поправки до тексту проекту рішення виконкому.
2.2.19.Після внесення виконавцем до проекту рішення виконкому всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування або під час засідання виконкому, проект рішення надається для повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.
2.2.20.Завізований проект рішення виконкому та його реєстраційно-контрольна картка подається до сектору розпорядчих документів загального відділу разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.
2.2.21. Порядок роботи з бланками суворої звітності регламентується окремим документом.
2.3.Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови
2.3.1. Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.
2.3.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчими органами міськради відповідно до резолюції міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому.
2.3.3. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.
У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.
2.3.4. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчим органом, якому доручено його підготовку, та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк 'Розпорядження', який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.
Проекти розпоряджень готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату.
2.3.5. Проекти розпоряджень міського голови підлягають обов'язковому візуванню. На зворотньому боці бланку проект розпорядження міського голови візується, з обов'язковим зазначенням дати візування, спочатку виконавцем (із зазначенням номеру телефону, адресою електронної пошти), потім спеціалістом загального відділу, який корегує тексти розпорядчих документів, начальником юридичного управління, керуючим справами виконкому, заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків), першим заступником міського голови.
2.3.6. Якщо в проекті розпорядження міського голови порушуються фінансові питання, то він обов'язково візується начальником управління фінансів; майнові питання — начальником Представництва по управлінню комунальною власністю; питання, пов’язані із дітьми та/або молоддю — членом виконавчого комітету (головою молодіжної ради).
2.3.7. До надрукованого на бланку проекту розпорядження міського голови в секторі з питань підготовки документів загального відділу додається реєстраційно-контрольна картка проекту розпорядження міського голови, яка містить відомості про його реєстраційний номер, назву, виконавця, хід візування.
2.3.8. Кожна посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови з резолюцією 'терміново', повинна негайно розглянути його Загальний строк перебування проекту розпорядження міського голови з резолюцією 'терміново' на візуванні у всіх посадових осіб не повинен перевищувати 2 днів.
Строк перебування проекту розпорядження міського голови без позначки 'терміново' на візуванні в кожній посадовій особи не повинен перевищувати один день.
2.3.9. Посадова особа, яка візує проект розпорядження міського голови, може внести зауваження та пропозиції щодо змісту та оформлення документа, про що повинен свідчити запис 'Із зауваженнями' замість особистого підпису.
Зауваження обов'язково оформлюються письмово — на вільному місці в тексті проекту розпорядження або на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту розпорядження міського голови.
2.3.10. Після внесення виконавцем до проекту розпорядження міського голови всіх змін та доповнень, що виникли в процесі його візування, проект розпорядження міського голови надається до повторного розгляду тим же посадовим особам, які погоджували його раніше.
2.3.11. Завізований проект розпорядження міського голови подасться до сектору розпорядчих документів загального відділу разом з оригіналами або засвідченими копіями документів, на підставі яких готувався розпорядчий документ, та переліком цих документів із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.
2.3.12. Після підписання міським головою, розпорядження реєструється сектором розпорядчих документів загального відділу.
Розпорядження міського голови набуває чинності з моменту підписання його міським головою, якщо не встановлений інший термін введення в дію, і діє протягом терміну, зазначеного в розпорядженні.
2.3.13. Розпорядження міського голови не пізніше 2-х робочих днів після його видання розсилається адресатам сектором розпорядчих документів загального відділу по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром відповідно до розрахунку розсипки, складеного виконавцем та погодженого керуючим справами виконкому.
Керуючий справами виконкому визначає розпорядження, тексти яких надаються до управління інформації для розповсюдження за допомогою засобів масової інформації.
2.3.14. Організація виконання розпоряджень міського голови забезпечується органами та особами, зазначеними в розпорядженнях.
2.3.15. Розпорядження міського голови є чинним правовим актом до призупинення або скасування, виконання та зняття з контролю.
2.4. Порядок підготовки засідань виконкому
2.4.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою або особою, яка виконує його обов'язки, не рідше одного разу на місяць.
2.4.2. Засідання виконкому проводяться у відповідності до порядку денного, який складає сектор розпорядчих документів загального відділу.
Через 3 дні після проведення засідання виконкому, на основі плану роботи виконкому, сектор розпорядчих документів загального відділу складає попередній порядок денний наступного засідання виконкому, який підписується керуючим справами виконкому.
2.4.3. Сектор розпорядчих документів загального відділу розсилає по локальній комп'ютерній мережі, по електронній пошті чи кур'єром попередній порядок денний відповідно до розрахунку розсилки, який затверджує керуючий справами виконкому.
2.4.4. Проекти рішень виконкому, які вносяться на розгляд виконкому, з доданням необхідних документів подаються виконавчими органами до сектору розпорядчих документів загального відділу не пізніше ніж за 7 днів до засідання, а саме:
проект рішення виконкому, завізований і погоджений із відповідними посадовими особами, виконавчими органами та іншими організаціями відповідно до п.2.2 (у 41 екземплярі);
довідкові та інформаційні матеріали (у 1 екземплярі);
розпорядчий документ, якщо проект рішення виконкому готується на його виконання (у 1 екземплярі);
документи, на підставі яких розроблено проект рішення виконкому, або їх засвідчені копії (у 1 екземплярі) разом з переліком цих документі із зазначенням кількості аркушів, підписаний керівником виконавчого органу.
список запрошених (у 3 екземплярах).
2.4.5. Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.
У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає міському голові, який вирішує, буде це питання розглянуте на засіданні виконкому чи ні.
