Сотрудник будет выписывать первичку под чутким руководством главбуха, пока не научится это делать достаточно квалифицированно. Главный бухгалтер может приходить в офис еженедельно или ежемесячно для того, чтобы собрать все документы, проверить правильность их оформления и дать обратную связь и свои рекомендации по ведению бухучета.
Выгоды такого подхода: во-первых, контроль и ответственность останутся у главбуха, а, во-вторых, вы сэкономите на зарплате главбуха, который запросит у вас высокую зарплату за нахождение целый день в офисе. Дополнительную экономию вы получите на аренде офиса, покупке дополнительного компьютера.
Здесь обратим ваше внимание на моменты работы с главным бухгалтером и с аутсорсинговой компанией.
Главный плюс работы с бухгалтером: возможно (но не обязательно), он будет заниматься только вашими делами. Скорее всего, у бухгалтера 2, 3, 5, а то и 10 компаний в зависимости от умения организовываться. Ваш главбух будет все знать про вашу компанию, выслушивать вас и давать рекомендации. Будем надеяться, что он будет все успевать.
Выслушивая возражения о работе с аутсорсинговой компанией, мы сталкиваемся с мнением о нашей невнимательности к нюансам бизнеса и бухучета. В частности, что нашим бухгалтерам некогда выслушивать и консультировать предпринимателя. Возможно, такое бывает, особенно в начале работы, когда мы стараемся вникнуть в главное и опускаем детали. Но наш бухгалтер приедет срочно по требованию или в соответствии с предварительной договоренностью. Наши бухгалтера достаточно опытные, чтобы помнить нюансы работы с разными компаниями и быстро переключаться с одной компании на другую.
Минус работы с бухгалтерами в том, что они в основном сами себе предоставлены. Их никто не контролирует, не консультирует и не обучает. Такого требования к ним нет. Часто бухгалтер по незнанию пропускает изменения в законодательстве. Имеет свое не всегда верное представление о том, правильно ли он ведет бухучет, какие ошибки имеют фатальные последствия, а какие не нанесут серьезного ущерба вашему предприятию. Как результат – часто предпринимателю при увольнении главбуха достается такая бухгалтерия, за восстановление которой ему приходится платить второй раз. Конечно, аутсорсинг не всегда идеален. Но у вас есть договор, по которому вам будет кому предъявить претензии и защитить свои права в суде.
В противовес ответственности аутсорсинговой компании главбухи уже несколько лет не несут никакой ответственности за ведение бухгалтерского учета. Полную ответственность несет генеральный директор.
Аутсорсинговая компания несет ответственность в рамках договора за начисленные в период совместной работы штрафы и пени и возместит их при начислении госорганами.
Планируя затраты на бухгалтерию, учитывайте дополнительную экономию при работе с аутсорсинговыми компаниями на компьютерах, аренде, взносах с зарплаты бухгалтера, на работе со справочно-правовыми программами, бухгалтерскими и программе по сдаче отчетности дистанционно.
Часть 12
Как проверить работу бухгалтера?
По данной теме я проводила семинар в течение двух часов. Постараюсь на вопрос ответить коротко.
Действующее налоговое законодательство России позволяет малому бизнесу воспользоваться одним или несколькими режимами одновременно. Общество может использовать упрощенку, вмененку, традиционку, единый сельскохозяйственный налог и патент (только для ИП).
При проверке своего главбуха вне зависимости от выбранной вами системы обращайте внимание на оформлении документации, или первички, как говорят бухгалтера. Проведите визуальный контроль. Небрежно оформленная документация – первый признак, что работа ведется некачественно.
Что такое некачественное оформление?
1. Отсутствие надписей на папках с документами или папок вообще нет.
2. Документы разбросаны на столе.
3. Не заполнены обязательные реквизиты в документах: дата операции, подпись, расшифровка подписи, печать на накладных, актах, договорах, отчетах.
Если более половины документов от поставщиков или покупателям не заполнены и без печатей, то считайте, что у вас бухгалтерии вообще нет.
Оформление документации: визуальный контрольХорошо, когда папки подписаны: на них указаны название вашей организации, перечень документов, за какой период.
Оформление документацииЕсли подписи и печать отсутствуют на менее 10 % документов, то все реально быстро восстановить, бухучет ведется.
Проверить бухгалтера можно в его отсутствие по ключевым точкам в базе 1С.
Итак, опишем по шагам процесс проверки.
1. Заходим в 1С и формируем оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку). Для этого зайдите в раздел Отчеты, Оборотно-сальдовая ведомость.
Формируем оборотку. выбираем меню вид отчета2. Следующий шаг зависит от того, на какой системе налогообложения вы работаете.
3. Если традиционка, проверьте правильность начисления НДС. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку) за квартал, который прошел. Все отчеты по НДС сдаются до 25 числа следующего за отчетным кварталом: срок сдачи 1-го квартала – 25 апреля, 2-го квартала – 25 июля, 3-го квартала – 25 октября, 4-го квартала – 25 января.
Традиционка: проверяем НДС1. Выбираем один квартал (например, 1-й квартал 2014 года).
2. Формируем за этот период оборотку.
3. Щелкаем по счету 68.2 левой кнопкой мыши два раза.
4. Выбираем анализ счета 68.2.
Например, сейчас месяц май, и вы проверяете первый квартал. Формируйте за этот период оборотку.
Формируем оборотку. Выбираем периодДалее, щелкните по счету 68.2 левой кнопкой мыши. В открывшемся окне появятся на выбор 5 отчетов, выберите «Анализ счета 68.2».
Анализ счета 68.2Анализ счета 68.2Далее, в Word создайте табличку из 4 столбцов и 2 строк. Названия строк: период, начисление, вычет (уменьшение налога), сумма НДС к оплате.
В первый столбец заносим период – 1-й квартал. В первый столбец второй строки заносим сумму, которую вы видите на экране при пересечении столбца Кредит и строки 76.
В третий столбец второй строки заносим то число, которое в отчете находится при пересечении столбца Дебет и строки 76. Если чисел нет, ставим 0.
Заполняем третью строку. Во втором столбце: число при пересечение столбца Кредит и строки 90, в третьем столбце – столбца Дебет и строки 19. Если цифр нет, ставим 0.
Сумма налога, который вы уплатили и которая отражена в отчете по НДС, должна быть такой (заполняем четвертый столбец): разница между суммами второго и третьего столбца второй строки и суммами второго и третьего столбца третьей строки.
Заносим информацию из бухучета в таблицу4. Для того, чтобы свериться с декларацией, в папке Отчеты находим раздел «Регламентированные отчеты», затем Налоговая отчетность, НДС, выбираем период – 1-й квартал 2016 г.
Открываем декларацию по НДС для сравнения1. Отчеты/Регламентированные отчеты/ слева – Налоговая отчетность/НДС внизу – период 1-й квартал 2014 г.
2. Открываем раздел 3.
Перечень отчетовВ самом отчете откройте раздел 3. Здесь указана сумма налога. Это и есть то, что должно было у вас получиться.
Раздел 33. Для экспресс-проверки упрощенки формируем оборотку в разделе Отчеты, Оборотно-сальдовая ведомость, выбираем период – прошлый год. Например, если на дворе – август 2015-го, формируйте оборотку за 2014 год. Если на дворе – февраль 2014-го, то скорее всего отчет еще не сформирован за 2014 год, смотрите 2013 год.
4. Здесь
