• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа.
При необходимости бланк имеет ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле.
Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов, возможно, конкретизировать в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили государственному стандарту.
1.4. Номенклатура дел
Номенклатура дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работает организация (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы – картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов.
Согласно требованиям подраздела 3.4 Основных правил работы архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.
Содержание номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов:
1) индекс дела;
2) заголовок дела;
3) количество единиц хранения;
4) срок хранения и номер статьи по перечню;
5) примечание.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 02–03, где 02 – обозначение структурного подразделения (отдел кадров), 03 – порядковый номер дела по номенклатуре (приказы по личному составу).
В графе 2 номенклатуры дел показываются заголовки дел.
Например, для отдела кадров заголовки дел могут идти в следующей последовательности.
Приказы и инструкции вышестоящей организации по кадрам.
Штатные расписания.
Приказы по личному составу.
Годовой план работы отдела.
Годовой отчет о работе отдела.
Годовой статистический отчет о движении кадров.
Личные карточки работников (форма № Т-2) и т. д.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дел.
В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т. д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.
Приведем примерную форму номенклатуры дел кадровой службы в организации.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.
Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
2. Кадровое делопроизводство
2.1. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников
Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров.
Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать его форму самостоятельно.
Обложка журнала может выглядеть примерно так:
На лицевой стороне журнала указываются дата начала его ведения и порядковый номер данного журнала. Графы на последующих страницах должны давать возможность отразить в них требуемые сведения.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, поэтому:
1) журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации или
2) листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:
Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать
