Как успевать жить и работать

простую на вид задачу обычно не так уж и просто осуществлять на практике.

Лучший способ заручиться уверенностью в том, что все важные бумаги будут подписаны, - присутствовать в тот момент, когда на них ставят подпись. Но если нет такой возможности (а обычно бывает именно так), попробуйте ставить карандашом галочки в тех местах, где должны стоять подпись и дата, или используйте печати с поясняющими надписями, такие как «Здесь указать фамилию». Можете приклеивать в нужных местах яркие ярлыки, которые отчетливо видны во всех концах листа. Некоторые документы печатают уже с указаниями, например «Пожалуйста, поставьте здесь подпись и дату».

Из многолетнего опыта работы в офисе я вынес ценный урок: необходимо присваивать имена всем документам и указывать их предназначение. С этой точки зрения оптимальнее хранить документы в электронном виде в специальных именованных папках.

Таким же образом следует хранить всю ценную информацию: телефоны, имена, важные све дения, - так она всегда будет доступна. Эта работа займет у вас несколько минут, а в дальнейшем вы сэкономите часы на поисках и сортировке, и при необходимости вы всегда сможете быстро вручить нужному человеку необходимый листок или переслать данные по электронной почте.

Многие из нас пользуются ежедневниками. Они напоминают нам о грядущих встречах и поручениях, которые должны быть сделаны на следующей неделе или через три месяца. Чтобы делать все вовремя, нам следует вписывать в ежедневник памятки задолго до того, как произойдет событие, чтобы мы могли подготовиться к нему без спешки. Ежедневник также можно использовать для записей более долгосрочных планов, чтобы не забыть осуществить возникшую блестящую идею в будущем.

ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ

Архивы имеют обыкновение портить нам настроение, главным образом из-за того, что мы часто медлим с их составлением. Но только подумайте о том, какое значение имеет для нас хранение данных, и как много полезного дают нам архивы! Когда мы знаем, что точно найдем нужную информацию, то чувствуем себя в безопасности, это придает уверенность в себе.

Без архивов все выходит из-под контроля.

Архивы должны быть устроены так, чтобы в них свободно ориентировались все сотрудники офиса.

Перед тем как внести изменения в архив, поставьте в известность коллег, чтобы они не ломали голову над папками и картотеками.

Присваивая имена файлам, подумайте: уверены ли вы, что выбрали подходящее ключевое слово?

***

Нe давайте компьютерным файлам и каталогам изысканных и загадочных имен, понятных только вам. Со временем вы поймете, что присваивать простые имена более разумно. Операционные системы (в частности, компании Microsoft) нередко ограничивают число символов до восьми в имени файла, а в расширении - до трех, но во многих компьютерных программах это число больше. Если на вашем компьютере установлена такая программа, воспользуйтесь этим преимуществом. Лучше назвать файл «Счет за водоснабжение ФеврО6», чем «счтвдсн.ФО6».

***

Ошибки и неточности в именах каталогов и файлов могут привести к тому, что мы их просто потеряем. Не стоит медлить с работой, накапливая ее на рабочем столе: это также может привести к потере документа.

Уверенность в себе

Самый простой секрет того, как можно облегчить себе работу, - делать ее самостоятельно. Нас постоянно пытаются убедить в том, что успех и простота заключаются в перекладывании работы на плечи других, в то время как наша задача только указывать, что делать, и получать прибыль.

Но это не так. Работать самим - вот самый простой способ. Возможно, вы сможете выиграть бой до того, как позовете кавалерию!

МОЖЕМ ЛИ МЫ ПОБЕДИТЬ БЮРОКРАТИЮ?

Бюрократия - это озорной мальчишка, который заслуживает хорошей порки. По ее вине мы получаем от работы меньше удовольствия, она мешает рационально завершить начатые дела. Но всем нам приходится с ней сталкиваться, и желательно, чтобы мы не теряли лишние силы и время в бесплодной схватке.

Выход? Не пытайтесь сломать барьеры, перепрыгивайте через них. Вам кажется, что заведенный в офисе порядок требует, чтобы вы делали много бессмысленных вещей, сделайте их как можно быстрее. Когда наступит подходящий момент, предложите разумную альтернативу (сделайте это в письменной, а не в устной форме).

Сначала спрашивайте совет у себя, и только потом у полок с бумагами. Всегда начинайте искать ответ в своей памяти, и только потом в книгах, журналах или Интернете. Посторонние люди или источники не могут знать всей специфики вашей ситуации, потому не бойтесь полагаться на свою интуицию и ум.

***

О порядке работы в офисе было сказано много слов, но, к сожалению, большинство из них пролетело мимо ушей людей неотзывчивых, либо идеи были признаны недостаточно весомыми, поскольку исходили от тех, кто не обладает достаточной властью.

Мысль, изложенная на бумаге и заверенная подписью, имеет намного больше силы, чем