Фасовочный журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя аптечного склада.
Фасовочный журнал для ядовитых и наркотических лекарственных средств должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен сургучной печатью и подписью руководителя вышестоящей организации.
При списании данные фасовочного журнала о фактических потерях по каждому наименованию суммируются и определяется фактическая величина потерь, к которой и применяется норма убыли.
При обнаружении в процессе производственных операций излишков лекарственных средств устанавливаются причины их образования. Излишки подлежат оприходованию. При наличии излишков ядовитых и наркотических лекарственных средств заведующий отделом обязан в трехдневный срок поставить об этом в известность заведующего складом и вышестоящую организацию.
Результаты инвентаризации медикаментов и лекарственных средств указываются в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) и в сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19). Далее производится расчет потерь в пределах норм убыли и устанавливается сумма сверхнормативных потерь.
Согласно подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ бухгалтер может уменьшить базу по налогу на прибыль на потери от недостачи или порчи при хранении и транспортировке лекарственных средств в пределах норм естественной убыли.
На вопрос, нужно ли восстанавливать «входной» НДС, который приходится на потери в пределах норм естественной убыли, налоговые органы отвечают, что нужно. Обосновывают свою точку зрения они следующим образом: важным условием принятия к вычету «входного» НДС является использование имущества в деятельности, которая облагается налогом. Следовательно, если на имущество, по которому выявлена недостача в пределах норм естественной убыли, не будет начислен НДС, то и соответствующий налог необходимо восстановить.
В то же время медицинским организациям можно не восстанавливать «входной» НДС. Правда, при этом чаще всего им приходится отстаивать свою точку зрения в суде. Защиту в суде можно построить на следующем доводе. В гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ перечислены все случаи, в которых требуется восстанавливать НДС:
1) по товарам, приобретенным до получения организацией освобождения от НДС (п. 8 ст. 145);
2) по НДС, предъявленному к вычету, а не включенному в стоимость имущества (п. 2 ст. 170).
Среди этих случаев нет ситуации со списанием недостающего имущества. Учет потерь сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете основывается на том, существуют ли виновники, которые возместят потери.
Порядок возмещения причиненного медицинской организации ущерба в связи с порчей медикаментов зависит от отношений, в которых находятся организация и работник, причинивший ущерб. Если работник не является штатным сотрудником и выполняет работу на основании гражданско-правового договора (договора подряда), то он должен будет возместить потери в полном объеме. Это установлено п. 1 ст. 1064 ГК РФ.
Если с работником заключен трудовой договор, возмещение нанесенного ущерба производится в соответствии с гл. 39 ТК РФ. При этом работник обязан возместить причиненный прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Если установлены виновники, которые возместят потери, то бухгалтер должен сделать такую запись:
Дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – отнесены на виновника потери.
В налоговом учете возмещаемые потери нужно включить в состав внереализационных доходов. Это следует из п. 3 ст. 250 НК РФ. Ситуация с восстановлением «входного» НДС, который включается в потери сверх норм естественной убыли, аналогичная, как и в случае списания потерь в пределах норм естественной убыли.
В том случае если нет виновников потерь сверх норм естественной убыли, то сумма потерь списывается следующей проводкой:
Дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы»,
