3) ожидаемый результат;
4) готовность к сотрудничеству.
4. Письмо-ответ:
1) повторение сути просьбы;
2) причины, которые мешают выполнить просьбу;
3) констатация отказа.
Твои одиннадцать правил работы с входящей почтой.
1. К тебе на стол поступает только такая почта, которая имеет для тебя значение, от остальной решительно откажись.
2. Ты должен поручить сортировать письма по их значимости и раскладывать в отдельные папки.
3. У многих входящих писем должны быть приложения, т. е. разъяснения.
4. Все то, что не представляет ценности для твоего предприятия, должно быть выкинуто.
5. При чтении письма снабжай его пометками, чтобы облегчить его обработку.
6. Ты сразу же снабжаешь письмо указаниями и замечаниями по его обработке.
7. Входящую почту, которая обрабатывается в другом месте, сразу направляй по назначению.
8. Ты обрабатываешь письмо сразу же, как получил.
9. Обработка твоей корреспонденции должна заключаться не только в чтении, но и в принятии каких- либо мер.
10. У тебя должен быть ящик с тремя отделениями: к немедленному исполнению, к повторному, в архив.
11. Если ты берешь одно и то же письмо дважды в день, то у тебя отсутствует обработка информации.
Твои десять правил для работы с исходящей почтой.
1. Читай и отвечай немедленно.
Хорошо экономят твое время готовый бланк, штемпель или наклейка с трафаретной надписью.
Преимущества: ты экономишь время.
2. Ты используешь для ответа письма-копии.
Не нужно поручать кому-либо составить письмо, не надо его самому формулировать. И опять получается экономия твоего и чужого времени.
3. Имей у себя письма-формуляры:
1) небольшая площадь заполнения принуждает к краткости и экономии времени;
2) отправитель и получатель имеют сразу и ответ на предложение;
3) оба партнера по переписке имеют один и тот же текст;
4) отправителю ответа не приходится повторять суть делового письма.
4. Облегчи ответ партнеру.
5. Ты должен сделать стандартные бланки для кратких ответов.
6. Ты должен купить компьютер и сэкономить свое время.
7. Ты должен уметь профессионально диктовать письма.
8. Ограничивай себя в переписке тогда, когда можно позвонить.
9. Ты работаешь с корреспонденцией целенаправленно.
Здесь не упомянуто еще одно направление, которому необходимо уделять внимание. Иногда подготовка к выполнению задач этого направления требует определенных усилий и серьезных временных затрат. Иногда даже это время занимает большую часть твоей жизни. О чем разговор? Не догадался? Конечно, об отдыхе и развлечениях. Несколько раз в разделах книги мы говорили с тобой о том, что надо обязательно выделять время на отдых и развлекательные мероприятия. Это даже не повторение. Всегда помни о том, что если ты серьезно работаешь, то важно так же серьезно отдыхать. Серьезно – значит, от всей души, с удовольствием, отодвигая все в сторону. Время отдыха только для отдыха и развлечений. Если ты отправляешься на отдых, забудь все то, что относится к работе, производственным задачам, бытовым неурядицам. Отдых, и только он! Рядом семья – общайся и наиграйся так, чтобы об этом можно было помнить всю оставшуюся жизнь, и не только тебе. Хорошо проведенное время способствует тому, что тебе самому станет легче работать. Главное – запланировать время (достаточно нескольких дней) после отдыха на адаптацию. Это особенно важно, если место отдыха предполагает перемещение из привычной среды обитания.
Представь, что каждое из направлений, когда ты что-то делаешь, – некая временная лента. Только определенное расположение этой ленты и гармоничное совмещение одной с другой даст возможность переплести их в единое целое. Вот именно тогда ты и поймешь, что такое находиться в созданном тобой временном потоке, когда одно не сможет существовать без другого. Когда, делая одно дело, ты попутно совершаешь массу других, и все, переплетаясь между собой, приводят тебя к успеху. Двигаясь по одному из выбранных направлений, ты получаешь результаты во всех смежных. Вот это и есть твой ВРЕМЕННОЙ ПОТОК. Пользуйся им, совершенствуйся в обращении со временем и получай результаты в мощном движении своей жизни.
Глава 6
О ГЛОБАЛЬНОМ
6.1. Тайм-менеджмент отдела
Основная задача большинства отделов организации – приносить деньги в той или иной форме. Особенно это касается отделов продаж, как правило, самых важных отделов для руководителя организации, потому что результаты их работы видны невооруженным взглядом: в какое-то определенное число раз совершили больше сделок – больше денег на счете.
Таким образом, многие компании денег на обучение менеджеров всех уровней и руководителей отделов продаж, как правило, не жалеют. То-то в последние несколько лет в России популярность и распространенность этих профессий стремительно растут. Но очень часто получается так, что деньги потрачены, проведено обучение, принят дополнительный квалифицированный персонал, но уже через 3-4 месяца уровень продаж снова падает до прежнего уровня.
Что тут делать? Проблема здесь не в количестве рабочей силы, а в эффективности ее деятельности. Давно уже признано, что побеждать проще умением, а не числом!
А теперь представь, что за 2-3 месяца (короткий срок) ты увеличил вдвое пропускную способность отдела продаж, при этом численность персонала не изменилась. Здорово, правда!?
Твои менеджеры теперь могут вдвое больше заключать контрактов, следовательно, и прирост денежной массы становится выше. И все это можно сделать своими руками. Освоив технологию и примеры успешного внедрения тайм-менеджмента, нужно объективно проследить вопросы подобного характера.
1. Куда убегает время от менеджеров по продажам?
2. Как точно оценить привлечение клиента деньгами и временем для сравнения результатов по периодам разных отделов или команд?
3. Как определить КПД менеджера?
4. По каким параметрам стоит подбирать хорошего человека на должность менеджеров?
Изначально верно и ответственно подойдя к оценке запасов роста отделов, можно получить впоследствии веские аргументы для:
1) профессионального обучения персонала, на котором не стоит экономить;
2) расширения штата;
3) увольнения «убыточных» сотрудников. Тайм-менеджмент способен помочь каждому сотруднику
организовать свой рабочий день, что отразится на его индивидуальной дисциплине и производительности труда. Однако он не способен повлиять на его профессионализм, привить ему аккуратность, старание, прилежность, трудолюбие или заставить работать с полной самоотдачей. А ведь эффективность работы каждого служащего зависит именно от решения этих проблем, а совсем не от умения и мастерства сотрудника в обращении с органайзером.
Если посмотреть на нашу обыденную жизнь «с другой колокольни», то получается, что проблемы недостатка времени не существует, а остро встает проблема расстановки приоритетов. Если твои подчиненные теряют массу времени на совещаниях, выяснение отношений, постоянно отрывая друг друга от выполнения непосредственной работы, или просто гоняют чаи, ничего не успевая, значит, они не знают,
