6.2. Информация, предоставляемая нижестоящими должностными лицами об исполненных распоряжениях, может быть представлена как в письменной (в виде установленной формы отчета), так и в устной форме. Информация о неисполненных распоряжениях либо трудностях, возникших в ходе исполнения полученных распоряжений и препятствующих их исполнению, может быть предоставлена только в письменной форме с указанием причин их неисполнения.
6.3. Для качественного и оперативного выполнения своих задач департамент маркетинга может осуществлять взаимодействие с другими структурными подразделениями на уровне непосредственных исполнителей в пределах их компетенции, а в случае возникновения разногласий, несоблюдения либо нарушения установленных сроков исполнения – на уровне руководителей соответствующих структурных подразделений.
6.4. Обращение к работникам других структурных подразделений может быть как в письменной, так и в устной форме. Повторное обращение по одному и тому же вопросу в случае его неисполнения, а также взаимодействие по всем возникающим разногласиям допускаются только в письменной форме.
6.5. При обращении в устной либо письменной форме к работникам других структурных подразделений работники департамента маркетинга должны поддерживать существующую иерархию должностей (обращение к вышестоящим должностным лицам департамента маркетинга и департамента продаж и других структурных подразделений осуществляется посредством составления служебной записки на имя своего непосредственного руководителя).
6.6. При обращении в устной либо письменной форме к сотрудникам департамента маркетинга сотрудников других структурных подразделений представители департамента маркетинга обязаны отреагировать в пределах своей компетенции в течение 3 (Трех) рабочих дней со дня обращения в форме, аналогичной форме обращения, либо в письменной форме.
6.7. При территориальной удаленности (филиалы, служебные командировки и пр.) допускается осуществление документооборота, планирования, учета и текущей отчетности, а также ведение деловой переписки посредством почты, в том числе электронной, и факсимильного аппарата. Срок хранения деловой переписки составляет 1 (Один) год, если иные сроки не установлены действующим законодательством РФ.
6.8. Основные взаимосвязи департамента маркетинга и других отделов могут быть представлены следующим образом.
6.8.1. Отдел бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения:
• передает департаменту маркетинга бухгалтерские данные о движении, реализации, запасах продукции; информацию об итогах инвентаризации материально-технических ресурсов; нормативы на представительские, командировочные и рекламные расходы;
• получает от департамента маркетинга отчеты о затратах, произведенных на маркетинговые исследования; расчеты затрат на послепродажное обслуживание продукции; сведения о ценах на материально-технические средства у поставщиков, тарифах на услуги по перевозке, проведению рекламных мероприятий.
6.8.2. Контрольно-кассовая служба:
• передает информацию о наличных средствах, поступивших в кассу на маркетинговые нужды; информацию о выдаче наличных средств из кассы на маркетинговые нужды;
• получает информацию о контрагентах, внесших наличные средства в кассу на маркетинговые нужды; о выдаче наличных средств из кассы другим подразделениям фирмы.
6.8.3. Финансово-экономическая группа:
• передает согласованные сметы расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований; анализ затрат, произведенных за месяц (квартал, год); сведения о кредиторской и дебиторской задолженности; планы продаж на месяц, квартал и год, информацию об ожидаемой маржинальной доходности по фирме; о поступлениях денежных или материальных средств от поставщиков продукции по договорам поставки, дистрибьюторским соглашениям, договорам оказания услуг и маркетинговым договорам; схемы оптимизации бизнес-процессов фирмы, касающихся деятельности департамента маркетинга;
• получает обобщенные данные о спросе на реализуемую продукцию; все необходимые данные о финансовых расходах на маркетинговые и промомероприятия, издательскую и рекламную деятельность; полный пакет сопроводительных документов на доходно-расходную часть бюджета (гарантийные письма, копии договоров, счета, копии расходных и приходных накладных, платежных поручений и т. д.) и порядок, формы и сроки их возмещения; маркетинговые планы поступления и расходования денежных средств; сметы расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта, проведение рекламных кампаний, участие в выставках, ярмарках, выставках-продажах; сведения о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; сведения об условиях работы с клиентами и поставщиками, касающимися деятельности департамента маркетинга (данные по ретро- бонусам, бонусам, необходимым видам перечислений и т. д.).
6.8.4. Департамент материально-технического и документационно-разрешительного обеспечения и безопасности:
• передает оперативные, месячные, квартальные и годовые планы-графики транспортных перевозок продукции, а также материально-технических ресурсов от поставщиков; оперативную информацию о движении транспортных средств по маршруту; расчеты транспортных затрат на доставку;
• получает предложения по изменению текущего маршрута следования транспортного средства; предложения по изменению текущего графика выгрузки продукции у клиента; сведения о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки; заявки на выделение транспортных средств для перевозки продукции, рекламных материалов, оборудования для участия в выставках, ярмарках; данные о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств.
6.8.5. Департамент по организации и обслуживанию клиентов:
• передает информацию о маршрутах движения транспортных средств фирмы; данные о товарах с истекающим сроком годности; информацию о получении товара в виде бонусных поставок, рекламной продукции, товаров для презентаций, выставочных стендов и т. д.;
• получает предложения по изменению маршрутов доставки продукции; информацию о предполагаемом поступлении образцов продукции для презентаций, выставок и т. д.; информацию о предполагаемом
