заключение предприятием крупных, важных бизнес-соглашений;
значительные кадровые изменения.
40. ИНЫЕ ВИДЫ РАБОЧИХ ПР-ДОКУМЕНТОВ
Информационная справка (бэкграунд), в сущности, отражает наиболее важные факты и характеристики объекта ПР: время регистрации организации; учредители; миссия и профиль деятельности; динамика развития; финансовое положение на текущий момент; количество работников; крупные партнеры; достижения, награды и т. д.
Интервью для печати может иметь следующие формы:
1) очное – при личной встрече или по телефону;
2) заочное – когда на заранее поданные в письменном виде вопросы респондент отвечает в письменном виде и отдает журналисту готовые ответы;
3) комбинированное – когда респондент ознакомлен с вопросами до встречи с журналистом;
4) виртуальное – когда журналист получает факты («фактуру») на интересующую тему, на основании которых строит материал в виде интервью, которого на самом деле не было.
Информационный бюллетень
Квартальный информационно-аналитический отчет призван: показать открытость организации; • осветить изменения за квартал в положении на рынке или в политике; • описать внутрикорпоративные события; • показать изменения во внешних связях; • проанализировать причины тех или иных изменений.
Биографическая справка предназначается для информирования заинтересованных аудиторий в биографии политиков, администраторов, топ-менеджеров и ведущих специалистов организации. Чаще всего такие справки выпускают по поводу новых назначений в руководящих структурах.
Статья-опровержение по определению призвана ликвидировать последствия проблемных и кризисных ситуаций, а также недобросовестной конкурентной борьбы. Очень часто такие опровержения приходится выпускать по поводу «черного пиара», в котором используются искаженные факты либо тенденциозный подбор негативной информации из личных биографий и истории корпорации, а также подтасовки и распускание слухов, вредящих имиджу предположений и домыслов, и т. д.
Приглашение на ПР-мероприятие – документ, который распространяют заранее (бывает, что за несколько месяцев), содержащий приглашение на выставку, пресс-конференцию, презентацию, юбилейное торжество, день открытых дверей и пр. В нем содержится личное обращение (желательно), дата, время и место проведения, повод для акции, ее программа, список участников, основные выступающие, информационные материалы, которые получат приглашенные, сведения об аккредитации журналистов.
Медиа-кит (пресс-кит) – набор, комплект, пакет для СМИ. Содержит: пресс-релиз, бэкграунд, биографию, фото, видео– или аудиокассету, факт-лист с таблицами, схемами, рисунками, графиками, материалы с выступлениями участников конференции и т. п.
Фотоподборки и фоторепортажи являются важными документами, подтверждающими то или иное событие и факт.
41. ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ
Пресс-конференция – это ПР-мероприятие, целью которого является прямой личный контакт объекта паблик рилейшнз с представителями СМИ для демонстраций чего-то или кого-то и ответов на вопросы.
Пресс-конференция пройдет эффективнее, если ее организация будет отвечать ряду правил.
1. Пресс-конференция более полезна в тех случаях, когда необходимо продемонстрировать какие-то образцы, объекты, представить личности (в этом она бывает сходна с презентацией). Либо в том случае, когда речь идет о важной теме, по которой у присутствующих журналистов могут возникнуть вопросы.
2. Пресс-конференции также дают прекрасную возможность для передачи фоновой информации «неофициально». Если предупредить журналистов, что эта информация «неофициальная», то она скорее попадет в эфир и печать.
3. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально.
4. Первое приглашение на пресс-конференцию, как правило, высылают за неделю. Второе – за два дня до пресс-конференции. Не позднее чем за сутки до пресс-конфренции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ, во всяком случае ключевых.
5. Нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким- нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати.
6. Необходимо особо договариваться с ежемесячными изданиями, поскольку работа над ними начинается за несколько месяцев до выхода.
7. Расположенный за спинами «президиума» большой логотип организатора пресс-конференции увеличит эффект от нее, особенно если материал о ней пойдет на ТВ.
8. Планируемая продолжительность пресс-конференции – 30–60 мин. Более короткая пресс- конференция (от 15 до 30 мин) называется оперативным брифингом. Его лучше проводить стоя, не рассаживая журналистов, как и ньюсмейкеров.
Для определения эффективности цикла мероприятий вокруг пресс-конференции осуществляют пресс- клиппинг – контроль и анализ вышедших в СМИ материалов.
42. ВИДЫ РАБОЧИХ МЕРОПРИЯТИЙ
Посещение объектов
Когда речь идет о крупном событии, приглашения, как правило, направляют центральным, местным, отраслевым и техническим изданиям, радио– и телекомпаниям.
Бесплатный проезд обеспечивать необязательно, но при посещении промышленных объектов это обычно делается.
В приглашении нужно оговорить крайний срок, когда надо сообщить ответ. После того как приглашения будут приняты, их следует подтвердить. Дело в том, что организаторы должны подготовить для гостей соответствующее количество мест в конференц-зале, в транспорте, в гостиницах, столовых приборов и мест, а также раздаточных информационных материалов.
В производственном помещении надо поставить микрофоны в одном или нескольких местах. Гидов можно также обеспечить мегафонами или другими простыми приспособлениями.
У гидов должны быть значки с именами, чтобы их легко можно было определить.
Папки с материалами можно раздать в начале или в конце экскурсии.
Внутренние газеты. Многотиражки.
Этот инструмент внутренних ПР был к нам завезен вместе с американскими технологиями в 30-е гг., в эпоху индустриализации. Другое дело, что в наших газетах пошел перекос в сторону общих мест партийной идеологии в ущерб актуальным проблемам коллективов.
Главной задачей многотиражки для внутреннего использования является создание в коллективе чувства единой семьи, укрепление доверия к руководству; разъяснение политики организации; привлечение работников к сотрудничеству с администрацией; пробуждение у них интереса к делам организации.
Для пользы организации необходимо предоставлять место для высказываний сотрудниками критических замечаний как к администрации, так и ко всему коллективу.
Многотиражки для внешнего использования должны отличаться тематикой, интересной клиентам предприятия, и более высоким качеством бумаги и полиграфии.
Практика показывает, что лучше всего иметь в активе три-четыре типографии и поручать им работу в соответствии с их возможностями и специализацией. Ни в коем случае не принимайте плохую работу типографии. Внимательно изучите сигнальные экземпляры. Если обнаружите серьезные ошибки или брак, потребуйте их исправления.
