Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем

дело вы бы выбрали? Выберите его и скажите себе: «А что, если позвонить могут в любую минуту, и мне придется уехать из города?» И постарайтесь сделать это дело так, как, например, собака гонится за проезжающей машиной: просто прыгните на него.

Семь «R» тайм-менеджмента

Теперь следует рассказать про семь способов тайм-менеджмента, гарантирующих высокую производительность. Точнее говоря, это способы правильной организации собственного мышления. Я называю их «семь R», потому, что название каждого из них на английском языке начинается с этой буквы.

Первое «R» — Resistance (реакция, сопротивление). Каждый раз, испытывая сопротивление, трудности в работе, сталкиваясь с неудачей, вы расстраиваетесь и чувствуете себя несчастным. В такой ситуации нужно мысленно вернуться назад и, вместо того чтобы форсировать события, заняться анализом, спросить себя: «Почему это происходит?» Еще в молодости, когда я занимался автомобилями, мне часто говорили: «Никогда не прикладывай силу и не бери в руки большой молоток». Иногда то же самое происходит и в жизни: в случае неудачи мы начинаем «давить» на ситуацию — на отношения, работу, расстраиваемся и злимся, но самый лучший способ в этой ситуации — отступить назад и спросить себя: «Может быть, есть путь лучше?»

Второе «R» — Reevaluate (пересмотр, повторное рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, заново рассматривайте все происходящее и задавайте себе три вопроса. Первый: чего я пытаюсь сейчас добиться? Что я действительно пытаюсь сделать? Второй: как я пытаюсь это сделать? Это действительно самый лучший способ? И третий вопрос: а есть ли лучший способ добиться моих главных целей, нежели тот, что я использую сейчас? И спрашивайте о том же самом других людей.

Третье «R», дающее нам высокую эффективность работы, — это Reorganization (реорганизация). Вам необходимо постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и больше самых важных дел. Не потеряйтесь и не увлекитесь рутинной работой. Будьте готовы к реорганизации.

Четвертое «R» — Restructuring (реструктуризация). Она подразумевает, что необходимо проводить как можно больше времени, занимаясь теми 20 % работы, которые имеют самую высокую ценность, и как можно меньше времени — всем остальным. Реструктуризация продвигает вас вперед, позволяя выполнять все больше и больше ценной и, соответственно, высокооплачиваемой работы.

Пятое «R» — Reengineering (реинжиниринг). Это постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Составьте список всех этапов вашего рабочего процесса. Например, первый этап — это телефонный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом, выработка предложения и т. д. Сделайте полный список шагов и поставьте себе цель — уменьшить число шагов. Составьте список и просмотрите его, спрашивая себя: как я могу уменьшить количество этапов?

Второй этап реинжиниринга — передать все малоценные дела другим людям. На одном из своих тренингов я говорил с женщиной — менеджером по продажам. У нее есть три ассистента, которые делают всю работу, за исключением непосредственного личного общения с клиентом. Почему? Потому что это самый ответственный и важный участок. Так вот, она избавляется от всех других задач, таких как звонки по телефону, подтверждение встреч и т. д. Перепоручайте все несущественные, неприбыльные действия и избавляйтесь от всевозможных малоценных задач. Это и есть настоящий реинжиниринг.

Шестое «R» — это Reinventing (переосмысление). Подумайте о том, что вам пришлось начать все сначала и заняться чем-то абсолютно другим. Вы не обязаны менять карьеру, но на подсознательном уровне всегда должна быть мысль: «А что, если бы мне пришлось полностью сменить род деятельности? Что, если бы моя карьера, или работа, или компания исчезла бы за ночь, и мне пришлось бы начинать все сначала в сегодняшнем состоянии?»

Думайте о своей работе, помня принцип «слабых мест». Представьте, что вы провели линию в прошлое, и спросите себя: «Есть ли в моей сегодняшней жизни что-то такое, чего я бы никогда не начал снова?» Иногда, когда люди задают себе этот вопрос, ответ на него становится настоящим открытием. Представьте, что ваша работа или компания исчезла за ночь, как это происходит, кстати, со многими компаниями в реальной жизни. Вспомните дефолт, когда сотни тысяч опытных и талантливых людей неожиданно остались без работы и им пришлось искать себе совершенно новое занятие.

Подумайте, что вам действительно нравится делать, и как можно заново себя изобрести. Многие люди, которые теряют работу, думают: «Ну хорошо, а сейчас я займусь тем, что мне действительно очень нравится делать». И они находят способ хорошо зарабатывать на жизнь этим занятием.

Два самых опасных способа потерять время в жизни — это не нежданные телефонные звонки и не то, что отвлекает вас от дел. Это неподходящая работа и неподходящие отношения. Во-первых, многие люди тратят годы, работая не там, где им следовало бы. Они никогда не бывают по-настоящему довольны своей работой, никогда не бывают действительно успешны и не зарабатывают хороших денег, но продолжают работать на том же месте, потому что им так удобно, вместо того чтобы заняться действительно любимым делом, в котором они могут преуспеть.

Второе — многие поддерживают тесные отношения не с теми людьми, потому что привыкают к ним. Проходят годы, и ничего не выходит, но времени уже не вернуть. Будьте по-настоящему строги к себе. Если вы испытываете негативные эмоции или трудности в работе или личных отношениях, спросите себя: «Мое ли это место? Стоит ли мне быть с этим человеком?» И еще: «Если бы я начинал свою жизнь сначала, что бы я сделал иначе?»

И, наконец, последнее «R» — Regain control (возврат контроля). Начав снова контролировать свою жизнь, вы берете на себя полную ответственность за все, что с вами происходит. Вы прекращаете делать себе поблажки или винить кого-то другого. Если вам не нравится что-то в вашей жизни, скажите себе: «Я сам за это отвечаю, и я изменю это». Бенджамин Дизраэли как-то сказал: «Никогда не жалуйтесь и не оправдывайтесь». Если вам что-то не нравится, меняйте это, но не вините других людей.

Вы сможете делать больше!

Мы рассмотрели различные аспекты тайм-менеджмента, увидели основные пути, позволяющие лучше организовать свое время. И в завершение я хочу предложить вам семь явных способов, используя которые вы точно сможете сделать больше и добиться выдающихся результатов во всех сферах вашей жизни.

Первое — работайте быстрее. Набирайте темп, вырабатывайте привычку спешить. Привыкайте все время действовать. Двигайтесь быстрее. Удивительно, насколько медленно люди делают все. Я читал интервью европейцев, которые бывали в Соединенных Штатах. Они возвращались назад в Европу и говорили: «Вы знаете, мне, бесспорно, нравится приезжать в США, но люди там работают слишком быстро». Этим людям действительно нравится работать медленно, размеренно входить в курс дела, подходить к работе постепенно и т. д. Но сегодня всем нужно быть быстрее. Набирайте темп. Вы удивитесь, поняв, насколько больше можно успевать, работая быстрее.

Второе — работайте упорнее. Нужно тратить на работу больше времени: начинать чуть пораньше, работать чуть интенсивнее, заканчивать чуть позднее. Работайте больше, и вы будете успевать на удивление много! Вот, кстати, еще одно правило: если вы собираетесь работать дольше, тратьте это время только на работу. Не теряйте времени. Не болтайте с коллегами. Не завозите и не забирайте вещи из прачечной. Работайте все рабочее время. Считайте каждую минуту.