именно развитым странам при переходе на электронные рельсы приходится решать проблемы интеграции с существующими устаревшими механизмами. Примеры передового опыта по всему миру показывают, что новаторство проявляют чаще всего правительства небольших государств, а в более крупных странах — исполнительные органы низших уровней: муниципалитеты, администрации округов, провинций и т. п. Чем компактнее административный аппарат, чем менее он фрагментирован и проще организован, тем меньше масштабы экспериментальных систем и тем легче их развертывать.
Вывод из сказанного для более крупных государственных образований состоит в том, что им следует начинать с ограниченных пилотных проектов, чтобы приобрести опыт и оценить реакцию пользователей. Первоначально стоит сосредоточиться на системах, непосредственно связанных с взаимодействием граждан и государства, в особенности на тех, которые позволяют исключить из этого взаимодействия лишние организационные сложности. Округ Кинг в штате Вашингтон, где находится мой дом, вероятно, опережает многие административные структуры по объему информации, опубликованной в электронной форме; однако доступ к ней и осуществление различных транзакций все еще представляют значительную сложность. Чтобы получить разрешение на строительство дома в сельской части этого округа, приходится извлекать сведения из множества различных источников: изучать телефонную книгу, звонить в администрацию округа, искать и читать от корки до корки две или три печатных брошюры, наконец, исследовать веб-узел — на котором вы не найдете никакого упоминания о необходимости получать отдельные разрешения от строительной и санитарной инспекций. Единый хорошо структурированный веб-узел, содержащий всю нужную информацию и ссылки, охватывающие все этапы получения разрешения на строительство, избавил бы гражданина от большей части сложностей, а многие шаги позволил бы и вовсе автоматизировать. Без личной встречи с уполномоченным по выдаче лицензий, наверное, в любом случае обойтись не удастся, но проситель смог бы, по крайней мере, сосредоточить внимание на важных вопросах, а не на том, как бы не пропустить какую-нибудь формальность.
Для содействия распространению консолидированных электронных подходов правительствам следует вкладывать средства в обучение чиновников реинжинирингу бизнес-процессов, как это уже делается в некоторых странах. Гранты, распределяемые на конкурсной основе, могут подстегнуть развитие проектов по рационализации внутренних процессов и улучшению качества обслуживания граждан. В штате Флорида ряд государственных учреждений конкурирует за право участия в осуществлении ограниченного числа новаторских проектов по внедрению высоких технологий. Это привносит в бюджетную сферу дух свободного предпринимательства. Правительство штата проводит политику предоставления некоторых услуг центрального департамента ИТ только тем своим учреждениям, которые хотя бы частично оплачивают их — либо за каждую транзакцию в отдельности, либо в форме месячного абонемента. Эта стратегия должна обеспечить концентрацию инвестиций в информационные технологии на тех проектах, в которых действительно есть острая нужда и которые способны принести значительные финансовые выгоды.
Совокупная экономия от внедрения новых электронных систем может составить значительную часть бюджета любого государства. Так, чиновники Пентагона некоторое время назад обнаружили, что на процедуры оформления подорожных для военнослужащих тратится 2,3 миллиарда долларов в год — на 300 миллионов долларов больше, чем на оплату самих командировок. Рациональное однократное — с очень небольшими последующими регулярными издержками — вложение средств в создание электронной системы контроля за расходами позволило высвободить миллиарды ежегодно. «Миллиард там, миллиард тут — и набирается кругленькая сумма», — как говорил про федеральные расходы сенатор от штата Иллинойс Эверетт Дирксон. Пока что этим миллиардам приходится нести немалые потери, следуя по маршрутам, которые определены для них федеральным бюджетом США. Каждый год из денег налогоплательщиков выделяется по 27 миллиардов долларов на талоны на бесплатную еду, 25 миллиардов — на различного рода пособия и еще 13 миллиардов — на государственное жилищное строительство. Все эти программы обременены неимоверно дорогими в эксплуатации бумажными системами администрирования, которые запросто поглощают по 30% от всех выделяемых сумм. Правильно же построенная электронная система легко смогла бы обходиться и 10%.
