«вживую». Это не всегда просто, отдельные разработчики не предоставляют не только демоверсий, но даже и снимков экрана. Но это обязательное требование, причем крайне желательно не просто «потыкать кнопки», а пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и проверить, где есть проблемы, а что работает «из коробки». Если вы договорились о проведении презентации – вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что придется выжимать подробности буквально по капле. О том, как этого избежать, см. статью «Как не дать себя обмануть на презентации ERP» (http://avasystems.ru/press/ne_obmanesh).
4. Изучите инструкции. Попросите разработчика представить инструкции для администратора системы и для пользователей. Здесь могут возникнуть проблемы, ведь разработчики зарабатывают серьезные деньги на обучении работе со своей системой. Но добыть эти инструкции необходимо – равно как и поработать по ним в тестовой системе. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько понятны. Если вам с серьезным видом рассказывают, что «в каждом случае мы разрабатываем отдельные инструкции», стоит задуматься, поскольку если нет инструкций – значит, готовьте деньги. Отсутствие ясных инструкций для пользователей – первый признак будущих проблем.
5. Функциональность и завершенность. Чем лучше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он будет стоить при внедрении и эксплуатации. В реальной работе нужен не тот продукт, который все может в потенциале (о чем с гордостью рассказывает красочный рекламный буклет), а тот, который уже сейчас многое может. Поэтому задавайте предельно конкретные вопросы. Лучше пользоваться готовым (читай, менее дорогим) инструментом, может быть, в чем-то себя ограничив, нежели что-то «дорабатывать напильником» (как показывает практика, это в десять раз дольше и дороже).
6. Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP – это не только и не столько консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Работу эту делают обычные люди – не боги, не небожители, не гуру. Сакральным знанием они могут и не владеть (а документации, кстати, может не быть даже у них). И вот в эту работу лучше погрузиться самостоятельно. Не бойтесь самостоятельной настройки. Если есть хорошего качества инструкции, вы справитесь.
В презентациях разнообразных консультантов, продающих ERP-системы, часто встречается термин Best Practice. В ERP-мире это, как правило, означает, что нам рассказывают: мол, на Западе уже давно все придумали, и изобретать велосипед вовсе не требуется, просто возьмите оттуда лучшее.
Идея сама по себе неплохая, но в России не всегда работает. Не потому что мы особенные, у нас просто экономика другая. Особенности налогообложения, специфика оформления сделок и многое другое. В отличие от зарубежных компаний в нашей стране чуть ли не на каждом предприятии имеется несколько «своих» юридических лиц одновременно. Встречались и случаи, когда их число доходило до полусотни! И все их необходимо обеспечивать правильной нумерацией документов (к чему у нас относятся строго).
Бывает и так, что 70% сделок проходят по весьма разветвленным схемам, связывающим интересы многих контрагентов. Возникают существенные – до 50%!– расходы на проведение сделки, а это чистейший убыток, значит, он должен закладываться в себестоимость сделки. Расскажите об этом западным компаниям – не поверят.
Простой пример. Представьте, что у вас есть клиент. У него – пять юридических лиц. Стандартная ситуация. Нужно вам знать, сколько вам задолжало каждое из этих пяти юридических лиц? Обычно нет, разве что при формировании бухгалтерского акта сверки. В большинстве случаев необходимы показатели по клиенту в целом. Это касается и дебиторской и кредиторской задолженности, и объемов продаж и дохода. Сплошные аффилированные структуры – чисто российская особенность. А для принятия решений нужно агрегировать все показатели.
И проблема состоит не только в сложности «российской» организации бизнеса. Увы, на нашем рынке порой появляются не то что «сырые», но и откровенно нерабочие западные программные продукты. Видимо, их создатели делают ставку на известную марку, которая рассматривается как гарантия функциональности и качества, хотя в реальной жизни все оказывается далеко не так радужно.
Примерно год назад меня пригласили в качестве эксперта на одно предприятие для оценки выбранного решения. У руководителей возникли сомнения в обоснованности сделанного менеджерами выбора, и было решено получить стороннюю экспертную оценку. По итогам аудита выяснились потрясающие подробности: эксплуатировать данное решение невозможно. Вот лишь несколько проблем, которые были замечены практически сразу.
1. Организация деятельности нескольких юридических лиц в рамках одной системы: невозможно.
2. Управление кадрами компании: невозможно.
3. Управление договорной деятельностью компании: невозможно.
4. Управление производством: невозможно.
5. Организация работы с клиентами: на уровне «1C:Предприятия» 7.x.
6. Управление ценообразованием: практически отсутствует. (Причем некоторые моменты просто препятствуют нормальной работе.)
7. Сквозной учет товара: разобраться не удалось. (Все закрыто и пользователю недоступно, остается только верить презентации.)
8. Формирование первичных документов: практически невозможно.
9. Управление логистикой: невозможно.
Более подробно эта история изложена на сайте http://www.avasystems.ru/press/prezent_erp.
Как можно пользоваться таким продуктом? Где эти пресловутые «наилучшие решения», Best Practice? Я не верю, что такая система может работать и на Западе, а в России приобретение подобного продукта однозначно приведет к потере времени и денег. И вот тут стоит отметить, что внедрять ERP-систему желательно с первого раза. Второй попытки внедрить что-то подобное компания может и не перенести, если сотрудники потеряют веру в непогрешимость и эффективность топ-менеджеров, восприняв очередной проект внедрения очередной ERP как очередную забаву руководства.
ERP-система, как и любой другой продукт, имеет свои потребительские характеристики – и эти характеристики надо четко представлять. Не забывайте, что требования необходимо закладывать с учетом роста компании: то, что кажется избыточным сегодня, может оказаться жизненно важным впоследствии. Приведенный пример – безусловно, не истина в последней инстанции, но он дает представление об основных вопросах, которые нужно рассмотреть при выборе ERP-системы.
1. Управление бизнес-процессами предприятия в рамках нескольких родственных компаний.
1.1. Привязка всех документов и процессов к «своим» компаниям.
1.2. Нумерация счетов-фактур, приказов и других документов отдельно по каждой «нашей» компании.
1.3. Упрощенная система налогообложения.
1.4. Отчетность в разрезе компании.
2. Работа с клиентами.
2.1. Организация схемы «клиент – несколько юридических лиц». Контроль взаиморасчетов в разрезе клиента в целом.
2.2. ABC– и XYZ-категоризация клиентов.
2.3. Настройка скидок в зависимости от категории клиента.
2.4. Просмотр всех счетов, отгрузок, платежей, накладных и других документов по клиенту непосредственно на его карточке.
2.5. Закрепление менеджера за клиентом. Регулирование доступа менеджеров к своим клиентам, счетам и другим документам.
2.6. Формирование прайс-листа.
2.7. Учет ребейтов.
2.8. Установка и контроль лимита дебиторской задолженности для клиента.
2.9. Подарки клиентам.
2.10. Организация распродаж, акций.
2.11. Отгрузка товара на реализацию.
