В офисе туристического агентства была произведена контрольная закупка тура, и менеджер-кассир принял оплату, не выдав кассового чека, что противоречит законодательству РФ. На фирму был наложен штраф по ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях за неприменение контрольно-кассовой техники в размере 40 000 руб. Руководитель турагентства обратился за помощью с целью минимизации наложенного штрафа. Это удалось сделать благодаря наличию должностной инструкции, в которой прописаны обязанности и функции менеджера, в том числе по приему наличных денежных средств. Штраф был наложен на сотрудника как на должностное лицо и был меньше штрафа, наложенного на юридическое лицо. Денежная сумма для оплаты штрафа была выделена из средств туристического агентства.
Должностные инструкции составляются руководителем турфирмы или приобретаются в виде типовых форм и дорабатываются с учетом специфики деятельности. Типовые инструкции для работников турфирм можно приобрести в Юридическом Агентстве «Персона Грата» (www.travelexpert.ru).
Еще один важный документ, который турфирмы должны подписывать с сотрудниками, – это договор о коммерческой тайне. Общеизвестный факт, что менеджеры при смене места работы «уводят» клиентскую базу. Бороться с этим сложно, но на юридическом и техническом уровнях можно.
В целях охраны конфиденциальности информации рекомендуем:
1) ознакомить работника под расписку с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну предприятия;
2) ознакомить работника под расписку с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.
В свою очередь, работник обязан:
1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;
2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;
3) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.
Рекомендуем подготовить все необходимые документы, прежде чем оформлять сотрудников на работу.
6
Выбор партнеров
Выбор туроператоров
Для начала работы турагентства или запуска нового туристического направления для продажи необходимо выбрать партнеров-туроператоров.
Рекомендуем по каждому туристическому направлению иметь подписанные договоры не менее чем с тремя туроператорами, поскольку не всегда у одного оператора будет подтверждение всех отелей и дат заездов, которые устраивают туристов.
Правило: не вносите деньги в кассу оператора за тур, если у вас нет с ним подписанного договора. Это связано с тем, что при возникновении конфликта без наличия договора, регулирующего отношения партнеров, сложно отстаивать интересы как турагента, так и туриста.
Как выбрать туроператора:
¦ составьте список туроператоров по определенному туристическому направлению, используя профессиональные рейтинги, прессу, туристические справочники и другие профильные издания, Интернет (к сожалению, частота упоминания туроператора в рейтингах, обзорах, статьях нередко обусловлена финансовыми вложениями в имидж оператора и не всегда соответствует качеству предлагаемого продукта);
¦ ознакомьтесь с услугами туроператоров, ценовыми предложениями, условиями работы с агентствами посредством интернет-сайтов, каталогов туроператоров;
¦ по возможности наведите справки о качестве работы туроператора на рынке, используя рекомендации коллег, профессиональные форумы и отзывы туристов по турфирмам в Интернете.
Основные критерии оценки туроператора:
¦ наличие, размер, срок действия финансового обеспечения;
¦ номер в Федеральном реестре туроператоров (см. сайт Ростуризма: www.russiatourism.ru);
¦ срок работы на туристическом рынке по конкретному направлению, выбранному для сотрудничества;
¦ штат сотрудников;
¦ членство в профессиональных ассоциациях, союзах;
¦ наличие наград, дипломов, профессиональных премий и призов;
¦ офис: транспортная доступность, место расположения, размер, презентабельность;
¦ наличие отдела или лица, ответственного за работу с туристическими агентствами;
¦ участие в профессиональных туристических выставках;
¦ доступность информации: Ф. И. О. и контакты директора. Условия работы туроператора с агентами:
¦ правовая форма договора, заключаемого с турагентами, – договор соответствует вашему документообороту;
¦ легальность приема наличных платежей – какие выдаются документы, подходят ли они для учета и подтверждения затрат;
¦ размер агентского вознаграждения, на каких условиях возможно его увеличение;
¦ размер штрафных санкции за аннуляцию тура;
¦ как часто проводятся мастер-классы по туристическим направлениям, платные они или бесплатные;
¦ условия, график проведения рекламных туров;
¦ бонусные, накопительные программы для агентств и прочие программы лояльности;
¦ уровень технологий продаж, автоматизации процесса бронирования туров;
¦ возможность получения оперативной информации, персональная связь с курирующим менеджером;
¦ возможности туроператора по экстренному решению проблем (например, наличие постоянного представительства в регионе или телефона круглосуточной поддержки туристов или наличие стойки в аэропорту).
С какими туроператорами работать? Кто «хороший», а кто «плохой»? На эти вопросы ответить практически невозможно. У агентств свои предпочтения и критерии выбора партнеров. Одним из самых популярных критериев выбора является наличие в операторской компании знакомого менеджера, который всегда поможет или посоветует, как поступить в той или иной ситуации. Кому-то больше импонируют туроператоры – «монстры» с высокими технологиями бронирования и обслуживания; другие предпочитают работать со средними операторами, так как считают их продукт более качественным, а возможность решения проблем – более оперативной; третьи подписывают договоры со всеми, у кого низкая стоимость туров, поскольку на этом настаивают клиенты. Нет такого рейтинга или списка, согласно которому можно сделать однозначный вывод – с кем работать, а с кем нет. Проблемы в работе есть у всех туроператоров, главное – как они их решают.
Порядок работы с туроператорами
Выбрав основных партнеров для работы, необходимо заключить с ними договоры, после чего получить на руки подписанные договоры с синей (оригинальной) печатью и внимательно прочитать.
Договор с туроператором является первичным документом, устанавливающим правоотношения между юридическими лицами – турагентом и туроператором; отсутствие договора не позволит турагенту взыскать с туроператора убытки, причиненные неисполнением договора, а также лишит возможности подтвердить затраты турагента для целей налогообложения.
