санкционироваться руководителем предприятия. Предоставление кому-либо временной финансовой помощи, перечисление денежных средств на депозитный счет, погашение кредита и другие подобные платежи должны согласовываться либо с начальником финансового отдела, либо с финансовым директором компании, а при отсутствии указанных работников – с ее руководителем. Возврат покупателю лишних перечисленных денежных средств должен санкционировать начальник отдела продаж, а платеж за приобретенные компьютерные комплектующие – системный администратор, технический директор или другой сотрудник, который отвечает за обслуживание и ремонт компьютерного парка на предприятии.
Без санкции соответствующего должностного лица бухгалтер не должен иметь права проводить ни один платеж (платежи, которые некому санкционировать в силу их специфики, должны утверждаться руководителем предприятия), включая снятие наличных денежных средств в банке.
Бухгалтер ни в коем случае не должен единолично принимать решения о том, с каким поставщиком целесообразнее заключать договор на поставку товара, или какого подрядчика приглашать для ремонта офиса, или на каких условиях (предоплата, отсрочка платежа на 5 или 15 банковских дней и др.) заключать договор с покупателем. Во всех перечисленных случаях бухгалтеру должно предоставляться только право «совещательного голоса». В первом случае решающее слово должно быть за начальником отдела поставок, во втором – за техническим директором, в третьем – за начальником отдела продаж. Если в компании отсутствует кто-то из вышеупомянутых сотрудников, то решающее слово должно быть за директором предприятия.
Бухгалтер не должен единолично принимать решение по поводу расходования наличных денежных средств предприятия: столько-то – Иванову на командировку, столько-то – на хозяйственные расходы, а что останется – на выплату заработной платы. В противном случае ему предоставляется слишком много «места для маневров». Бухгалтер, конечно, должен это планировать, но окончательное решение по каждой конкретной сумме должен принимать руководитель предприятия.
Бухгалтер должен определить основные моменты учетной политики предприятия: порядок оприходования и списания товарно-материальных ценностей, начисление амортизации основных средств и нематериальных активов, учет выручки от реализации товаров (работ, услуг) и др. Однако каждый пункт учетной политики бухгалтер должен понятно и недвусмысленно разъяснить руководителю, после чего тот их утвердит. Не стоит забывать, что именно на этапе построения учетной политики многие недобросовестные бухгалтеры оставляют лазейки для злоупотреблений и мошенничества (особенно это касается списания товарно-материальных ценностей, начисления амортизации основных средств и учета наличных денежных средств).
Многие руководители считают главного бухгалтера своим первым заместителем на все случаи жизни, причем иногда даже утверждают это документально. Стоит ли говорить, насколько опрометчивым является подобное решение! Получается, что при отлучке директора (например, по причине болезни или командировки) вся деятельность предприятия будет полностью зависеть только от одного человека, который, к тому же, еще и распоряжается деньгами компании. Имея такую неограниченную власть над людьми и деньгами, даже порядочный человек может задуматься о том, что такую ситуацию можно направить на свое личное обогащение.
Разработка внутренней отчетности
Чтобы контролировать финансово- экономическое состояние предприятия и оперативно реагировать на возможные вопросы (в том числе связанные с работой бухгалтера), рекомендуется разработать и внедрить в компании систему внутренней отчетности. Характерной особенностью этой системы должно являться то, что у нее будет только один пользователь: руководитель предприятия.
Ежедневно (в конце рабочего дня) бухгалтер должен предоставлять руководителю информацию об основных финансово-экономических показателях деятельности предприятия. Набор этих показателей может быть разным, в зависимости от специфики конкретной компании. В общем случае к этим показателям относятся: остаток денежных средств на счетах предприятия в банках, остаток наличных в кассе компании (как в национальной денежной единице, так и в валюте), сумма дебиторской и кредиторской задолженностей, остаток товара на складах предприятия, стоимость отгруженных за день товарно- материальных ценностей (работ, услуг), стоимость товаров или услуг, полученных за день, сумма поступивших и израсходованных за день денежных средств (отдельно – безналичных и наличных), сумма основных средств и нематериальных активов по остаточной стоимости. К этим показателям необходимо прикладывать расшифрованную копию банковской выписки (при наличии нескольких счетов должны быть предоставлены расшифрованные копии выписок со всех счетов).
