Что же следует иметь в виду, работая над текстом речи?
Краткость. Длинные выступления (от 30 до 60 минут) ушли в прошлое. Теперь даже на очень серьезных научных конференциях, где встречаются ученые с мировым именем, или на бизнес- встречах с участием крупнейших представителей этого мира отдельный выступающий не занимает время аудитории долее чем на 15–20 минут. За счет чего достигается эта краткость? Прежде всего за счет того, что оратор не затрагивает много разных, хотя и связанных между собой тем, не цитирует классиков, «не растекается по древу», а выбирает лишь одну тему, особенно в тех случаях, когда эта тема нова и сложна для аудитории.
Контакт с аудиторией. В тексте должна быть заложена основа доверительного отношения со стороны слушающих к тому, о чем вы говорите. Не давайте аудитории возможности потерять основную мысль вашего выступления, развивайте ее за счет доказательных деталей и повторов наиболее ярких моментов речи. Последнее очень часто используют ораторы во время политических дебатов и предвыборных кампаний.
Юмор. Он, конечно, оживляет вашу речь, но ни в коем случае ваше выступление не должно задеть или обидеть какую-либо часть вашей аудитории. Пользуйтесь этим приемом осторожно. Помните, что юмор носит очень личностный характер, писать текст с элементами юмора для другого нелегко и довольно ответственно.
Хорошее построение речи. Удачное вступление, последовательное, доказательное и логически обоснованное изложение центрального вопроса и заключение, показывающее глубокую убежденность оратора в правильности занимаемой им позиции, – три момента, о которых необходимо помнить, работая над текстом выступления.
И еще несколько слов о структуре и построении устного PR-обращения.
Вступительная часть. В ней всегда раскрывается тема и перечисляются конкретные вопросы, которые будут затронуты в выступлении.
Основная идея излагается в логически упорядоченном виде с привлечением примеров и доказательств. Если информация сложная, используйте визуальные материалы.
В выводах повторите основные положения выступления. В каждом конкретном случае при составлении текста выступления нужно также дополнительно учитывать много разных параметров:
• место, время, состав аудитории;
• цель выступления – информировать, убедить, поздравить или развлечь. Но какова бы ни была цель выступления, всегда пишите «для уха», а не «для глаз». Главным правилом для этого является использование коротких фраз. Длинные периоды с придаточными предложениями и причастными оборотами делают речь тяжелой и очень трудной для восприятия на слух.
Дополнительные рекомендации:
• при выступлении имейте перед глазами текст вашего выступления даже в том случае, если вы не намерены его зачитывать. Между прочим, в последнее время на конференциях с большим числом докладов все чаще рекомендуется именно зачитывать доклады, поскольку это в значительной мере содействует соблюдению регламента;
• не переполняйте свою речь излишним использованием статистики и специальной терминологии;
• планируйте свое выступление на 10–15 минут.
Ниже приводится текст выступления, подготовленный для произнесения на встрече с потенциальными клиентами организации. Документ подготовлен специалистом по связям с общественностью, но он еще не получил одобрения лица, которое будет выступать на этой встрече, поэтому документ не имеет личной подписи. И вообще, следует иметь в виду, что тексты речей, включаемые, например, в пресс-кит, никогда не имеют личной подписи лица, выступающего с этой речью.
Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами
Уважаемые господа!
Позвольте представить вашему вниманию Информационный центр «МЕНТОР» – региональный центр Общероссийской сети распространения правовой информационной системы «КонсультантПлюс» в Санкт-Петербурге.
Мы работаем в городе с 1992 г. и оказываем правовую поддержку организациям Санкт-Петербурга и Ленинградской области – мы всегда готовы прийти вам на помощь во всем, что касается бухгалтерского учета, налогообложения, хозяйственной деятельности и юридических вопросов в организации.
Мы занимаемся…………………………………………………
Мы проводим ежеквартальные семинары…………………………………….
Мы активно развиваемся и всегда рады сотрудничеству с профессионалами.
_______________________________________________________________
Глава 4
Контролируемые организацией PR-материалы, предназначенные для внутренней аудитории
Правильно налаженная программа внутренней коммуникации в организации требует регулярного внимания и участия в ней руководства и штатных сотрудников для ее реализации, определенных и достаточных средств, отводимых на ее осуществление, продуманных методов оценки ее эффективности. Особое значение внутренняя коммуникация приобретает в крупных организациях как в бизнесе, так и в государственном секторе, поскольку зачастую подведомственные отделы могут находиться не только в разных частях города, но и в разных концах страны. Видов таких коммуникационных материалов достаточно много, и от организации зависит, какие именно из них окажутся наиболее востребованными в каждом отдельном случае. Ниже будут рассмотрены только виды письменных материалов, создаваемых организацией с определенной периодичностью.
Отчет
Один и тот же отчет может быть предназначен одновременно как для внутренней, так и для широкой внешней общественности; но, как правило, отчет составляется с конкретной целью и предназначается определенной целевой аудитории.
Прежде всего это отчеты, связанные с так называемыми календарными датами (ежегодный, квартальный, месячный отчеты), или отчеты по окончании проекта либо определенных его этапов, выполняемых всей организацией по заказу партнера или клиента. Составление любого отчета – серьезная и кропотливая работа, включающая как результаты производственной, научной или общественной деятельности организации, так и данные по результатам финансовой деятельности. В составлении такого отчета принимают участие либо все отделы организации (по сбору данных, отбору фотографий, таблиц, диаграмм и другого иллюстративного материала), либо конкретный отдел организации, являющийся ответственным исполнителем по определенному проекту.
Специалиста по связям с общественностью могут пригласить для составления единого документа на основе всех материалов и фактов, собранных разными отделами и составленных разными авторами. Он начинает свою работу с внимательного ознакомления с этими материалами, а затем предлагает вариант или несколько вариантов макета расположения материалов для законченного документа. Он также занимается работой по приданию документу вида цельного единого документа с точки зрения языка и стиля. Вся его работа проходит в процессе постоянных консультаций с главным менеджером или лицом, отвечающим за данный проект.
Каковы бы ни были цели составления отчета, его адресная ориентация или количество исполнителей, существуют некие общие правила внешнего оформления отчета, и этих правил рекомендуется строго придерживаться. Вот основные части любого отчета:
1. Титульный лист. На нем указываются название отчета, имя и должность составителя/составителей отчета, а также адрес организации, дата составления.
2. За титульным листом обычно следует оглавление с перечнем всех разделов, содержащихся в отчете, списки прилагаемых таблиц, диаграмм, фотографий и рисунков. Страницы с этими данными в отчетах помечаются римскими цифрами (II, III, IV и т. д.), при этом, хотя титульный лист и входит в это число, цифра I на нем не ставится.
