память может удерживать не более семи единиц информации. Выполняя одновременно несколько дел, вы отказываетесь от определенной части вашей рабочей памяти в пользу новой задачи – в таком состоянии просто глупо полагаться на память.
Один из наиболее важных навыков для достижения успеха в современном мире – способность уделять полноценное внимание тому, чем вы заняты в определенный момент, а затем всецело переключать внимание на новую задачу. Если кажется, что все проблемы свалились на вас одновременно, то, как советует профессор Джоул Нигг из Орегонского университета здоровья и науки, «уделите 100 % вашего внимания кризису и сконцентрируйтесь на чем-то одном. Если вы потратите время на проблему, но не решите ее, вам придется к ней вернуться. Вместо этого запишите проблему, требующую решения, полностью посвятите ей свое время и внимание и примите все меры для завершения дела. Затем переключите 100 % вашего внимания на следующую ситуацию»{76}. По мнению Дэвида Рока, научившись этому, «вы будете видеть более точную картину происходящего. Кроме того, вы станете меньше зависеть от своего прошлого опыта, привычек и ожиданий»{77}. Это поможет вам расслабиться и принимать правильные решения в стрессовой ситуации.
Сколько раз после встречи вы думали, что перед вами поставили четкие задачи, а потом оказывалось, что вы сделали не то, что от вас ожидали получить? Это раздражает! Попробуйте применить следующий метод. Получите необходимые вам инструкции до того, как выйдете за дверь. Во-первых, представьте меры, которые вам потребуется предпринять, когда вы вернетесь на свое рабочее место. Затем задайте вопросы, с которыми, как вам кажется, вы столкнетесь по мере выполнения поручения. Порой руководители не очень четко формулируют для себя задачи, которые ставят перед подчиненными. Например: требуется ли вашему руководителю краткий или подробный анализ данных? С разбивкой по годам или по месяцам?
Кому еще отправить копию отчета? Прежде чем с головой погрузиться в работу, проанализируйте все, что вы услышали, и подумайте, как вы планируете выполнять поставленную задачу. Затем попросите подтверждения. Это поможет вам подготовить все, что необходимо, и избежать лишней работы.
У вашего руководителя или клиентов семь пятниц на неделе? Тогда вы можете выполнить «свои 50 %» следующим образом. Помогите им обдумать ситуацию и «проиграть» несколько вариантов ее развития. Так им не придется возвращаться к ее обдумыванию впоследствии и менять свое мнение. Можно, например, сказать: «В прошлый раз мы пробовали делать вот так, и получилось следующее… Возможно, в этот раз стоит попробовать другой способ, чтобы избежать таких незапланированных последствий?»
Как вы планируете встречи? По принципу, осталось ли свободное время в вашем рабочем графике? Мне кажется, что так и есть! Но такой подход нельзя назвать целенаправленным. Следующие рекомендации могут оказаться полезными независимо от того, планируете эту встречу вы сами или ее планируют за вас.
Если необходимо провести встречу, остановитесь на минутку и задайте себе несколько вопросов. Например: каким должен быть мой вклад? Кто еще будет участвовать, а кто может помочь в ее подготовке? Если встреча не связана непосредственно с вашими целями, задумайтесь, может быть, вам стоит отклонить приглашение или просто попросить резюме повестки дня и принятых решений. Уточните, посвящена ли встреча различным темам или только вопросам, находящимся в вашей компетенции. В первом случае узнайте, можно ли вам присутствовать только на той части встречи, которая касается непосредственно вашей работы. Узнайте, можно ли использовать конференц-связь или отправить на встречу кого-то другого вместо себя. Когда в своем рабочем графике вы определяете время проведения встречи, сразу же выделите время для ее подготовки и последующего анализа результатов. Когда вы ведете встречу, у вас должна быть четкая повестка дня: вы должны понимать цель присутствия каждого участника и завершить встречу сразу, как только поставленные цели будут достигнуты.
Ваша способность добиваться результата и избегать проблем должна проявиться в самом
Синди Морган, вице-президент по вопросам обучения и повышения квалификации в Лангонском медицинском центре при Нью-Йоркском университете, высказалась в том же ключе, когда объясняла, как ей удалось успешно провести масштабные процессы по изменению организационной структуры. «Самое важное в проекте – это начало, – убеждена она. – Предварительный этап, на котором вы оговариваете условия, играет решающую роль. Если проект слишком масштабен или для его реализации недостаточно ресурсов или времени, это значит, что вы создали стрессовый сценарий, поскольку ваши усилия могут и не оправдаться. Первоначальная фаза – это ваше время, чтобы проанализировать “минимум и максимум, которого можно добиться”, чтобы впоследствии согласовать ваши возможности с потребностями ваших клиентов»{78}.
Независимо от того, являетесь ли вы членом команды или ее лидером, важно придерживаться принципов управления проектами: заранее оговорите исходные условия проекта, план его реализации, а также условия его контроля.
Когда вы только начинаете сотрудничество с новым деловым партнером, помощником или руководителем, избыток коммуникации лучше, чем ее недостаток. Уточните, какой формат коммуникации они предпочитают, и расскажите, как можно выстроить оптимальную схему работы с вами. Если вы предоставляете профессиональные услуги, то предварительная фаза обсуждения условий с клиентом формирует ожидания от всего сотрудничества в целом: потом всегда намного сложнее вернуться назад и что-то изменить, чем сразу все сделать как надо. В этот момент вы чувствуете себя уязвимым, поскольку вы еще не получили работу и не доказали свою ценность. Поэтому, вместо того чтобы обсудить условия работы и систему вознаграждения, вы, вероятно, думаете: «Сейчас пусть они идут, мы поговорим об этом потом». Если именно так вы обычно и поступаете и если вас все же утвердили для выполнения проекта, постарайтесь избежать создания замкнутого стрессового круга – заранее обсудите время дополнительного общения с клиентом или условия внесения изменений.
Можете ли вы перечислить пять дел, которые отнимают больше всего времени в течение дня? Знаете ли вы,
Можно ли автоматизировать или систематизировать какое-либо действие, отнимающее у вас время? Совсем недавно я начала использовать систему, которая автоматически фильтрует и упорядочивает входящие электронные сообщения в соответствии с требованиями, которые я создала. Это экономит мне несколько часов в неделю. Бинго!
Здесь у вас есть возможность инициировать внедрение в вашей компании принципов корпоративной культуры, ограничивающих стандартные факторы, отнимающие время. Многие организации вводят специальные правила, предоставляя сотрудникам время на размышление и завершение работы{79}.
Люди часто жалуются, что чрезмерное число электронных сообщений «высасывает» из них время и умственную энергию. Я снова обратилась за советом к Клэр Долан, вице- президенту Oracle Corporation. Она в корне изменила принцип использования электронной почты в своей компании, что помогло ее сотрудникам значительно повысить ясность мышления при выполнении рабочих задач. Долан объяснила: «Большинство людей не могут работать в полную силу, если получают 100 электронных писем в день. Я попросила своих сотрудников запомнить, что электронное письмо – всего лишь
