Выговаривайте слова четко, поскольку собеседник слышит только ваш голос и не способен строить догадки о значении фразы по выражению вашего лица или жестам, как он сделал бы, окажись вы лицом к лицу. Если ваш слушатель не понимает вас, говорите четче, а не громче.
Будьте предельно внимательны к тому, о чем говорит ваш собеседник, поскольку в телефонной беседе легко позволить себе отвлечься, но это очень невежливо.
Быстрее, дешевле и проще для человека позвонить вам по прямому номеру. В некоторых компаниях, однако, принято соединять через коммутатор или через секретаря. В таком случае попросите соединять вас со звонящим незамедлительно или перезвоните ему сразу же сами. Если он недоступен, то оставьте для него вразумительное сообщение.
Чрезвычайно невежливо просить своего секретаря дозвониться до человека, а затем заставить его ждать, пока вы освободитесь, или заставлять собеседника ждать на другом конце провода, пока вы роетесь в бумагах, пытаясь отыскать то, что хотели ему сообщить. Готовьте заранее. Если у вас несколько вопросов для обсуждения, заблаговременно кратко запишите их. Неплохо также сразу упомянуть, сколько тем вы хотите обсудить, так как многие имеют привычку класть трубку, как только согласован первый вопрос.
Если проблема, которую вы хотите обсудить, должна занять много времени, вежливо осведомитесь, есть ли у человека, которому вы звоните, несколько минут для более пространного разговора. Возможно, у него именно сейчас неотложное дело и он сможет перезвонить вам несколько позже.
Если вы набрали неправильный номер, извинитесь — очень невежливо просто бросить трубку, не сказав ни слова, но вызовут раздражение и ваши пространные объяснения.
Если вы набрали номер и подсоединились к кому-то, перезвоните заново. Если вас прервали во время телефонного разговора, немедленно наберите номер снова, если звонок исходил от вас. Если же звонил ваш собеседник, подождите немного, и, если не перезвонит он, сделайте это сами.
То же относится и к внутрикорпоративным звонкам. Даже если вы звоните подчиненному, заставлять его ждать можно в случае крайней необходимости, и, несомненно, мелочно делать так из принципа, хотя случается и такое.
На телефонный звонок отвечайте тоже подобающим образом. Назовите себя или свой отдел. «Да» звучит довольно отрывисто, предпочтительно «Я слушаю». Проверьте, чтобы кто-либо всегда отвечал по вашему телефону в ваше отсутствие, и убедитесь, что это делают вежливо. Не упускайте случая перезвонить человеку, который оставил сообщение в ваше отсутствие. Чрезвычайно невежливо игнорировать звонки.
Не позволяйте звонить оставленному без присмотра телефону. Поднимите трубку и скажите: «Кабинет мистера Джонса», а затем предложите передать нужное сообщение.
Около телефона всегда должен лежать блокнот и карандаш, чтобы вы могли быстро записать нужное, не заставляя ждать человека на другом конце провода. Если вам нужно время, чтобы ответить на вопрос, предложите перезвонить, чтобы по возможности суметь выяснить то, что интересует собеседника.
Существующая практика, когда секретарь спрашивает: «Кто звонит?» — на самом деле противоречит этике, поскольку предполагается, что для одних людей вы на месте, а для других отсутствуете. Истинно вежливый руководитель поймет, что лучше всего отказаться от этого, даже рискуя принять несколько нежелательных звонков. В любом случае риск не слишком невелик, поскольку ваша секретарша, вероятно, узнает ваших постоянных собеседников и на сомнительный звонок, возможно, ответит: «Не уверена, на месте ли он, но сейчас выясню. Будьте любезны, скажите, о ком мне доложить?»
Необходимо проверить, насколько приветливы работники коммутатора компании.
Также проверьте, чтобы телефонные операторы вашей компании не обращались к тем, кто звонит: «Уважаемый…» — что просто приводит в ярость некоторых людей.
Выпускаются специальные брошюры, подробно рассказывающие об этике бесед по телефону. Там подробно излагаются все нюансы, которые необходимо иметь в виду, чтобы беседа была не только продуктивна, но и соответствовала правилам хорошего тона.
