Например, диктуйте секретарю сразу все письма, которые вам необходимо отправить. Записывайте сразу все свои деловые предложения и соображения. Очень хорошо прочитывать сразу всю свою корреспонденцию и подсчитывать сразу все расходы. Пишите за раз все необходимые отчеты. Если вы начальник, подписывайте сразу все бумаги, которые этого требуют. Кроме того, проводите все ранее запланированные телефонные разговоры с клиентами один за другим.
Эксперты по эффективности подсчитали, что если делать десять однотипных дел подряд, к десятому вы будете работать гораздо эффективнее. Вы будете действовать так эффективно, что выполнение последнего задания займет у вас только 20 % времени, израсходованного на выполнение первого. Группирование однотипных дел является очень действенной привычкой для развития персональной продуктивности.
Работайте лучше
Шестое: вам будет очень полезна привычка постоянно совершенствовать выполнение своей главной работы. В этом заключается едва ли не самый эффективный принцип управления временем. Чем лучше вы делаете свою работу, тем больше успеваете сделать за более короткий период времени. Иногда совершенствование одного важного умения может иметь множественный эффект, который увеличит продуктивность во многих других сферах.
Например, если вы не знаете, как правильно и быстро набирать текст на клавиатуре компьютера, то используете 'метод тыка'. Вы печатаете двумя пальцами, подолгу отыскивая каждую букву. При этом неважно, как долго вы имеете дело с клавиатурой, — вы все равно можете набирать не более пяти-восьми слов в минуту.
Однако если вы решите освоить слепой десятипаль-цевый набор, то сможете воспользоваться для этого одной из популярных обучающих программ. Занимаясь по 20–30 минут в день, вы уже через 90 дней будете печатать от 50-ти до 80-ти слов в минуту. Тем самым вы увеличите продуктивность, качество и результат вашей работы до 1000 %. К тому же, перед вами откроется целый мир интернета. Вот на что способно одно простое умение, которому может научиться каждый!
Какое умение из тех, что вы можете освоить, могло бы помочь вам использовать другие умения более эффективно? Какое превосходно развитое умение могло бы оптимально повлиять на ваши карьеру и доход? Что вы можете сделать, начиная прямо с сегодняшнего дня, для его развития? Каким бы оно ни было, сделайте его своей целью, разработайте план его достижения и начинайте ежедневно работать над ним. В конце концов, вы должны овладеть этим умением в полной мере, сделав его частью своей личности.
Польза подготовки
Пару лет назад исполнительный вице-президент крупной компании попросил меня провести для сотрудников тренинг по стратегическому планированию. Как выяснилось из разговора с этим человеком, компанией руководил весьма своевольный и властный президент. Этот человек вмешивался в любые деловые дискуссии и подавлял всех, практически не признавая мнения других сотрудников. Как результат, люди были деморализованы, а у компании было нестабильное положение на рынке.
Для президента и команды старших менеджеров я должен был появиться на ежегодном деловом собрании в качестве 'сюрприза'. И если бы мое выступление оказалось неудачным, последствия для компании могли быть весьма и весьма серьезными. Поэтому я попросил прислать мне планы, повестки дня и отчеты предыдущих собраний, получив в ответ около 200 страниц материалов. Объем информации, которую нужно было обработать, казался просто огромным.
Тем не менее, я решил, что выполню эту работу хорошо. Я взялся за дело и 12 часов подряд читал, изучал отчеты о прошлых собраниях и делал пометки на полях. Я обратил внимание, что президент этой компании, настаивая на своей точке зрения, постоянно цитировал Питера Друкера и Тома Питерса. К счастью, я был очень хорошо знаком с работами этих экспертов по менеджменту.
И вот настал день собрания. Все сотрудники расположились вокруг стола в форме латинской буквы U. Исполнительный вице-президент (который пригласил меня) представил меня коллективу и сказал, что пригласил меня для помощи в решении проблем. Все сразу же переглянулись, посмотрели на президента, а затем с интересом повернулись ко мне. В комнате воцарилась напряженная тишина.
Момент истины
Я встал и поблагодарил за приглашение. Я сказал, что тщательно изучил их проблемы и ознакомился с протоколами предыдущих собраний. При этом к каждому сотруднику я обращался по имени, поскольку заранее специально запомнил их имена и должности. В конце концов, я прямо посмотрел на президента, который как раз вставал из-за стола, чтобы вмешаться в мою речь и сказал ему: 'Я всегда был большим поклонником Питера Друкера и Тома Питерса'.
Президент застыл с открытым ртом и посмотрел на меня с изумлением. Затем я быстро упомянул несколько книг каждого автора, которые заранее проштудировал. В комнате стало очень тихо, так как все ожидали реакции президента. Он сел на место и сказал: 'Великолепно! Можете продолжать'.
Итог этого собрания, как и всех последующих, был весьма продуктивным. Мы достигли огромных успехов в формулировке нового стратегического плана компании. Напряжение и давление, которые разрушали коллектив, совершенно исчезли. Каждый сотрудник стал чувствовать себя уверенно и свободно, а весь коллектив стал более сплоченным и продуктивным. Впоследствии несколько менеджеров признались мне: 'Мы думаем, что вы тогда спасли нашу компанию'.
Так вот, ключевым словом во всей этой истории является подготовка. Всякий раз, когда я думаю о времени и усилиях, необходимых для подготовки к любому выступлению или семинару, я вспоминаю этот случай. Вспомнив же, я немедленно соглашаюсь с пользой как можно более тщательной подготовки к предстоящему мероприятию.
Готовьтесь к работе
И, наконец, седьмая привычка, позволяющая добиться в жизни большего и увеличить рентабельность времени, вложенного в то или иное дело. Вам следует взять себе за правило тщательно готовиться к каждому собранию, встрече и интервью, как внутри вашей компании, так и вне ее. Хотя перед встречей такая подготовка и будет занимать некоторое время, впоследствии она поможет значительно его сэкономить.
Покупатели всегда замечают, когда продавец основательно подготовлен к разговору с ними. Судьи всегда понимают, когда адвокат тщательно подготовился к судебному процессу. Потенциальный работодатель всегда знает, когда претендент пришел на собеседование подготовленным. Выработайте в себе привычку готовиться дома к встрече любой важности и мысленно раскладывать по полочкам все моменты будущего события. Иногда хорошая подготовка становится решающим фактором, позволяющим произвести впечатление и добиться успеха.
Слово, которого нет
Не так давно мне довелось готовиться к даче показаний во время одного громкого судебного процесса в Лос-Анджелесе. Подойдя к делу ответственно, я первым делом встретился со старшим адвокатом и провел за беседой с ним несколько часов. В конце разговора он дал мне пухлую папку, полную
