• правильное название включаемых в номенклатуру материалов, наличие краткой характеристики, по которой можно было бы судить о качестве материала и технических свойствах;
• построение номенклатуры с учетом удобного пользования ею в повседневной практической работе. В частности, все группы, подгруппы и классы материалов должны размещаться в таком порядке, при котором они могут быть найдены при минимальных затратах труда;
• оставление свободных строк после каждого подразделения материалов в номенклатуре для включения вновь появляющихся наименований материалов;
• условное обозначение шифрами всех названий материалов.
Номенклатуры-ценники материалов оформляются в виде книг-справочников, состоящих из номенклатурных таблиц по отдельным группам материалов (табл. 28).
Таблица 28.
План отчетности
Бухгалтерская отчетность должна быть подлинным инструментом руководства и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия. Бухгалтерская отчетность может удовлетворять этим требованиям лишь в том случае, если она будет доброкачественно составляться в короткие сроки и своевременно доставляться по назначению.
Работа по составлению отчетности должна проводиться планомерно и последовательно в установленные планом сроки.
План отчетности представляет собой перечень форм государственной и внутриведомственной отчетности с указанием адресатов, периодичности, способов и сроков представления, а также работников, отвечающих за составление и представление тех или иных форм отчетности.
При составлении отчетности не следует забывать, что одно дело – окончание работы и другое – возможность использования отчетности руководящими организациями, анализирующими и составляющими сводные отчеты.
В план отчетности и графики работ исполнителей, отвечающих за своевременное представление отчетности, должен быть включен пункт, предусматривающий дату и способ отправки ее по назначению.
При разработке плана внутризаводской отчетности прежде всего устанавливается необходимость в тех или других отчетных сведениях, пересматривается их содержание, исключаются дублирующие и ненужные для оперативной работы показатели. Такие мероприятия позволят намного сократить работу цехов по составлению параллельной отчетности (табл. 29).
Таблица 29.
Документация
Первичная документация служит основой для учета и контроля хозяйственной деятельности предприятий. Качество и своевременность текущего учета и отчетности предопределяются качеством и своевременным составлением документов. Небрежность в оформлении документов, неясности и другие дефекты в них, а также задержка в представлении документов отрицательно влияют на достоверность и оперативность учетных данных.
Документы, предполагаемые к использованию на предприятии, должны быть подобраны в папку или альбом, а затем записаны в перечень с указанием, в каком количестве экземпляров составляется тот или иной документ, для кого и для какой цели.
Перечень документов составляется по отдельным участкам работ (по учету материалов, по учету заработной платы и т. д.).
В этих перечнях не дается подробного описания документов, так как в сборниках (альбомах) форм унифицированной документации содержатся характеристика каждого документа и указания о порядке его применения на предприятии.
Перечень документов можно составить примерно по следующей форме (табл. 30).
Таблица 30.
Составленные перечни документов используются при определении объема работы, при распределении ее между группами и отдельными исполнителями учетного аппарата и для других целей.
Документооборот
На каждом предприятии из месяца в месяц выписываются и оформляются тысячи и десятки тысяч первичных документов. Все эти документы должны быстро поступать в бухгалтерию. Только в этом случае возможно осуществление действенного контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и обеспечение своевременной и обоснованной сигнализации об отклонениях от плана и влияние на ход выполнения плановых заданий.
Оформление хозяйственных операций документами происходит на многих рабочих местах, различных участках и в звеньях предприятия. Большинство первичных документов составляется не учетными работниками, а лицами, непосредственно участвующими в совершении операций: мастерами, бригадирами, механиками, начальниками цехов, кладовщиками, агентами и другими работниками.
Организация и планирование учетного процесса предполагает полную увязку работы учетного аппарата со всеми оперативными работниками. Это является очень важным, поскольку работа учетного аппарата срывается иногда по вине работников, оформляющих первичную документацию и составляющих отчетные сведения.
Учетный аппарат в своей работе находится в большой зависимости от этой группы работников, от того, насколько правильно и своевременно они оформляют операции документами и насколько своевременно эти документы передаются в бухгалтерию.
Отсутствие четко установленной ответственности за оформление операций документами и сроки передачи их в учетный аппарат не только мешает своевременному осуществлению контроля, но и создает неравномерную загрузку учетного аппарата, оставляя основную массу работы на конец месяца и удлиняя сроки составления отчетности.
Поэтому в мероприятиях по организации и планированию учетной работы одним из важных вопросов является установление четких взаимоотношений учетных работников с материально-ответственными и другими работниками, связанными с первичной документацией, учетом и отчетностью. С этой целью необходимо четко определить, кто персонально, где и когда именно должен оформлять те или иные хозяйственные операции соответствующими документами, а также указать, когда и кому эти документы должны быть сданы и когда, кем эти документы затем группируются и записываются в учетные регистры.
Движение документов с момента их составления и поступления в бухгалтерию до передачи в архив после обработки и записи их в учетные регистры принято называть документооборотом. Документооборот оформляется схемами, в которых перечисляются все первичные, накопительные и группировочные документы, исполнители и работы, связанные с их оформлением и обработкой, а также устанавливаются сроки прохождения этих документов через каждый этап обработки, сроки передачи документов одними исполнителями другим.
Руководители учета некоторых предприятий не придают должного значения документообороту. Надо признать, что вопросы о документообороте в учетной литературе не получают достаточного освещения. Между тем многие недостатки, имеющие место в документировании хозяйственных операций и в сдаче документов по назначению и в их обработке, зависят от правильно организованного документооборота.
Схемы документооборота целесообразно разрабатывать по учету всех важнейших операций предприятия. Приведем примерную схему документооборота по учету заработной платы рабочих- сдельщиков.
Такие схемы являются достаточно наглядными и вполне доступными для понимания рабочими и служащими предприятий. Каждый из исполнителей легко находит в них свои функции и функции своих смежников, от которых зависит его нормальная и своевременная работа.
Схемы документооборота облегчают организацию контроля за ходом выполнения учетной работы. По ним можно установить, какая операция, когда, кем и каким документом оформляется и в какой срок