В большинстве случаев такого набора достаточно для того, чтобы руководитель мог контролировать состояние активов предприятия и «держать руку на пульсе событий», своевременно реагируя на все «резкие движения» со стороны бухгалтера.
Если вы его поймали...
Итак, предположим, вам удалось узнать, что в бухгалтерии вашего предприятия далеко не все гладко: имеются серьезные нарушения, которые при глубоком изучении вполне могут оказаться фактами воровства, мошенничества и злоупотреблений. Какие же действия следует предпринять в таком случае?
Все зависит от того, какими именно фактами вы располагаете. Если, например, вам удалось уличить бухгалтера в многочисленных злоупотреблениях и хищениях, которые нанесли немалый урон компании, то вполне можно обращаться с заявлением в соответствующие органы с просьбой разобраться в ситуации и наказать виновных.
Перед тем как обратиться с заявлением в правоохранительные органы, рекомендуется предложить бухгалтеру добровольно возместить причиненный ущерб и привести в порядок бухгалтерию. Ведь не исключено, что в процессе проверки откроется то, что вы сами хотели бы утаить. Оптимальный вариант – мирное разрешение конфликта. После того как бухгалтер сообщил вам, что он привел бухгалтерию в порядок, следует провести аудиторскую проверку, выполнить рекомендации аудиторов и незамедлительно уволить бухгалтера.
Однако следует учесть, что правильно оценить ущерб, причиненный предприятию бухгалтером, удается далеко не всегда. Поэтому для этих целей рекомендуется привлечь независимых аудиторов (разумеется, ни в коем случае не тех, которых порекомендует ваш провинившийся бухгалтер).
Если факты мошенничества не подтвердились и обнаруженные в бухгалтерии недостатки являются лишь следствием непрофессионализма бухгалтера, то, разумеется, обращаться в правоохранительные органы не нужно. Однако не стоит забывать, что при проведении налоговой проверки эти нарушения повлекут за собой финансовые санкции. Поэтому в данном случае оптимальным видится такой порядок действий: сначала нужно провести аудиторскую проверку, чтобы четко представлять себе масштабы нарушений и их возможных последствий. После того как ситуация прояснится, следует предложить бухгалтеру добровольно погасить ущерб.
Если бухгалтер согласен добровольно возместить ущерб, то можно даже подумать над тем, увольнять его или нет: судя по всему, человек он честный, а бухгалтера, который не ошибается (особенно если учесть несовершенство отечественного законодательства), найти сложно. Возможно, пусть он сделает выводы из своих ошибок и работает дальше? Но если человек в принципе не годится для работы бухгалтером (путается в элементарных вещах, не может рассчитать заработную плату сотрудников и т. д.), то от него придется избавиться.
Если же бухгалтер отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, то, видимо, вам придется его просто уволить. Привлечь такого работника к ответственности вы можете только с помощью компетентных органов, но следует ли с этим связываться? Зачем вам лишние расспросы, проверки, которые, возможно, выявят много лишнего? Все, что вы можете сделать, если бухгалтер не желает возмещать ущерб, – максимально осложнить ему дальнейшую жизнь.
Во-первых, нужно издать приказ об объявлении бухгалтеру взыскания (выговора, строгого выговора) и сделать соответствующую запись в его трудовой книжке. Во-вторых, за серьезные недостатки в работе этим же приказом можно перевести его на нижестоящую должность (например, с должности главного бухгалтера – на должность помощника экономиста или специалиста по учету топлива), что также зафиксировать в трудовой книжке. В-третьих, следует уволить бухгалтера не по собственному желанию, а за несоответствие
