Групповой стенд нескольких равноправных компаний может рассматриваться как наиболее приемлемая для российских фирм-экспонентов форма участия в зарубежных выставках, в первую очередь это касается туристических фирм. Коллективные экспозиции имеют ряд преимуществ. Это способствует усилению воздействия, тем самым улучшая результат, и одновременно снижает расходы. Преимущество совместного участия еще и в том, что во время работы для участников организуются и проводятся пресс- конференции, семинары, рабочие встречи и переговоры с представителями зарубежных туристских администраций, турбизнеса и представителей СМИ.
Участие в корпоративных стендах не означает, что свою выставочную политику турфирмы передали в чужие руки. Следует учесть, что зарубежные клиенты идут на контакты только с проверенными партнерами. А работа на корпоративных стендах с участием официальных структур дает некоторые гарантии надежности турфирм-экспонентов. При этом следует иметь в виду, что государственные учреждения, союзы и другие институты — например, Торгово-промышленная палата — организовывают вместе с имеющими достаточный опыт устроителями выставок совместное участие отдельных стран или отраслей в национальных павильонах на международных или всемирных выставках, или же общие групповые стенды многих экспонентов. Такая форма участия — выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.
В тех случаях, когда экспоненты не могут за счет собственных средств уменьшить вероятность наступления того или иного рискового события или компенсировать его последствия, осуществляется страхование риска, которое состоит по существу в передаче определенных рисков страховой компании.
Страхование является одним из наиболее распространенных способов снижения рисков. Здесь следует отметить, что при рассмотрении проблем риска понятие страхование может употребляться в широком и узком смысле слова.
Страхование в широком смысле слова означает предохранение от чего-то нежелательного. В этом смысле все меры, направленные на предупреждение и снижение риска можно рассматривать как страхование от риска.
В узком смысле страхование рассматривается как один из методов предупреждения и снижения риска. В таком понимании страхование — это соглашение, согласно которому страховщик (например, страховая компания) за определенное вознаграждение принимает на себя обязательство возместить страхователю убытки или их часть, возникшие вследствие предусмотренных в страховом договоре опасностей и/или случайностей, которым подвергается страхователь или застрахованное им имущество.
Таким образом, страхование как метод предупреждения и снижения риска представляет собой совокупность экономических отношений между его участниками по поводу формирования за счет денежных взносов целевого страхового фонда и использования его для возмещения ущерба и выплаты страховых сумм.
Поскольку участие в выставке во многих отношениях связано с риском, экспоненту следует проверить, предоставляют ли организаторы своим экспонентам выставочную страховку и пользуются ли они ею сами. Эта информация облегчит работу, связанную со страхованием.
За рубежом, что весьма полезно знать российским участникам, страховка экспонента, действующая в течение выставки, обеспечивает покрытие ущерба во время транспортировки и пребывания на выставке и может быть заключена через типовой договор с организатором. Выставочная страховка защищает от всех опасностей, которым может подвергаться имущество экспонента, стенд и оборудование стенда, начиная от момента транспортировки с фирмы экспонента, далее монтажа и всего периода выставки, вплоть до разборки и возвращения имущества на место его постоянного хранения. Страховка вступает в действие в случае нанесения ущерба при погрузке-разгрузке, во время транспортировки или пребывания на месте, при разборке и собственно на выставке. Ущерб, нанесенный публикой на выставке, тоже будет возмещен. Дополнительно может быть заключен договор о страховании материальной ответственности экспонента. Вполне возможно, что монтаж стенда, его обустройство, освещение, цветы, оформление и какие-то другие детали — все это будет сделано подрядчиком, который предусмотрит и страховую премию, включив ее в свой окончательный счет.
Фирма-экспонент имеет возможность дифференцировать свою страховую политику, приобретая страховку по тем рискам, которые, с ее точки зрения, наиболее вероятны и в недостаточной мере минимизируются всеми другими мероприятиями. В итоге подобный метод страхования может оказаться более экономичным и действенным. Временная страховая компенсация за предметы и лиц, находящихся в имеющем хорошую репутацию выставочном зале, может быть оформлена экспонентом включением ее в обычный страховой полис. Сюда же можно добавить дорогу на выставку и обратно, а также транспортировку груза.
Экспонент может приобрести несколько страховых полисов, каждый на отдельный вид риска и на отдельную сумму (совпадающую с вероятной величиной ущерба вследствие этого риска или составляющую от нее лишь некоторую долю). Например, в случае, когда выставка откладывается, отменяется или работает только часть объявленного времени, обезопасить себя можно, взяв страховку за расходы при непредвиденных обстоятельствах.
Необходимо помнить, что предвидимые по проекту риски не обязательно тождественны соответствующим типовым рискам, страхуемым по условиям страховой компании (неодинаково сформулированы, не совпадают по множеству охватываемых ситуаций и т.п.). Кроме того, при страховании различных рисков предусматриваются различные страховые ставки, условия выплаты страховых премий (включая сроки, шкалы и критерии для частичных выплат), процедуры проверки со стороны страховой компании.
Создание резерва средств на покрытие непредвиденных расходов представляет собой способ борьбы с риском, предусматривающий установление соотношения между потенциальными рисками, влияющими на стоимость выставочного проекта, и размером расходов, необходимых для преодоления сбоев при выполнении проекта. Основанием для этого является оценка потенциальных рисков.
При определении суммы резерва на покрытие непредвиденных расходов необходимо учитывать точность первоначальной оценки стоимости выставочного проекта и его элементов в зависимости от этапа проекта. Если оценка не учитывает в полной мере реальное влияние на проект потенциального риска, то неизбежен значительный перерасход средств. Тщательно разработанная оценка непредвиденных расходов сводит до минимума перерасход средств. Определение структуры резерва на покрытие непредвиденных расходов может производиться на базе одного из двух подходов. При первом подходе резерв делится на две части: общий и специальный. Общий резерв должен покрывать изменения в смете, добавки к общей стоимости проекта. Специальный резерв включает в себя надбавки на покрытие роста цен, увеличение расходов по отдельным позициям.
Второй подход к созданию структуры резерва предполагает определение непредвиденных расходов по видам затрат. Такая дифференциация позволяет определить степень риска, связанного с каждой категорией затрат, которые можно затем распространить на отдельные этапы проекта.
Резерв на непредвиденные расходы определяется только по тем видам затрат, которые вошли в первоначальную смету. Резерв, как правило, не используется для компенсации затрат, понесенных вследствие неудовлетворительной работы. Текущие расходы резерва должны отслеживаться и оцениваться, чтобы обеспечить наличие остатка на покрытие будущих рисков. Непредвиденные расходы, как уже отмечалось, включаются в бюджет как самостоятельная статья расходов, и, как показывает выставочная практика, составляют сумму около 10 % от общей выставочной стоимости.
Следует, однако, отметить, что резервирование средств можно лишь условно назвать методом снижения и предупреждения риска, так как он не уменьшает вероятности появления и величины возможных потерь. По своей сути создание резерва является методом компенсации отрицательных последствий — потерь, произошедших в результате наступления неблагоприятных (рисковых) событий.
