тщательное планирование необходимо, а при хорошей организации своего рабочего времени в сфере досуга предоставится больше возможностей для спонтанности в своих действиях.
5. «Мне планирование не нужно. Когда я знаю, что завтра крайний срок, – делаю все».
С этим утверждением соглашаются любители получать экстремальные ощущения от времени. Это определенный стиль поведения. В целом, конечно, адекватность или неадекватность этого утверждения зависит от человека.
Есть люди, которые устраивают свою жизнь таким образом, что в ней постоянно возникают какие-то напряженные, требующие максимальной мобилизации как умственных, так и физических способностей ситуации. Во многом это обусловлено особенностями биохимических процессов: необходимостью стимулировать выделение адреналина для полноценного существования. Кто-то удовлетворяет свою потребность в острых ощущениях, занимаясь экстремальными видами спорта. Поэтому неудивительно, что есть люди, которые откладывают решение ответственных задач на последнюю минуту и, находясь под давлением предельных сроков, решают их, причем решают успешно. Действительно, пребывая в цейтноте, мы склонны исключать второстепенные дела и все усилия интенсивно направлять на выполнение единственно важного задания. Но необходимо учитывать, что некоторые события происходят в нашей жизни «в первый раз», т. е. неожиданно, непредсказуемо! И если внезапно возникнет нечто срочное, непредвиденное, требующее к себе внимания и существенных временных затрат, то выполнение первоначально намеченного дела может быть сорвано, так как будут исчерпаны все временные ресурсы. Привычка откладывать все на последний день может привести к неприятным последствиям и в другой ситуации: если будет допущена ошибка, то времени для ее исправления уже не останется.
6. «Чтобы быть успешным, нужно полностью контролировать свое время».
Определяющим является то, как вы представляете себе «полный» контроль. В этой позиции теста речь идет о стремлении к абсолютному, тотальному контролю над своим временем. Абсолютный контроль над временем неосуществим. Как бы прекрасно человек ни умел организовывать свое время, он не сможет добиться полного контроля над ним. Даже будучи самым педантичным, пунктуальным человеком, он потерпит фиаско. Как бы вы ни распланировали свой день, всегда будут непредвиденные звонки, пробки, начальники, коллеги, которые вынудят вас поменять планы. Стремиться необходимо не к жесткому контролю, а к овладению умением справляться с неожиданностями, безболезненно интегрируя их в свой план. Иными словами, тщательно составляйте план, но всегда оставляйте время для неожиданных и непредвиденных ситуаций, сохраняйте за собой простор для тактических маневров при достижении стратегических целей.
7. «Я стараюсь все делать сам, так как только в этом случае уверен, что работа будет выполнена хорошо».
Психологически весьма непросто передоверить другому то, что привык делать сам, так как кажется, будто другой выполнит работу хуже. Особенно если руководитель поручает подчиненному то, за что ответственность несет самолично. Мысленно рисуются самые грустные исходы ситуации, делаются пессимистичные прогнозы. Однако, стремясь все сделать самостоятельно, дабы «нерадивые и бестолковые» сотрудники ничего не испортили, мы берем на себя дополнительный груз, а принятие излишних обязательств на себя чревато развитием хронического чувства усталости. В состоянии утомления человек априори не может выполнить работу хорошо. В результате добрые намерения, стремление к лучшему оборачиваются плачевным исходом. Естественно, существуют дела, которые мы можем сделать только сами. Но есть и такие, которые можно, в принципе, перепоручить другим и освободить свое время для более важных дел. О том, как отличить более важные дела от менее важных, мы поговорим подробно чуть позже. Для того же, чтобы делегирование прошло успешно, необходимо соблюсти следующие пункты:
• выбрать наиболее достойного;
• правильно и полно проинструктировать его;
• оговорить сроки выполнения;
• получить отчет или доклад о выполнении порученного.
8. «Единственный способ сэкономить свое время – это перепоручить (делегировать) работу».
