машинке… Выровнять правый край при соблюдении правил переноса не возможно – для этого надо равномерно по строке формировать разрывы между словами. Английских букв и специальных символов нет. Шрифт только один. Буквы «пляшут». А для того чтобы исправить ошибку, надо не только замазать букву, но и попасть на ее место другой буквой, что практически не возможно. Поменять местами несколько слов нельзя – только перепечатать весь лист. Или несколько, если слова находятся на разных листах.
Этих проблем принципиально нет при подготовке текста на компьютере: сегодня можно задать множество параметров текста, и программа будет их автоматически поддерживать. Язык, символы, шрифты – все это можно выбрать из огромного перечня и использовать в своем тексте. А исправления букв, слов или перенос на другое место многих страниц осуществляются всего лишь нажатием на несколько клавиш.
Просто Office
Сегодня количество сотрудников различных офисов превосходит производственных и сельскохозяйственных рабочих вместе взятых. И требования к организации управленческой деятельности сегодня как никогда высоки. Естественно, необходима автоматизация этого труда. Особенно важно автоматизировать процессы документооборота и работу с информацией.
Практически сразу же после начала производства компьютеров они стали использоваться в офисах. И сегодня наиболее распространенными программами являются различные офисные комплексы. В России практически повсеместно используется Microsoft Office [66] . В состав этого пакета входят несколько приложений.
• Word – текстовый редактор, используемый при подготовке различных документов: отчетов, писем, бизнес-планов, в том числе и необходимых для печати в Internet.
• Publisher – настольная издательская система, предназначенная для выпуска материалов без помощи профессиональных дизайнеров.
• Excel – электронные таблицы, применяемые для получения, обработки, анализа и отображения различной числовой информации.
• Visio – система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем.
• FrontPage – предназначен для создания Web-сайтов и управления ими.
• PowerPoint – помогает представлять материалы с помощью удобных в применении презентационных роликов.
• Access – система разработки баз данных, дающая возможность накапливать и хранить данные, получать к ним доступ и анализировать их.
• Outlook – позволяет эффективно планировать свое время и управлять информацией, а также значительно упрощает организацию общего доступа к информации.
В целом пакет MS Office предлагает методы работы, повышающие производительность офисного труда и обеспечивающие эффективную работу с разными приложениями. Иными словами, документ, подготовленный в одном приложении, может быть использован в любом другом приложении с сохранением всех установок.
Теперь подготовка текста, расчеты различных показателей, подготовка презентаций и другая офисная работа стали простыми и эффективными.
Фактически только с применением компьютеров начался реальный оперативный анализ финансовой деятельности предприятия – до этого бухгалтеры только составляли отчеты за прошедший период. Можно считать, что произошел переход от статического баланса к динамическому анализу финансового положения. С помощью калькулятора это сделать принципиально невозможно. Не говоря уже о представлении отчета в графическом виде.
Автоматизация документооборота
Ежедневная офисная работа связана с обработкой большого количества документов. Одновременно необходимо оперативно вносить изменения в уже существующие документы. Можно выделить и другие особенности работы с информацией, характерные для работы офиса:
• делопроизводство;
• обработка оперативной информации;
• ведение архива и обеспечение регламентированного доступа к документам;
• оперативное распространение документов по структуре с контролем их прохождения;
• наличие информационных связей между подразделениями и филиалами;
• массовое производство и обработка персонализированных документов (счета, уведомления, письма, требования, контракты, финансовая и отгрузочная документация и т. д.).
Организация управления документооборотом – это поддержка процессов делопроизводства (регистрации, рассылки, архивного хранения документов и т. п.), формирование централизованных информационных ресурсов и электронного архива, поддержание их в актуальном состоянии и обеспечение регламентированного доступа к созданным информационным ресурсам предприятия.