Глава 4
КАК ЗНАКОМИТЬ ЛЮДЕЙ
Рождественский праздник для детей частых покупателей магазина двигался к успешному завершению. Он прошел без сучка без задоринки, и довольные шумные гости, все 300 душ, явно хорошо провели время. Шейла Блейк, глава отдела по связям с общественностью, которая придумала и организовала это мероприятие, вымоталась до предела, однако чувствовала глубокое удовлетворение от проделанной работы. Она даже сумела убедить национальное телевещание сделать репортаж об этом празднике. Журналисты задавали некоторым детям вопросы, снимали их на коленях Деда Мороза, камера скользила по столам, и наконец все было закончено, уехали.
Шейла только собралась пойти и проверить еще раз, в порядке ли малыши, когда увидела Кита Меннинга, управляющего по маркетингу, направлявшегося к ней с незнакомым мужчиной. «А это, — провозгласил Кит Меннинг, когда они подошли ближе, — Шейла Блейк, наш специалист по связям с общественностью. Она старается изо всех сил, но пока так ничего и не добилась». Нанеся удар ниже пояса, Меннинг представил незнакомца как нового главу компании.
Вполне вероятно, что Кит Меннинг не имел ни малейшего намерения нагрубить. В другом случае управляющий компанией представлял одного из своих директоров управляющему дочерней компанией. Назвав его имя, он добавил: «Он переводит для нас всю немецкую корреспонденцию, за исключением уж слишком специальной, тогда мы поручаем это человеку, который действительно знает язык».
Возможно, и в этом случае не было намерения быть грубым. Вероятно, он был настолько сосредоточен на самом себе, что не думал о чувствах других, хотя это самое важное в отношениях с партнерами и коллегами.
Однако правила, которыми руководствуются при представлении, очень просты, и каждый руководитель может легко научиться проводить эту простую церемонию. В жизни делового человека такая потребность возникает почти ежедневно, и незнание этих правил непростительно.
Мужчин представляют женщинам, младших — старшим, и как мужчин, так и женщин — выдающимся личностям. Исключений два: членов вашей семьи представляют посторонним, и каждого, будь то мужчина или женщина, представляют королевской семье.
Это означает, что, когда знакомят двух женщин, вы представляете ту, что моложе, старшей, или человека ниже рангом человеку, занимающему более высокое положение. Конечно, часто трудно сказать, которая из двух женщин старше, но определить положение обычно очень просто. Вы представляете нового делопроизводителя его начальнику.
То же правило применяют, когда представляют друг другу мужчин: занимающего подчиненное положение — его начальнику. Случается, конечно, что трудно распознать положение людей из разных компаний, и ясно, что этому правилу не нужно следовать буквально, применяя его ко всем стоящим выше на иерархической лестнице. От вас не требуют во всех случаях представлять каждого продавца каждому менеджеру по продаже, каждого менеджера каждому начальнику отдела и т. д. На самом деле вы просто знакомите вновь прибывшего со всеми остальными.
В прежние времена следовало вначале сказать: «Могу я представить вам мистера такого-то?» Этого больше не делают, за исключением представления членам королевской семьи или спикеру при исполнении обязанностей. В наши дни просто говорят: «Джон, это мистер Элдридж. Джон Браун». Или: «Мистер Смит, позвольте познакомить вас с мистером Элдриджем. Генри Смит».
Полезно добавить к имени какое-то пояснение, чтобы люди были как-то ориентированы. Вы можете сказать: «Джон, это мистер Элдридж из Уайта. Джон Браун, наш контролер по продаже».
Существует только одна общепринятая реакция на представление. Обе стороны говорят:
«Как поживаете?» — и обычно они делают это одновременно. Это чисто британское нелепое правило, но оно нерушимое и простое. Вы задаете вопрос, который не требует ответа, и все. Ни в коем случае не следует говорить: «Приятно познакомиться с вами» или что-то подобное.
Конечно, довольно трудно казаться дружелюбным, пока бормочешь бессмысленный вопрос, но
