Рис. 8. Анализ факторов, влияющих на стоимость в фирме ТТВ
Шаг первый: Список идей.
Проблемы
1. Низкая производительность в процессе набора.
2. Повторение этапов во всех видах изданий.
3. Неконкурентные цены за простые работы.
4. Отклонение от плановых показателей.
5. Сравнительно низкая оплата труда.
6. Дефицит кадров.
7. Высокий объем сверхурочных работ.
8. Худшая производительность по сравнению со стандартной.
Решения
1. Упростить процесс набора дешевых изданий.
2. Увеличить производительность за счет изменения этапов работы.
Шаг второй: Установление логической связи между положениями
документа.
Перейдем к проблемам. С первого прочтения становится очевидно, что в этом списке существуют определенные причинно-следственные отношения, которые мы бы хотели представить настолько ясно, насколько это возможно (Рис. 8. Шаг 2). При анализе этих отношений мы обнаруживаем две цепочки с причин-но-следственной связью и пропущенными звеньями, которые в этих цепочках следовало бы восстановить.
Теперь мы готовы сделать некоторые выводы. Либо в докладе говорится о том, что стоимость высока, потому что низка продуктивность и велики временные затраты, либо о том, что для уменьшения стоимости необходимо упростить методы и процедуры и поднять заработную плату. Чтобы определить, о чем собственно идет речь, нам приходится еще раз пересмотреть Введение. О каких проблемах, уже известных читателю, сообщается во Введении? Очевидно, читатель знает, что стоимость - это архиважно, что фирма ТТВ неконкурентоспособна в отношении цены на простые работы, что, возможно, в ТТВ никто не может оценить, действительно ли так высока стоимость. В этом случае мы могли бы выстроить процесс обдумывания так:
1. Тема = составляющиетоимости
2. Вопрос = онидействительншаквысокй?
3. Ответ = да.
4. Ситуация = составны^астистоимостигипографскоггоабора-
наиболееважны йэлементполнойстоимости
5. Проблема = неизвестнрдействительнали стоимостьтаквысока
по сравнению: уровнемконкурентов Вопрос(2) = действительнии онавышз чему конкуренте^
Ответ(2) = д а.
6. Новыйвопрос(З) =какнамуменьшитьгтоимостВ
7. Ключеваяпиния = исключитьпишниеэтапыв процессеработыи поднять
зарплатудо сопоставимого конкурентам[уровня
На рис. 9 показано, как эти идеи могли бы быть организованы в более приемлемой версии доклада. Читатель мог бы не согласиться с выводами молодого консультанта, но, по меньшей мере, счел бы доклад ясным и понятным, определил, с чем он не согласен, и решил бы, что стоит обдумать более тщательно.
Чтобы можно было показать, как во Введение включаются все суждения, относящиеся к ключевой линии, здесь приводится полный текст доклада. Такое включение позволяет читателю начать обдумывать доклад за первые тридцать секунд чтения или еще раньше. А поскольку весь документ посвящен только объяснению утверждений ключевой линии или обоснованию этих положений, ни одна важная мысль не ускользнет от внимания и не выпрыгнет неожиданно и необоснованно из какого-нибудь темного места документа. Соответственно, если читатель ограничен во времени, он может быстро ухватить основную мысль. Поэтому помните: если ваши доводы не становятся «родными» за первые тридцать секунд чтения, переработайте документ.
Рис. 9.Переработанный доклад для фирмы ТТВ
Кому:
От кого:
Дата: август 22, 2001 Тема: ТТВ
Я провел две недели в Оулесбери, изучая стоимость типографского набора и факторы, влияющие на нее. Как мы уже знаем, стоимость набора составляет 40% полной стоимости изданий в твердых переплетах и 50-55% изданий в мягких переплетах. В ТТВ точно не установлено, так ли высока стоимость типографского набора, но в данный момент очевидно, что компания отстает от конкурентов по себестоимости дешевых изданий.
Наши предварительные исследования показали, что стоимость типографского набора может быть значительно снижена за счет следующего:
Исключения излишних этапов в процессе набора.
Повышения уровня оплаты труда.
ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗБЫТОЧНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ЭТАПОВ
Производительность в ТТВ отстает от среднего уровня на 20-50%. Анализ процесса набора показывает, что при издании разных видов книжной продукции сохраняются все этапы процесса вне зависимости от того,.что набирается - Библия или скандальный триллер. Вероятно, этим отчасти объясняется высокая стоимость дешевых изданий.
Данные факты мы обсудили с Роем Вальтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди высказал пожелания произвести опытный выпуск изданий, в процессе которого были бы исключены некоторые шаги, чтобы изучить: (1) как повлияет исключение на качество изданий и упрощение работы; (2) как повлияет исключение на производительность.
В начале следующей недели мы попробуем изменить процесс набора для нескольких простых изданий и проконтролируем, как скажутся эти изменения на качестве и времени, а также узнаем реакцию заказчиков на них. Ожидаемая экономия может составить 10% от общего объема стоимости. Также планируется завершить детальное изучение других методов работы.
УВЕЛИЧЕНИЕ ОПЛАТЫ ТРУДА
Уровень оплаты труда в фирме ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому ТТВ испытывает дефицит кадров: новые сотрудники не приходят, старые - увольняются. Два наборщика уволились только, что, в результате чего в отделе осталось меньше сотрудников, чем планировалось. Теперь большая часть работы будет производиться в неплановых условиях. Оплата сверхурочных приведет к увеличению расходов на оплату труда на 50%.
Кроме того, профсоюзы требуют дальнейшего роста зарплаты. Учитывая эти факторы, следует нанять сотрудников и исключить сверхурочные работы.
К сказанному добавлю, что и заголовки в документе должны выделять и подчеркивать главные мысли в структуре вашего документа, чтобы читатель быстро схватывал общую задачу и мог сложить ее из частностей, если документ очень велик. Поэтому, когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старайтесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления (подробнее об этом см. в главе б «Как организовать и высветить структуру документа».). Никогда не пользуйтесь такими словами, как, например, «Изыскания», «Выводы». Такие заголовки лишены смысла и ценности для того, кто может только быстро ознакомиться с документом.
Сама жесткость правил пирамиды поможет вам начать работу над документом с любой идеи, где бы в структуре она ни находилась, и прояснить другие идеи. И это не зависит от того, начнете ли вы создавать структуру с вершины или с основания. Мы постарались рассказать вам только об общих принципах, но реальные возможности бесконечны, поэтому вопросы и проблемы неизбежны. Ответим на некоторые из тех, что чаще всего возникают у начинающих пользоваться правилами магической пирамиды.
1. Старайтесьвсе-такиначинатьстроительствспирамидысверху. Та минута, когда вы выражаете мысли