Разумеется, на самом деле это не единственный способ сэкономить время. Готовы ли вы пойти на риск и передать все свои дела кому-либо еще? Если вы готовитесь уволиться, то, вероятно, ваш ответ будет утвердительным. Если ваше дело вам дорого, то некоторые виды работ вы не перепоручите никому. Но есть и те обязанности, выполнение которых можно поручить сотрудникам. Делегирование сэкономит время в том случае, если вы знаете что, кому и как перепоручить. Но к делегированию мы еще вернемся.
9. «Я так загружен работой, что мне не до планирования».
Да, тяжелый случай!..
В одной из древних притч рассказывается о том, как строил себе хижину некий крестьянин. Он жил в суровой местности у подножья гор. И так как приближалась зима, то он торопился завершить свое дело. Он рубил высокие крепкие деревья до изнеможения. И топор от постоянной работы затупился, но крестьянин не обращал на это внимания. Мимо проходил опытный лесоруб:
«Наточи топор!» – сказал он крестьянину.
«Нет времени! – измученно ответил тот. – Я занят валкой деревьев!»…
В действительности время есть. Как гласит так называемый парадокс времени: «Мало кто обладает достаточным временем, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».
Необходимо его увидеть и продуктивно использовать. Тем более что само планирование может занять всего несколько минут.
Проведите исследование распределения вашего времени. В течение недели или хотя бы двух-трех дней ведите дневник временных затрат, даже если полагаете, будто каждый день делаете одно и то же и примерно в одно и то же время. Возможно, вам только кажется, что вы хорошо знаете, на что уходит ваше время. Начинайте с момента вставания и заканчивайте засыпанием. Учитывайте все, что вы делаете, и фиксируйте затраты времени. Регистрируйте даже дела, требующие минимальных затрат времени: например телефонный разговор, длившийся 10 секунд. То есть каждое переключение своего внимания необходимо обозначать, отмечая время, причем делать это необходимо именно в те моменты, когда происходит переключение на другую деятельность. Если ведение записей перенести на вечер, то высока будет вероятность искажений. Как любое исследование, наше тоже требует получения точных данных. Результаты такого учета времени покажут вам, как распределяется ваше время: на что отводится больше времени, сколько времени тратится на второстепенные дела, из-за чего переносятся важные дела, как организуются перерывы. Таким образом, вы увидите, когда время тратится впустую, а когда действительно заполнено делами. Кроме того, вы сможете ответить на вопросы: достигли ли вы поставленных на этот период целей? А чего не удалось достичь? Что необходимо изменить для оптимизации контроля времени? Проанализировав результаты наблюдений, вы убедитесь, что выделить время для планирования возможно, а следовательно, можно изменить и улучшить свои способности организовать и контролировать время.
10. «Точность – вежливость королей».
Будет неправильным воспринимать это утверждение как абсолютно верное.
В европейской культуре, которая определяет этикет современных деловых отношений, оно истинно и требует соблюдения. Такая позиция получила название монохронической, и она предусматривает довольно жесткое структурирование времени, определение приоритетности задач и их поочередное решение. Но в других регионах планеты, где доминируют иные культуральные особенности, отношение ко времени имеет другую специфику. Там время воспринимается полихронически. А это означает, что вполне нормально делать одновременно несколько дел. Там вполне допустимо опоздание, продолжительность которого определяется высоким статусом ожидаемого. Так, например, на Среднем Востоке или в Латинской Америке совещание, запланированное на 10 часов утра, может не начаться и в 12. Такое несоблюдение сроков не будет расценено как отсутствие воспитания или интереса. Дело в том, что в этих культурах к понятию времени относятся менее строго. Но даже представители монохронической культуры различаются между собой: например, процесс переговоров в США занимает меньше времени, чем в других странах. Американцы тратят меньше времени на установление взаимоотношений, они более формализованы в общении, чем, например, представители деловых кругов Японии. В Японии высоко ценится единомыслие,