Известно, что при работе с бумажными документами от 50 до 90 % рабочего времени тратится на связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. До 15 % документов безвозвратно теряются, и 30 % рабочего времени сотрудники тратят на их поиск. Если же перейти на электронный документооборот, то производительность офисного труда повышается на 25–50 % и на 75 % сокращается время обработки одного документа. При этом расходы на оплату площади, предназначенной для хранения документов, сокращаются на 80 % [67] . Таким образом, внедрение электронного документооборота приводит к значительной экономии средств и повышает производительность труда работников офиса.
Сегодня активно развиваются различные компьютерные средства организации работы офиса. Здесь можно выделить сразу несколько направлений, в том числе:
• выпуск специальных устройств, обеспечивающих более эффективную работу;
• разработка программного обеспечения, реализующего новые методы и алгоритмы;
• создание быстродействующих и удобных в повседневном пользовании сетей;
• интеграция всех указанных продуктов и средств для повышения эффективности работы офиса.
Для работы с бумажными документами предлагаются различные технические устройства. Это аппараты для печати, копирования, факсимильной связи и сканирования, разработанные специально для применения в офисе. Они задействуют потенциал офисной сети, повышая производительность работы и упрощая управление сетевыми ресурсами.
Сегодня широко применяются такие технические устройства, как принтеры (монохромные и цветные), сканеры, копировальные и факсимильные аппараты. Эти устройства выпускаются многими фирмами, в том числе Epson, Canon, Hewlett-Packard, Xerox. Данные устройства могут выполнять соответствующую работу: печатать текст и графический материал, переводить текст и графику в цифровую форму, копировать документы, отправлять и получать документы по телефонным линиям связи. Однако наличие многих устройств для работы с документом не удобно, поэтому ведущие производители офисной техники начали выпускать многофункциональные устройства, каждое из которых может выполнить весь комплекс работ с документами. Одна многофункциональная система может обслуживать весь офис, используя локальную сеть предприятия. Поэтому пользователь может задавать необходимые ему режимы со своего компьютера, не подходя к аппарату.
Одно из таких устройств – Xerox Document Centre 425 – из семейства Document Centre. Аппарат способен печатать, копировать, сканировать, а также отправлять и принимать факсы. Теперь можно переходить из электронного мира документов в бумажный и наоборот. Устройство может не только печатать и копировать документ на обеих сторонах листа, но и брошюровать полученный материал. Стоимость печати документа ниже стоимости копирования (после печати). Поэтому такие устройства (названные копирами) сегодня используются для печати сразу нескольких копий документа. Xerox Document Centre 425 имеет в своем составе средства, позволяющие работать в сети. Для работы с различными группами пользователей реализована конфиденциальная печать, т. е. печать начинается только после указания пароля. Кроме того, к Xerox Document Centre 425 могут подключаться устройства учета доступа других производителей, в том числе ридеры для чтения карточек, которые не только позволяют печатать данный текст при наличии конкретной карточки, но и обеспечивают учет использования прибора конкретными людьми или проектами [68] .
Одновременно в офисах внедряются быстродействующие (более 100 Мбит/с) сети передачи данных. Такие сети не создают задержки при работе одновременно со множеством документов в различных группах. Также все шире внедряются беспроводные сети, основанные на инфракрасных и радиосигналах [69] .
Также в офисе создаются интегрированные информационные системы, объединяющие функции локальных вычислительных и телефонных систем. При этом обеспечивается возможность по одним сетям передавать как голосовые, так и цифровые сообщения. В таких системах легко организуется не только голосовая почта или автоответчик, но и различные базы данных, которые позволяют планировать и анализировать работу с клиентами и партнерами компании, информация по которым введена в телефонную книгу.
Компанией Xerox также разработано и программное обеспечение – Cobra Image Router (CIR) – средство централизованного управления всеми устройствами семейства Xerox Document Centre в рамках целой организации. Эта программа предоставляет возможность гибкой маршрутизации и надежного хранения электронного образа документа. CIR также
