планировщики предпочитают понадеяться «на авось» и не предпринимают никаких мер для предотвращения возможной проблемы или ослабления ее негативных последствий.
В процессе работы над планом важно учесть все возможные осложнения и проблемы, выделить наиболее важные из них, отметить менее опасные. Нельзя путать серьезное осложнение с небольшой проблемой, возникновение которой существенно не повлияет на работу над проектом.
ПОСТРОЕНИЕ ГРАФИКОВ И ДИАГРАММ
Построение графиков и диаграмм – непременное условие планирования. Именно графическая форма выражения проекта позволяет не ошибиться в расчетах времени, отведенного на весь проект в целом и каждое задание в частности. Именно графики и диаграммы диктуют последовательность операций и мешают наслоению на одно и то же время равных по значимости событий. Благодаря графическому изображению происходит четкое и логичное распределение ролей персонала.
Построение графиков, карт и диаграмм необходимо на всех уровнях работы над проектом: начиная от видения и заканчивая рабочими заданиями. Представленные техники обладают различными уровнями эффективности. Применив на практике каждую, вы сможете выбрать те, которые подходят именно вам.
Помните Готовность к осложнениям несет в себе хороший шанс на победу, И, даже если вы не найдете способа предупреждения незапланированной проблемы, в необходимый момент решение может прийти само.
Эта полосовая диаграмма, получившая название по имени своего создателя Генри Ганта, очень проста в построении и восприятии. Главные ее преимущества перед другими линейными диаграммами – демонстрация очередности и длительности отдельных действий, расположенных последовательно.
Диаграммы Ганта могут иллюстрировать любой этап процесса планирования. Недостатком диаграммы является отсутствие указания на взаимосвязь и взаимозависимость действий.
Построение диаграммы Ганта позволяет:
• распределить очередность действий таким образом, чтобы соблюдалась последовательность их выполнения по времени и важности;
• исходя из даты окончания проекта вычислить наиболее оптимальную дату начала работы над ним;
• увидеть, какие из действий требуют жесткого соблюдения сроков реализации, а какие можно растянуть во времени;
• наглядно продемонстрировать членам команды важность своевременного завершения порученной им работы и взаимозависимость каждого этапа проекта;
• вычислить риски срыва действий проекта и подготовить мероприятия по предупреждению этих срывов.
Для составления диаграммы Ганта необходимо:
• определить основные действия, которые требуется совершить для реализации проекта;
• запланированные действия внести в первую колонку таблицы по принципу очередности их выполнения;
• во второй колонке фиксировать время, которое планируется потратить на завершение каждого действия в днях (неделях, месяцах);
• последующими колонками разбивать временной период, отведенный на проект, на дни (недели, месяцы);
• продолжительность выполнения каждого из запланированных действий демонстрировать с помощью отрезка, захватывающего определенное количество времени;
• параллельно отрезку, фиксирующему точное время выполнения действий, отмечать отрезки «запаса времени», намечающие самые ранние сроки начала работ и критические сроки завершения.
При составлении диаграммы следует руководствоваться некоторыми принципами:
• важно, чтобы выполнение ключевых мероприятий и действий высокой степени важности не приходилось на один промежуток времени;
• необходимо оставлять запас времени в расчете на неблагоприятное течение обстоятельств для всего проекта и каждого его действия;
• если выполнение действия может состояться лишь после выполнения предыдущего, необходимо запланировать решение последнего на возможно более ранний период времени;
• распределение нагрузки на исполнителей проекта должно быть равномерным по времени. Если в начале работы член команды перегружен, а в конце не знает, чем заняться, это вина планировщика;
• действия, не требующие конкретных сроков разрешения, надо вносить в карту после определения пиков нагрузки и частично свободных дней; их можно запланировать на менее загруженное время.
Диаграмма Ганта оформляется в виде таблицы, содержание ее можно варьировать и дополнять важными для составителя графами.
Например:
1. Сведения о количестве дней или недель, отведенных на выполнение каждого действия.
2. Фамилия менеджера или название отдела, ответственного за выполнение действия.
3. Степень важности и своевременности выполнения каждого пункта плана.
Составление интеллект-карты является одним из самых эффективных способов предоставления информации по принципу «как думает мозг». Карта сочетает в себе элементы образности и логики, а значит, задействует оба полушария мозга.
Именно на привлечении и правою, и левого полушарий основывается эффективность карты.
Построение интеллект-карты позволяет:
• наглядно фиксировать на одном листе все действия, необходимые для работы над проектом: поскольку вся информация со держится в одном документе, ее составные части не теряются и всегда находятся перед глазами;
• включить в процесс планирования проекта оба полушария мозга применять данную технику на всех этапах работы над проектом и для разных целей: для решения возникающих проблем, выполнения текущих действий, организации рабочего времени;
• четко структурировать информацию по проекту, постоянно обновлять и менять данные, информировать членов команды о состоянии дел, не прилагая к процессу информирования дополнительных усилий;
• мотивировать себя и персонал на качественную работу, «программировать» мозг на удачное завершение проекта.
• поместить в центр листа ключевой образ, который нес бы в себе информацию о главной цели проекта;
• нарисовать направления, по которым будет работать проект: веток должно быть немного, они должны давать представление об основных составляющих ключевого образа;
• «развить» центральные направления за счет дополнительный побегов, которые будут представлять собой все ассоциации, связанные с этим направлением;
• по необходимости продолжать развивать «побеги», не забывая иллюстрировать их ключевыми словами и ассоциативными рисунками;
