билдингу», исчезают сами собой, поскольку очищается нервная система всего организма. Организация поднимается еще на одну ступеньку вверх по пищевой цепочке цивилизации.
Кстати…
– Есть ли в вашей жизни то, на что вы не любите реагировать? Чего вам будет стоить попытка разобраться с этим?
– Какому средству связи люди больше доверяют при общении с вами? Почему?
31. Ваша система хороша настолько, насколько хорошо ее слабейшее звено
Ценность персональной управленческой системы состоит в том, что она позволяет высвободить ресурсы для сознательной и продуктивной работы, но только в том случае, если психика доверяет методам поддержки, обеспечиваемой этой системой. Если такая поддержка непостоянна, пользы от нее мало. Когда часовой покидает свой пост, его место всегда занимает командир. Если никто не отвечает за чистоту туалетов, в итоге этим должен будет заняться генеральный директор. Система не спасет от напряжения, если не будет эффективно работать. Вообще-то модную систему создать несложно (в теории, на компьютере, в ходе семинара), но сработает ли она, к примеру, когда вы простудитесь и будете выбиты из колеи? Реальные системы обязаны иметь запас прочности, чтобы противостоять самой суровой действительности, а нам при этом должно казаться, что они работают без нашего вмешательства.
Возбуждение нервной системы
Состояние центральной нервной системы любой организации отражает ее самое слабое звено. Если один из членов команды по две недели не отвечает на входящие письма, снижается восприимчивость и эффективность всей группы. Там, где люди реагируют на письма в течение нескольких часов, производительность труда, как правило, высока. А на ворох бесцельных сообщений в виде электронного мусора, получаемого от коллег, жалуется обычно тот, кто сам их больше всего рассылает. Фатальная негибкость системы воспроизводит сама себя.
В такой среде взаимодействие становится трудным и неуклюжим. Чтобы пробиться сквозь бессмысленный «шум», другим людям приходится повышать «уровень громкости» своих сообщений. Но неоправданно высокая громкость и псевдосрочность на деле создают атмосферу запоздалого реагирования, а уровень корпоративной культуры в такой организации оказывается на краю пропасти. Компания становится одновременно и неповоротливой, и гиперреактивной. Важнейшие инициативы по изменению стратегии озвучиваются на одном берегу болота, но не доходят до другого. Процветает пустая переписка, а общение начинает походить на волчий вой под луной.
Выстроить удобный и активный обмен информацией очень трудно. Но если вы сделаете это, то сможете пользоваться им без лишних раздумий.
Однако по другую сторону баррикад все еще находятся люди, которые привыкли сразу отвечать на все электронные и другие сообщения. Они гораздо ответственнее подходят к решению серьезных проблем. У них отточен навык быстрого отклика вне зависимости от степени важности поступающих писем и звонков. Забавно, но кажется, что эти люди вообще не сталкиваются с вещами, которые мешают работать. Своими собственными сознательными усилиями они создали атмосферу чуткого реагирования на сигналы сети, к которой подключены. Зная, что вы внимательно читаете их сообщения, они подсознательно начинают тщательнее подбирать слова и задумываются об уместности своих писем. Сокращение времени обратной связи благотворно и продуктивно влияет на любые отношения. Они становятся чище – в лучшем смысле этого слова.
Если это происходит в сфере корпоративной культуры (включая семейную), положительное влияние испытывают все системы. Немедленная, но взвешенная реакция сокращает цикл обмена информацией и скорость принятия решения. Не бывает ни коротких замыканий, ни перегоревших предохранителей. Сразу становится явным отвлекающее от дела, неуместное и «токсичное» содержание, но для него не находится болота, где оно могло бы постепенно и комфортно разлагаться.
Ничто не действует так заразительно, как собственный пример. Невозможно сделать что-то очень хорошее или плохое, не вызвав отклика в окружающих.
Проводя корпоративные тренинги в группах своих коллег, мы обучаем людей оперативному реагированию, то есть реагированию сразу,
Кстати…
– Где находится узкое место вашего личного потока работ? Что написано в самом старом из непрочитанных вами сообщений? Что можно сделать, чтобы больше не думать о нем?
– Есть ли недостатки у системы или списков дел, которые вы использовали для управления собой? Что можно сделать, чтобы они охватывали все необходимое?
– В чем слабость вашей команды (или семьи) с точки зрения приведения дел в порядок? Как можно исправить ситуацию?
32. Эффективность вашей системы обратно пропорциональна вашему вниманию к ней
Когда вам приходится отвлекаться на свою систему, вы расходуете личную энергию, вместо того чтобы ее экономить. Создавая или улучшая систему, важно по возможности быстрее «отключать» от нее мозг.
Критерий успешности: беззвучная работа
Ваша система тем лучше, чем реже вы о ней вспоминаете. Чем меньше она требует внимания, тем более функциональной становится. Вы замечаете ее только тогда, когда с ней что-то не так или когда вы принимаете решение сознательно за ней понаблюдать. Вы хотите работать, думать, творить и делать свои насущные дела, а не фокусироваться на том, как вам это удается. Вы хотите наслаждаться поездкой на автомобиле по красивым местам, а не думать о том, как переключать передачи или пользоваться климат- контролем.
Я должен создать свою систему, иначе буду порабощен чужой.
Создание отлаженной и «беззвучно работающей» системы часто становится основным путем к повышению продуктивности. В девяти случаях из десяти системы управления потоками работ не справляются с перегрузкой. Большинство компьютерных программ, созданных за последние двадцать пять лет для помощи в самоорганизации, ценны с точки зрения концепции, но весьма неповоротливы. Если при разработке системы допущены ошибки или же привычки пользователя этой системы не доведены до автоматизма, она буквально «распадется на части» при увеличении объема и скорости обмена информацией.
В качестве примера плохо спроектированной системы можно привести работу с каталогом – регистратором для хранения документов в подвесных папках с ярлыками. Обратите внимание: рост количества документов и скорости наполнения каталога быстро «убивают» его. Ведь часто система просто перестает справляться с горами информации, которую необходимо сохранить. С неудобными переполненными подвесными регистраторами трудно работать. Если же подписывать сами файлы, а не папки, и помещать в каждую папку только один файл (и лучше, если она будет не подвесной), то удастся справиться с прессингом, не капитулировав перед ним. Другой типичный пример узкого места – использование компьютерной мыши в тех случаях, когда клавиатура позволяет сделать ту же самую работу в четыре раза быстрее. Мы часто встречаем опытных специалистов, с трудом обменивающихся
