• команда, использующая ISO/BS, имеет официальное подтверждение определенного уровня качества и тем самым утверждает свое положение и конкурентоспособность;
• использование ISO/BS, экономит время и средства, так как стандарт обеспечивает качество производства на всех стадиях, процедуры и операции не требуют частой реорганизации и доработки.
Как правило, использование системы ISO/BS гарантирует определенный, не всегда высокий, но вполне приемлемый уровень качества. Создание же культуры постоянного повышения качества совершенствует систему и сводит к минимуму ее недостатки.
Системы управления качеством имеют свои недостатки:
• сертификат качества выдается как при высоком уровне качества, так и при минимально допустимом, т. е. применение системы ISO/BS не всегда стимулирует повышение его уровня;
• так как затраты на получение стандарта ISO/BS довольно высоки, поддержание системы требует времени, эта система неудобна для малого бизнеса;
• в силу высоких требований к документированию процедур системе грозит бюрократизация, которая в свою очередь лишает управление проектом гибкости и провоцирует опасность перерождения стандарта из средства управления качеством в предмет формального соблюдения процедур.
СПЕЦИФИКАЦИЯ ПРОЕКТА
При реализации проекта необходимо выполнить ряд работ. При этом потребуются определенные материалы, документация, оборудование. Все это прописывается в специальном документе – спецификации проекта.
Составление спецификации преследует две основные цели:
1) информативную.
2) контрольную.
В спецификации четко указано, какие именно материалы, оборудование и документы должны использоваться.
На завершающей стадии проекта спецификация позволит контролировать правильность его выполнения.
Правильное составление спецификации позволит исполнителям в дальнейшем не совершать ошибок.
Сюда записываются необходимые оборудование, материалы, документы. Здесь не пишется то, что необходимо для выполнения отдельных работ. Например, в спецификации проекта «Организация выставки продукции фирмы» помещение с необходимой площадью в первый столбик будет включено, а фотографии для стенда – не будут. Они являются необходимым материалом для выполнения работы «Создание выставочных стендов» и будут указаны в спецификации именно к данной работе.
Сюда записываются все работы, мероприятия, которые необходимо провести в ходе реализации проекта. Спецификация каждой из работ затем выносится в отдельную таблицу, где рассматривается более подробно.
В таблицу можно включать и другие столбцы (например, можно указывать ответственного за выполнение, срок окончания и прочие необходимые данные).
Сюда записывается все, что не может быть отнесено ни к оборудованию, ни к работам, но тем не менее представляется важным для реализации проекта. Можно упомянуть о том, чего нельзя допустить при выполнении проекта. Например, при реализации проекта под названием «Создание отдела маркетинга» нельзя задействовать площадь и ресурсы других отделов. Это – важный момент.
Помните
Руководитель может заранее подготовить варианты решения возможных неблагоприятных ситуаций.
2. ВНЕСЕНИЕ КОРРЕКТИВОВ
Реализация проекта точно по плану возможна лишь в теории. В реальной жизни перед командой возникают непредвиденные обстоятельства, приводящие к осложнениям и нарушению течения процесса. Поэтому менеджер должен уметь постоянно работать над планом: сверять показатели, применять коррекцию, пересматривать цели.
ИТЕРАЦИОННЫЙ ХАРАКТЕР ПЛАНИРОВАНИЯ
При планировании используются круговые итерационные модели, в которых по завершении одной итерации производятся мониторинг и по обстоятельствам либо пересмотр плана, либо продолжение работы над следующим этапом.
Итерационный характер планирования включает в себя постоянное согласование и внесение коррективов на разных уровнях, определяется как последовательное приближение к осуществлению проекта.
Перед началом выполнения работы устанавливаются определенные цифровые или другие индикаторы, позволяющие контролировать процесс. С помощью этих индикаторов на протяжении всей работы проводится диагностика соответствия реальных результатов плановым показателям. По результатам диагностики, если это требуется, проводится корректировка задач и рабочих заданий. Если отклонения от плана незначительны, работа идет прежним курсом. Если мониторинг выявляет наличие серьезных проблем, допускается пересмотр плана.
Необязательно ждать завершения работы нас этапом проекта, чтобы проверить степень и качество его выполнения.
По результатам мониторинга принимается 3 варианта решений:
• план остается без изменений;
• в него вносятся коррективы;
• происходит пересмотр плана или целей.
Первый вариант используется в том случае, если отклонения от первоначального плана столь незначительны, что могут разрешиться в рабочем порядке и не потребуют привлечения дополнительных ресурсов.
Ко второму варианту прибегают тогда, когда происходят серьезные отклонения от плана, нормы не выполняются, сроки не соблюдаются.
Третий вариант приводят в действие в том случае, если причинами отклонения от нормы являются неверно поставленная цель и неправильно составленный план.
После стабилизации обстановки проводят следующую итерацию.
ОПИСАНИЕ ВОЗМОЖНЫХ НЕБЛАГОПРИЯТНЫХ СЦЕНАРИЕВ И ДЕЙСТВИЙ
Планируя этапы реализации проекта, опытные менеджеры обязательно продумывают риски. На каждый из рисков расписывается сценарий противодействия, к которому и прибегают в случае возникновения неблагоприятных обстоятельств. Особое внимание уделяется пакету информации, точному определению сроков, подбору команды.
Многие проблемы увидеть заранее совсем несложно, особенно если их причинами являются нехватка ресурсов времени, проблемы с сотрудниками.
Эффективность преодоления непредвиденной проблемы во многом зависит от подбора команды и грамотной организации ее функционирования. Необходимо привлекать персонал к процессу
