Но одного умения обращаться с электронной почтой недостаточно. Необходим набор навыков (умение расставлять приоритеты и следовать им, способность к эмпатии и дружелюбию, умение ясно и кратко выражать свои мысли), который применим практически ко всем аспектам нашей работы и жизни. Кроме того, наблюдая за тем, как вы обращаетесь с электронной почтой, можно понять, как вы будете противостоять новому величайшему вызову нашего века – отвлечению.
* * *Я написала книгу об электронной почте и о том, как исправить наши отношения с ней, потому что верю: электронная почта заставляет нас отвлекаться и мешает нам работать. Отвлечение – враг творчества. Отвлекаться – значит лишаться способности сделать что-то важное. Хуже того, у нас при этом создается ложное ощущение занятости, как нам кажется, весьма продуктивной, хотя это далеко от истины.
Если мы позволим, чтобы нашей жизнью управляли бесконечные входящие сообщения и уведомления, то никогда не создадим ничего ценного. Успеха мы добиваемся тогда, когда в течение долгого времени уделяем внимание одной-единственной задаче. Ценность просто не может быть создана за секунду. Как и за 10–15 минут сосредоточенности между проверками ленты Twitter. Ценность создается путем длительных сосредоточенных усилий. Льюис Хайд в своей замечательной книге о творчестве под названием «Дар» (The Gift) писал: «Никакая технология, никакое экономящее время устройство не способны изменить ритмы творческого труда».
Несмотря на всю притягательность информационных технологий, мы не должны позволять им лишать нас возможности фокусировать и удерживать свое внимание на выбранной задаче. Потому что вся значимая работа, все акты творчества зависят от нашей способности сосредоточить самую совершенную технологию – человеческий разум – на достижении одной цели. Ведете ли вы яростный спор с коллегой, пишете ли посты в серьезном блоге, создаете ли с нуля небольшой бизнес – все эти действия, большие и маленькие, зависят от вашей способности сосредоточиться, потратить время и силы на что-то одно, на какой-то период отбросив все остальное. Профессионализм, эмпатия, убежденность – этими качествами обладает тот, кто не отвлекается. Это продукты сосредоточенного ума.
Электронная почта – всего лишь один из многих отвлекающих моментов, с которыми мы сталкиваемся. Существуют и многие другие – Twitter, Facebook, Instagram, Slack, – а каким-то еще только предстоит появиться. Но электронная почта, наверное, лучший из существующих сегодня тестов, чтобы проверить нашу способность управлять своим вниманием, не позволяя отвлекаться попусту и направляя на серьезную, действительно важную работу. Подчинив себе электронную почту, вы далеко продвинетесь по пути решения экзистенциальной технологической проблемы в эру интернета – преодоление отвлечения с его многочисленными негативными последствиями.
Шпаргалки
Рецепты решения самых распространенных проблем с электронной почтой
Шаблоны повседневных писем
Подпись под электронным письмом 163
Сообщение об отсутствии на рабочем месте 165
Заслон непродуктивному мозговому штурму 167
Избавление от раздражающих рассылок 169
Обсуждение продуктивного совещания 171
Обращение с просьбой к начальнику 173
Как договориться о встрече с человеком, которым вы восхищаетесь 175
Восстановление старых контактов 177
Электронное письмо с благодарностью 179
Особые случаи
Предложение незнакомому человеку 181
Переговоры об оплате 184
Переговоры о своем гонораре 188
Как потребовать оплату с клиента 191
Критические замечания 195
Ответ разгневанному клиенту 198
Отклонение просьбы или предложения 201
Как отклонить просьбу о встрече или рекомендации 204
Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту 206
Шаблоны повседневных писем
Подпись под электронным письмом
Вы когда-нибудь получали письмо, в котором подпись была в 10 раз длиннее самого сообщения? Не слишком изящно. В эру мобильных устройств разумно избегать непомерно раздутых подписей под электронными письмами. Ограничьтесь необходимой информацией – должностью и контактными данными. Почтовый адрес не обязателен, его следует включать, если люди регулярно отправляют вам почтовые сообщения или посещают ваш офис. Следует избегать: вдохновляющих цитат (они утомляют после первого же обмена сообщениями), картинок или логотипов (получатель может перепутать их с вложениями), кучи рекламных ссылок на ваш веб-сайт, Twitter, Instagram, TED и т. д.
Подумайте, какое впечатление вы хотите произвести, и оставьте только то, что имеет значение. Если вы фотограф, то имеет смысл указать свой Instagram. Если вы литературный обозреватель, стоит дать ссылку на статьи и указать почтовый адрес, по которому следует присылать рукопись. Если вы составляете список рассылки, полезно указать адрес подписки на информационный бюллетень. Как сказал Генри Торо: «Упрощайте, упрощайте».
Несколько примеров:
Джоселин K. Глей
jkglei.com/newsletter
@jkglei
Том Джеймс
Директор, Startup.ly
707-543-1234
Кристин Корт
Фотожурналист
Сайт: kristincourt.com
Инстаграм: @courtie
Джим Тервел
Критик, NYRB
Звонить: 212-345-6789
Читать: nyrb.com/thirwell
Почта: 805 Broadway, NYC, 10001
Сообщение об отсутствии на рабочем месте
Ключ к эффективному сообщению об отсутствии на рабочем месте – не давать лишних обещаний. Просто сообщите людям, когда вы будете отсутствовать, когда вернетесь на рабочее место и когда прочтете их сообщение. Пример:
Привет. Я буду отсутствовать на рабочем месте с понедельника 11 ноября по пятницу 15 ноября. Во время отпуска я не смогу отвечать на электронные письма.
Я вернусь на рабочее место в понедельник 18 ноября и отвечу на ваши письма, как только смогу. Скорее всего я буду загружен работой. Заранее благодарен за терпение.
Лучше установить низкий уровень ожиданий и превысить его, чем пообещать и не сдержать слово. (Следует прояснить: это рекомендация не для жизни вообще, а только для сообщений об отсутствии на рабочем месте.) Даже если вы собираетесь проверять электронную почту во время отпуска, лучше сказать, что у вас не будет такой возможности. Тогда, лежа на пляже и думая: «Я ни за что на свете не открою свою рабочую почту», вы никого не подведете. А если вы все же решите ответить кому-нибудь, пусть это станет приятным сюрпризом.
Заслон непродуктивному мозговому
