• по внешнему виду (книги, карточки, свободные листы, машинные носители).
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах учета и в бухгалтерской отчетности.
Перед записями в регистры синтетического учета первичные документы систематизируют и накапливают. Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в случаях, когда заполняется несколько экземпляров, – путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, разборчивыми.
• корректурным способом;
• способом дополнительных проводок (дополнительной записи);
• методом «красное сторно» (способ сторнировочной записи).
Использование того или иного способа зависит от времени выявления ошибок и ее характера.
Два других способа исправления применяются, если ошибка обнаружена после составления отчетности или затрагивает два регистра, т. е. произошла неверная повторная запись суммы или корреспонденции счетов.
Тот или иной способ применяется в следующих случаях:
• если в регистрах отражена сумма меньшая, чем правильная, то используют
• если в регистрах отражена сумма большая, чем правильная, то используют
Внесение исправлений методом дополнительной записи (дополнительных проводок) осуществляется в два этапа:
1) определяется сумма, на которую необходимо сделать корректировочную запись;
2) производится запись этой суммы в регистрах учета.
Недостающая сумма вписывается в регистры в той же корреспонденции, что и исправляемая сумма.
Сторнировочная запись применяется в нескольких случаях:
1) когда неверно записанная сумма больше, чем правильная;
2) когда неверно указана корреспонденция счетов;
3) когда первоначальная запись в корреспонденции счетов и по сумме была оформлена правильно, но цель данной записи, а следовательно, и хозяйственной операции была не достигнута.
В первом случае сторнировочная запись осуществляется в два этапа:
а) аннулируется предыдущая неверная запись (методом «красное сторно»);
б) производится правильная запись в учетные регистры.
Во
a) аннулируется неправильная запись полностью – повторяются и сумма, и корреспонденция счетов красным сторно;
б) производится запись правильной суммы в правильной корреспонденции обычным способом.
Третий случай применениясторнировочной записи – первоначальная запись была полностью верной на момент ее внесения, но затем сумма оказалась больше, чем фактическая. Такая ситуация встречается часто, например когда материалы, отпущенные в производство, были израсходованы не полностью. Для исправления операций применяют метод «красное сторно». Для этого также аннулируется предыдущая сумма и затем вписывается новая, правильная.
Преимущество методов дополнительной и сторнировочной записей заключается в том, что исправления могут быть внесены как до составления отчетности, так и после нее.
Перечень регистров обусловлен формой бухгалтерского учета, применяемой в организации. Под
В настоящее время применяются следующие формы учета, рекомендованные Министерством финансов РФ:
• журнально-ордерная форма;
• мемориально-ордерная форма;
• формы бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники;
• упрощенная форма бухгалтерского учета.
Форма учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств.
При журнально-ордерной форме учета (рис. 1.6) информация, отраженная в первичных документах, заносится непосредственно в журнал-ордер либо предварительно группируется в накопительных ведомостях. Журналы-ордера используют в течение месяца для отражения операций по отдельному синтетическому счету либо группе взаимосвязанных счетов. По окончании месяца итоги журналов-ордеров отражают в Главной книге, используемой при составлении отчетности.
Преимущества журнально-ордерной формы учета:
1) учет всех хозяйственных операций ведут в накопительных документах (журналах-ордерах), что позволяет сгруппировать операции по кредиту каждого синтетического счета в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов;
2) в одном регистре можно сочетать хронологическую и систематическую записи и использовать ежемесячно итоги журналов-ордеров для записи оборотов в Главную книгу, не прибегая к составлению мемориальных ордеров;
3) по некоторым синтетическим счетам можно не вести специальных регистров аналитического учета;
4) достигается непосредственная увязка аналитического учета с синтетическим, а также с балансом;
5) использование журналов-ордеров позволяет при регистрации в них операций быстрее ориентироваться в корреспонденции счетов и предотвращать не соответствующие экономическому содержанию записи;
6) создаются условия для широкого разделения труда.
К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.
Состав учетных регистров и последовательность записи в них при
При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записывают в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, данные которых сверяются между собой.
Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса,