Компьютер для бухгалтера

штатном расписании. Штатная расстановка организаций выводит фамилии сотрудников, занимающих штатные должности.

Отчеты можно найти в меню Кадровый учет → Штатное расписание.

Глава 33 Учет кадров

В этой главе будут рассмотрены документы, с помощью которых производится учет кадров на предприятии. Это Прием на работу, Кадровое перемещение и Увольнение. В программе есть возможность вести график отпусков, анализировать использование отпусков.

• Команды меню Кадровый учет

• Создание списка физических лиц

• Оформление приема на работу

• Работники предприятия

• Оформление кадровых перемещений

• Графики отпусков

• Отсутствие на работе

• Возврат на работу

• Прием внешнего совместителя

• Увольнение сотрудников

• Оформление личных карточек по форме Т- 2

• Персонифицированный учет

Команды меню Кадровый учет

Работу по учету кадров удобнее всего выполнять при включенном интерфейсе Кадровый учет организаций. В этой главе все команды меню мы будем проводить именно для данного интерфейса.

Остановимся подробнее на некоторых командах меню Кадровый учет:

• Физические лица – открывается список физических лиц, являющихся кандидатами или сотрудниками предприятия.

• Работники – открывается список работников предприятия.

• Журнал кадровых документов – открывается журнал, в котором хранятся документы по приему на работу, документы по увольнению, кадровые перемещения.

• Журнал документов отклонений – фиксируются отпуска сотрудников предприятия.

• Прием на работу – открывается журнал, в котором хранятся документы о приеме на работу.

• Кадровое перемещение – фиксируются документы по перемещению персонала.

• Трудовые договора – открывается журнал трудовых договоров сотрудников командировок.

• Отпуска – открывается журнал учета отпусков.

• Личная карточка Т-2 – формируется личная карточка сотрудника.

• Увольнение – открывается журнал с документами об увольнении сотрудников.

Как видно из перечисленного набора команд, все необходимые справочные сведения, журналы документов и сами документы, а также необходимые при учете кадров отчеты собраны в одном меню.

Создание списка физических лиц

Внесем данные о предполагаемых сотрудниках предприятия в справочник Физические лица, выбрав для этого команду Учет кадров → Физические лица (рис. 33.1).

Рис. 33.1. Справочник Физические лица

Справочник может содержать группы, например, Кандидаты и Работающие. Чтобы просмотреть содержимое группы, дважды щелкните на изображении папки. Новую группу можно создать с помощью кнопки Новая группа на панели инструментов:

1. Добавим запись в справочник Физические лица. Щелкните на кнопке Добавить или воспользуйтесь командой Действия → Добавить на панели инструментов. В поле Имя введите фамилию, имя и отчество физического лица. После щелчка на клавише Enter эти данные попадут в поле ФИО.

2. На вкладке Общие введите дату рождения, пол, место рождения, индивидуальные данные налогоплательщика, контактную информацию (рис. 33.2). На вкладке Дополнительные вносятся сведения о родственниках, данные воинского учета, информация о владении языками, вводится название учебного заведения, которое окончил сотрудник. Есть возможность вставить фотографию сотрудника. Для этого предусмотрено специальное поле в правой части окна. С помощью кнопки Печать можно распечатать введенные сведения.

Рис. 33.2. Ввод данных о физическом лице

Оформление приема на работу

Оформление приема на работу осуществляется с помощью документа Прием на работу в организацию в окне журнала Прием на работу на предприятие (рис. 33.3), который открывается командой Учет кадров → Прием на работу в организацию.

Рис. 33.3. Журнал приема на работу

Откройте журнал и щелкните на кнопке Добавить. Открывается окно документа. Выберите организацию, в которую производится прием на работу. При необходимости укажите ответственного исполнителя документа. В поле Вид занятости выберите вид занятости принимаемого сотрудника: Основное место работы, Совместительство, Внутреннее совместительство. В один день на предприятие могут быть приняты несколько сотрудников, поэтому в документе может быть несколько фамилий. Для добавления новой фамилии используйте кнопку Добавить в форме документа (рис. 33.4).

Рис. 33.4. Документ Прием на работу

Введите табельный номер, фамилию сотрудника, выберите подразделение, должность, дату приема. В поле Испытательный срок укажите испытательный срок в месяцах.

В поле Форма отплаты с помощью кнопки Выбор выбирается форма оплаты труда работника. Укажите график работы. Сохраните запись, нажав ОК. Сразу распечатать приказ можно, щелкнув на кнопке Форма Т-1, для выбора других печатных форм используется кнопка Печать.

Задание 1

Оформите на работу штатного сотрудника Андреева А. А. на должность экспедитора в транспортный цех. Сотрудник будет работать по основному графику, оклад 9000 р.

Работники предприятия

Сотрудники, принятые на работу в организацию, фиксируются в справочнике Работники организации (рис. 33.5). Записи в этом справочнике можно открыть двойным щелчком и внести в справочник все недостающие сведения о сотруднике.

Рис. 33.5. Справочник Работники организации

Оформление кадровых перемещений

Все текущие документы, связанные с кадровым делопроизводством, фиксируются в журнале Состояние сотрудников организации. В нем отражаются сведения о состоянии работника (рис. 33.6): работает ли в настоящий момент, находится в отпуске или уволен. В журнале хранятся сведения о сотрудниках всех организаций, входящих в состав фирмы. Кнопка Изменить состояние на панели инструментов позволяет ввести документы отклонений (отпуск, увольнение).

Рис. 33.6. Регистр Состояние сотрудников организации

Кадровые перемещения, изменения в окладах сотрудников вносятся в программе с помощью документа Кадровое перемещение. Открыть документ можно из журнала Кадровые перемещения (рис. 33.7).

Рис. 33.7. Окно журнала Кадровые перемещения организации

Для открытия журнала используется команда Учет кадров → Кадровые изменения. Строки в журнале – это хранящиеся в нем документы. Дважды щелкните в окне журнала на строке с записью, открывается документ. Новый документ добавляется в журнал с помощью кнопки Добавить.

В документе, показанном на рис. 33.8, оформляется перевод сотрудников в юридический отдел организации Представительство по продажам квартир.

Рис. 33.8. Документ Кадровое перемещение, открытый для просмотра

Документ позволяет также провести индексацию заработка сотрудников. Для этого установите флажок в поле Индексация заработка с коэффициентом и введите этот коэффициент.

Графики отпусков

Для рациональной организации трудового процесса и учета отпусков сотрудников предприятия составляется график отпусков. Графики отпусков хранятся в журнале График отпусков. В программе предусмотрена также возможность учета использования отпусков. Отчет по использованию отпусков в наглядном виде покажет, как исполнялся график отпусков сотрудниками.

Для выбора журнала, в котором хранится график отпусков, выберите команду Учет кадров → Отпуска → Графики отпусков.

Дважды щелкните на строке с записью в журнале. Документ может выглядеть так, как показано на рис. 33.9. В документе выбирается сотрудник, указывается номер приказа о приеме на работу, вносятся даты начала и окончания отпуска. Документ имеет печатную форму. В отпуск могут быть отпущены несколько сотрудников, новая запись выбирается с помощью кнопки Добавить. Сохраните оформленный документ щелчком на кнопке ОК.

Рис. 33.9. График отпусков

Новый документ в журнал График отпусков добавляется с помощью кнопки Добавить. Добавим запись в журнал. То, что должно получиться, показано на рис. 33.10.

Рис. 33.10. Добавление нового документа

Использование отпусков

Отпуска сотрудников фиксируются в журнале Отпуска организации, который открывается командой Кадровый учет → Занятость → Отпуска (рис. 33.11).

Рис. 33.11. Журнал отпусков организации

Просмотреть уже имеющиеся записи можно, дважды щелкнув на строке с записью (рис. 33.12).

Рис. 33.12. Документ Отпуска организации, открытый для просмотра

Для добавления сведений об отпуске в окне журнала выберите команду Действия → Добавить. В документ подбираются сотрудник, приказ о его приеме на работу, вид отпуска и период предоставления отпуска по графику (рис. 33.13). Если составлялся график отпусков, то удобно воспользоваться кнопкой Заполнить. Щелкните на кнопке и подтвердите