Безопасность и персонал

з) работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

и) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

к) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников. С учетом изложенного определяется состав и перечень сведений о работниках, которые не входят в состав коммерческой тайны;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

Характер формулировок и ссылка на иные федеральные законы (в том числе и те, которые могут быть приняты в будущем) дает основание считать, что установленный в ст. 5 перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, является примерным.

Заметим, что в сравнении с ранее действующим перечнем запрещенных к грифованию сведений, представленный в ст. 5 Федерального закона «О коммерческой тайне», данный нормативный акт претерпел некоторые существенные изменения.

Во-первых, из перечня исключена бухгалтерская и налоговая отчетность. Следовательно, сведения, которые приведены в балансах, отчетах о прибылях и убытках, в приложениях к балансу и налоговых декларациях, можно признать коммерческой тайной. Есть только одно исключение – годовая бухгалтерская отчетность открытых акционерных обществ, кредитных и страховых организаций, а также паевых и инвестиционных фондов. По закону о бухгалтерском учете до 1 июня такие организации обязаны публиковать свои отчетные данные за предыдущий год.

Во-вторых, из перечня исключены «сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов». Фактически это означает, что грифом «коммерческая тайна» можно пометить все первичные документы. Стоит ли это делать – решать бухгалтеру. Налоговикам и сотрудникам «экономической» службы МВД (которые обязаны хранить не только налоговую, но и коммерческую тайну) отчеты и все равно будут доступны. Но если вы считаете, что такие данные представляют ценность для конкурентов или для чиновников из других структур, то их тоже можно засекретить.

Кроме того, не забудьте ограничить доступ к сводным учетным документам. Сведения бухгалтерских регистров и внутренней отчетности являются коммерческой тайной по закону о бухгалтерском учете. Но при подготовке перечня конфиденциальной информации к ним обязательно нужно добавить данные налогового и управленческого учета.

В-третьих, из «открытого» списка исчезли документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации. Таким образом, теперь все папки с выписками банка, платежками, справками о состоянии расчетного счета и банковскими гарантиями можно признать коммерческой тайной[35] .

Любые меры по защите информации должны быть обоснованы с финансовой точки зрения. Конфиденциальность не может стоить дороже тех сведений, которые защищаются. Поэтому прежде чем вводить режим коммерческой тайны, руководству фирмы с участием бухгалтерии и ведущих специалистов нужно оценить экономический эффект, который даст засекречивание информации (величину потенциальной прибыли или предотвращенного ущерба), и сопоставить его с возможными потерями от ее открытого использования.

При этом нужно определить:

1) какие именно сведения нуждаются в защите;

2) кого они могут заинтересовать и какую ценность представляют для конкурентов;

3) какие элементы информации являются наиболее важными и уязвимыми;

4) как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут актуальными;

5) во что обойдется защита информации с финансовой и организационной точки зрения;

6) круг сотрудников, имеющих право доступа к такого рода сведениям и осуществляющих работу с ними;

7) какие условия работы будут необходимы и достаточны для обеспечения конфиденциальности соответствующей категории сведений.

Следует отметить, что несколько противоречивые формулировки действующего законодательства, регулирующего порядок отнесения сведения к коммерческой тайне, отсутствие достаточно определенного перечня сведения, которые подлежат «грифованию», требуют в свою очередь приведения некоторой систематизации положений в части, касающейся вопросов, что может быть признано коммерческой тайной, а что к таковой не относится.

На этот счет существует достаточно широкий набор методов, которые в целом и формируют инструментарий руководителя при коммерциализации собственных секретов.

Первый метод – тотальный. В этом случае организация делает коммерческой тайной абсолютно все. Естественно, кроме сведений, которые не могут быть закрыты. По мнению специалистов, этот метод наименее эффективен. Ведь фирма не сможет защитить информацию полностью. К тому же из- за режима тотальной секретности будет затруднена работа компании.

Второй метод – так называемый плагиаторский. Фирма узнает, какую именно информацию партнеры и контрагенты считают коммерческой тайной на своих предприятиях, и затем поступает аналогично у себя. Минусы этого способа очевидны: универсальных положений для любых фирм практически не существует. А что хорошо для одной компании, может не работать в другой. Однако это довольно популярный способ у небольших компаний.

Третий метод – аналитический. Здесь руководитель и главбух ставят себя на место конкурентов и недоброжелателей. Они анализируют, какая именно информация могла бы их заинтересовать.

И, наконец, последний метод – экспертный. В данном случае фирма приглашает независимых специалистов для оценки информации. Естественно, это наиболее эффективный, но в то же время и дорогой способ[36] .

Конечно, у начальства будет несколько своих предложений, но информацию необходимо систематизировать. Далеко не каждая фирма и предприниматель могут позволить себе нанять специалиста, в силу чего при самостоятельном решении вопроса о степени конфиденциальности сведений следует руководствоваться, как минимум, следующими принципами.

Во-первых, секретной информацией фирме обычно советуют назвать сведения о производстве и технологиях. Сюда входит информация о структуре кадров, характере и условиях производства, организации труда, о производственных возможностях компании, данных и типе размещения оборудования, технологических достижениях. Во-вторых, информация управленческого характера, т. е. о методах управления. В-третьих, плановые документы (планы развития и инвестиций, запасов, готовой продукции, закупок, продаж и т. п.). В-четвертых, финансы. Здесь следует заметить, что не все данные можно делать конфиденциальными. Сюда же можно отнести и ценовую информацию, то есть любые сведения о предполагаемых скидках, акциях, расчетах цен. В-пятых, всю информацию о партнерах и клиентах (покупателях, поставщиках, посредниках, контрагентах и других) также следует сделать секретной. Не следует открывать и сведения о переговорах, которые ведет или будет вести руководство.

В-шестых, к конфиденциальной следует отнести и личную информацию. То есть все сведения об источниках доходов, личной жизни руководителя, главного бухгалтера, членов их семей,