вручную. В меню Документы перечислены все документы, которые можно оформить в программе. Названия некоторых из них полностью совпадают с названиями первичных бухгалтерских документов (приходный и расходный кассовые ордера, счет, авансовый отчет), другие не имеют аналогичных первичных бухгалтерских форм, являются «придумкой» фирмы «1С», но с помощью этих документов легко оформить бухгалтерскую операцию. Для создания нового документа выберите его название в раскрывающемся подменю и заполните необходимые поля открывшейся формы.
После оформления документ надо сохранить. При сохранении документа появляется диалоговое окно с вопросом, следует ли провести документ. В зависимости от ответа производится или не производится проводка документа.
Документ сохраняется в журнале операций и в одном из журналов документов (табл. 14.1).
Таблица 14.1. Распределение документов по журналам
По документу будут сформированы проводки, если при сохранении документа вы подтвердите это в диалоговом окне. Проводки по документу фиксируются в журнале проводок.
Каким образом проверить наличие проводок? Можно открыть журнал проводок и просмотреть проводки там или открыть журнал операций (команда Журналы → Журнал операций) и выбрать команду Действия → Показывать проводки. В нижней части окна будут показаны проводки выбранной вами операции.
Провести документ можно позже, открыв его в журнале операций. Для проводки можно также воспользоваться режимом обработки документов (Сервис → Обработка документов) и провести однотипные документы или документы за определенный промежуток времени.
Чтобы распечатать документ, щелкните на кнопке Печать в окне документа, а затем выберите команду Файл → Печать.
Таким образом, при оформлении документа придерживайтесь следующей последовательности действий:
1. Откройте документ.
2. Внесите данные в поля формы документа.
3. Сохраните документ.
4. Ответьте на вопрос о его проведении.
5. При необходимости убедитесь, что документ действительно сохранен в журнале операций и в соответствующем журнале документов.
Перепроведение документа
Проведенный документ помечается в журнале галочкой. Для изменения содержания документа откройте его в журнале двойным щелчком. В проведенном документе нельзя изменить дату. Для изменения даты надо сделать документ непроведенным.
Проделайте следующее:
1. Выберите документ в журнале.
2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сделать не проведенным.
3. Галочка, сообщающая о проведении документа, снимается. Откройте документ и измените дату.
Задание 1
Оформите приходный кассовый ордер. Содержание операции – «Получено с расчетного счета»:
1. Откройте форму нового документа командой Документы → Приходный кассовый ордер.
2. В поле Корр. счет (корреспондирующий счет) укажите 51 (получено с расчетного счета) – это счет, который корреспондируется в операции «Получено с расчетного счета» со счетом 50 (касса).
3. Введите сумму, заполните остальные поля документа. В поле Основание по данной проводке внесите
Рис. 14.1. Приходный кассовый ордер
4. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.
5. Проведите документ.
В журнале операций появится запись Приходный кассовый ордер (рис. 14.2). Проводка по документу, сформированная в журнале проводок: дебет 50.1, кредит 51 – также отражается в журнале операций. Документ будет также зафиксирован в журнале Касса (рис. 14.3). Этот журнал открывается автоматически после сохранения документа.
Рис. 14.3. Журнал Касса
Работа с журналами
Все журналы, которые можно открыть и использовать в программе, находятся в строке меню Журналы. Журналы – это аналог бухгалтерских журналов операций и документов. В программе есть несколько журналов:
• журнал операций;
• журнал проводок;
• общий журнал;
• касса;
• банк;
• товары, реализация;
• учет материалов;
• учет товаров и т. д.
Все журналы имеют вид таблицы. Записи о документе или операции выглядят как строки в журнале. Записи с более ранней датой находятся в начале таблицы, с более поздней – в конце. По графам таблицы можно перемещаться, используя мышь и клавиши управления курсором. Клавиша Home быстро перемещает курсор в начало таблицы, End – в конец.Примечание
Установка значения интервала по умолчанию производится командой Сервис → Параметры, вкладка Журналы.
В журналах фиксируются все документы, но не всегда они все выводятся на экран. Это зависит от выбранного промежутка времени, который указан в заголовке окна журнала. Чтобы изменить этот промежуток, щелкните на кнопке Интервал на панели инструментов открытого журнала.
Для просмотра проводок операции или документа в полном объеме нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на строке с записью. Можно добавлять записи в журнал, копировать, помечать на удаление:
• Для добавления новой записи в любой журнал используется кнопка Ввод новой строки на панели инструментов журнала или клавиша Insert.
• Для копирования записи используется кнопка Копировать строку на панели инструментов журнала или клавиша F9.
• Для пометки на удаление можно использовать клавишу Delete или кнопку Пометить на удаление на панели инструментов.
Начинающим пользователям наиболее удобно работать в журнале операций, так как в нем отражаются все документы: и которые формируют проводки, и которые проводок не формируют, например доверенность или счет. Это происходит потому, что по умолчанию включен режим Все документы включать в журнал операций. Настройка режима производится в окне, которое можно открыть командой Сервис → Общая настройка.
Понятие операции
Откройте журнал операций. Для добавления в журнал новой операции используется кнопка Ввод новой строки на панели инструментов журнала. При щелчке на этой кнопке открывается окно Операция – Новая. Познакомимся с этим объектом программы.
Окно открытой операции представляет собой таблицу, состоящую из нескольких граф. Перемещение по графам производится с помощью мыши или клавиши Tab. В графах таблицы показаны дебет и кредит проводки операции, субконто дебета и кредита, сумма проводки. В графу Содержание проводки вводится содержание проводки, в поле Содержание – содержание операции (операция может включать несколько проводок). Графа Сумма может заполняться бухгалтером или рассчитываться автоматически в зависимости от настройки программы.
Примечание
Настройка автоматического заполнения графы Сумма производится в окне Настройка параметров системы (команда Сервис → Параметры, вкладка Операция).
Если необходимо исправить данные в окне Операция, дважды щелкните в графе, которую надо изменить. При этом в графе появляется курсор, и она становится доступной для редактирования. Внесите необходимые изменения и нажмите клавишу Enter для сохранения изменений в графе.
Кнопка ОК сохраняет введенные проводки и закрывает окно.
Кнопка Записать сохраняет запись, но окно при этом не закрывается.
Кнопка Закрыть закрывает окно.
Ввод новой операции
Добавим новую проводку в журнал операций. Допустим, требуется ввести проводку «Оприходованы материалы» (дебет счета 10.1, кредит – 60.1).
1. Щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов открытого журнала или выберите команду Действие → Новый. Можно также нажать клавишу Insert. Откроется окно Операция – Новая.
2. Измените, если нужно, дату операции, введите содержание операции и сумму. Номер операции назначается программой автоматически.
3. Щелкните в графе Дт (дебет проводки) и введите дебет проводки (дебет счета – 10.1). Удобнее всего набрать номер счета на клавиатуре, хотя можно щелкнуть на кнопке рядом с графой и выбрать счет из плана счетов.
4. Нажмите клавишу Enter, чтобы закончить редактирование графы.
Совет
Если при вводе счета была допущена ошибка, повторите ввод, предварительно поместив курсор в крайнюю левую позицию окна (используйте для этого, например, клавишу Backspace).
5. Если по счету ведется аналитический учет, программа предложит выбрать субконто счета (в нашем примере это конкретный материал из справочника Материалы). Для этого щелкните на кнопке выбора в поле СубконтоДт.
6. Выберите склад, на
