Мой опыт
Когда я работал начальником отдела персонала, мне довелось организовывать выездной корпоративный праздник на 300 человек. Это был день рождения компании. Для начала мне пришлось месяц попотеть, чтобы найти место его проведения, и здесь мне помогли сами же сотрудники, рассказав, как у них был организован праздник в предыдущем году. Я не стал особенно мудрить и встретился с представителями пансионатов «Балтиец» и «Буревестник». Сложность состояла в другом: за год значительно возросло количество сотрудников, и поэтому мы долго решали, как выйти из этой ситуации. В итоге, приняв решение, что нужно брать всех, и сотрудников, и членов их семей, я начал планомерную подготовку этого мероприятия.
Выяснив потребности наших сотрудников через «сарафанное радио», я сначала написал программу выходного дня, прямо так, как учи-ли в военном институте, а после уже поехал договариваться с пансионатами. После того как я раз пять съездил в пансионаты, заказал все необходимое для проведения праздника, определил, кто из моей команды организаторов за какой вид отдыха отвечает, можно было приступать к самому проведению.
Утро, колонна из пяти автобусов, мы едем отдыхать. Выдался отличный солнечный сентябрьский день. Самым сложным оказалось начало праздника. Хотя у всех сотрудников была программа его проведения, каждому хотелось лично у меня спросить, а что же нам делать и куда бежать. Пришлось проявить всю свою деликатность, чтобы всем пояснить, что первым делом мы размещаемся в номерах, а затем идем в актовый зал на официальную часть.
Официальная часть состояла из подведения итогов конкурса «Душа компании» – это было тайное голосование коллектива и поздравления сотрудников. Из официальных лиц и директоров так рано никто не приехал, и вся официальная часть свалилась на меня. Текста выступления у меня не было, да в итоге он и не понадобился. Я взял микрофон и при полном зале начал всех поздравлять, подводить итоги конкурса, раздавать подарки. Получилось как по нотам, видимо потому, что на волнение просто времени не было. После этого были всякие завтраки, спортивные игры, ужин, опять раздача подарков самым активным участникам.
Интересным получился ужин. Я по времени не укладывался, и мне пришлось притащить колонки и микрофон прямо в столовую, где во время ужина я быстро расправился с поздравлениями и подарками. И вот пейнтбол. Часть людей отправилась домой, а 100 самых активных человек поехали стрелять. Было замечательно, жаль только, что мне не пришлось поиграть. Играли команды 40 на 40 человек. В конце вечера уставшие, грязные, но ужасно довольные мы разъехались по домам.
В офисе после праздника я повесил стенгазету с забавными фотографиями. Разговоров хватило на месяц. Основная мысль, которую я вынес из этого, заключается в том, что как ни организовывай, все равно придется импровизировать. Поэтому важно не терять самообладания и быстро принимать решения, тогда люди пойдут за лидером. А всех довольными очень трудно сделать. И у меня на празднике были разочарованные или обделенные. Это склад характера такой, как говорится, горбатого могила исправит.
Как можно использовать официальные мероприятия в своих интересах
Теперь самое интересное. Переходим от лирики к практическим действиям, нацеленным на получение результата, который вы уже себе придумали. Официальные мероприятия являются хорошим местом для новых деловых знакомств и в меньшей степени для неформальных знакомств. А соответственно – это только первый шаг для решения вопросов.
В официальных мероприятиях у тебя могут быть две основные роли – участник или организатор.
Если ты участник:
выдели из общей массы людей тех, которые могут быть интересны;
попроси знакомых или кого-либо из организаторов представить тебя им;
дальше дело техники, можно использовать заготовленную «легенду» о том, что тебя интересует на этом мероприятии, и пару вопросов по теме тусовки;
после этого, чтобы не надоесть собеседнику, нужно выразить свою признательность за то, что он/она уделил тебе время и удалиться для поиска нового интересного субъекта;
если получится, то рекомендую взять список гостей у организаторов, тогда ты сможешь проверить, с кем успел пообщаться, а с кем еще предстоит;
на корпоративный вечер можно прийти от имени компаний-партнеров и поздравить хозяев с праздником, но поздравлять нужно только первых лиц, иначе смысла особого нет.
Если ты организатор:
встречай всех гостей;
вступай в диалоги, представляясь одним из организаторов, и узнавай мнение участников о мероприятии;
будь самым активным на этом празднике жизни, скажи несколько слов или речь со сцены, произнеси красивый тост, все, что угодно, но тебя должны заметить;
особое внимание уделяй важным персонам и первым лицам, будь всегда возле них.
Это основные советы, и естественно, что на местности всегда виднее. Самое главное, чтобы у вас были заготовлены 5–6 хорошо сформулированных вопросов о мероприятии, краткая официальная презентация себя и легенда о том, почему тема вечера вас так интересует.
Тусовка на деловых мероприятиях
Определение
Деловые мероприятия имеют особенность собирать специалистов в какой-либо сфере бизнеса или общественной деятельности. Имеют официальный характер. К таким мероприятиям относятся выставки, конференции, заседания профессиональных клубов, форумы, съезды.
Цель и идея
Основной целью деловых мероприятий является обсуждение профессиональной тематики, новинок и проблем отрасли, обмен ценной информацией, общение специалистов в своей сфере, презентация широкому кругу участников своих успехов, поиск клиентов и партнеров, а также заключение договоренностей и правил ведения бизнеса или деятельности в целом по отрасли.
Кто посещает и количество
Участниками деловых мероприятий, как правило, являются специалисты, активные деятели, постоянные участники круглых столов и конференций, руководители ассоциаций. Для этого созданы специальные выставочные центры, оборудованные всем необходимым. План проведения выставок делается на год, поэтому в Интернете вы всегда сможете найти нужную выставку, проходящую практически в любом крупном городе. Ведь выставки бывают региональные и международные. Отличный ход на выставках – устраивать фуршет для своих партнеров, клиентов и потенциальных клиентов. Посещают выставки в зависимости от места проведения от 200 до 5000 человек.
Теперь несколько слов о конференциях. Это отличные мероприятия, посвященные определенной тематике, на которых выступают докладчики по основным проблемам отрасли, происходит обсуждение докладов с другими участниками, выдаются материалы о докладах. На таких мероприятиях редко встретишь людей, решивших просто посмотреть. В основном деловые мероприятия посещают ведущие специалисты в этой области, руководители и люди, для которых тема конференции является очень важной. Количество участников также зависит от вместительности залов и составляет от 30 до 500 человек. Заседания профессиональных клубов, форумы, съезды по сути очень похожи на конференции, только тематика рассматриваемых на них вопросов более узкая, или подобные мероприятия проводятся для узкопрофильных специалистов. Количество участников на них от 30 до 1000 человек.
Законы и правила
В отличие от официальных, цель деловых мероприятий – решение конкретных вопросов. Посещают их заинтересованные специалисты, поэтому основным правилом поведения на них является активное участие. Деловитость – еще одно важное правило. Обязательно нужно иметь с собой блокнот для записей, визитки и в целом иметь имидж делового человека. Для этих мероприятий важен соответствующий стиль одежды – для того чтобы расположить к себе человека сразу, нужно соответствовать определенному имиджу. Как говорится, по одежке встречают… Ведь впечатление о человеке формируется за первые 20 секунд. И у вас никогда не будет возможности дважды произвести первое впечатление. Так что при
