Привет, Дэн. Я хотел бы вам помочь, но вся контактная информация о клиентах считается собственностью компании. К сожалению, я не вправе делиться ею с конкурентами!
Каждый раз, когда вы даете рекомендацию, то фактически поручаетесь за этого человека. Если вы не склонны рисковать своей репутацией ради него или это неподходящий момент, вежливо отклоните просьбу. Как уже отмечалось выше, если люди вас о чем-то просят, это вовсе не значит, что они уверены в вашем согласии.
Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту
Достигнув определенного уровня известности, вы обнаружите, что просто не в состоянии ответить на все электронные письма, которые к вам приходят. К сожалению, остальной мир – все, кто вам пишет, – не знает об этой ситуации. Пока вы им не сообщите. Один из способов разрешения этой проблемы – использовать программу автоматического ответа для информирования корреспондентов.
Вот пример автоматического ответа, использующего такой аргумент, как «миссия»:
Привет. Это автоматически сгенерированный ответ, поскольку в настоящее время я получаю такое количество писем, на которое ни один человек ответить не в состоянии.
В результате я отвечаю только на письма, которые связаны с моей деятельностью – помочь людям наполнить смыслом и творчеством повседневную работу.
Я постараюсь прочесть ваше письмо, но это может оказаться невозможным. Благодарю за понимание.
Мне также нравится дружелюбный тон автоматического ответа, который использует Тина Рот Айзенберг, основатель Tattly и CreativeMornings:
Привет! Этот автоматически сгенерированный ответ – попытка не создавать ложных ожиданий. Я получаю слишком много писем и просто не в состоянии прочитать все. Ящик входящих сообщений стал для меня источником чувства вины.
Я обещаю, что буду изо всех сил стараться ответить вам, как только смогу. Если ваше сообщение важное, а вы не получили ответа, попробуйте написать мне в Твиттер: @swissmiss! Спасибо за понимание.
Если вы не хотите использовать автоматический ответ, но не справляетесь с потоком писем, можно объяснить ситуацию на страничке контактов своего сайта. Такой подход имеет дополнительное преимущество: ожидания отправителя определяются до того, как он напишет вам письмо.
У писателя Кэла Ньюпорта на странице контактов помещено такое объявление:
Вследствие глубокой погруженности в творчество и работы по строгому графику я сознательно ограничил свои контакты. У меня нет доступной всем электронной почты и я не пользуюсь социальными сетями. За то ограниченное время, которое я могу выделить для писательского труда, я хочу сочинять тексты наилучшего качества. Однако одно из преимуществ блога состоит в том, что он предоставляет вам интересные возможности. С учетом этого, если вы хотите взять у меня интервью или у вас есть предложение либо рекомендация, которые могут сделать мою жизнь интереснее, пишите мне в раздел «интересное» на calnewport.com. По причинам, указанным выше, я буду отвечать только на те предложения, которые согласуются с моими планами и интересами.
Художник и писатель Остин Клеон также четко ограничивает ожидания корреспондентов на странице контактов своего сайта:
Пожалуйста, имейте в виду: я получаю столько писем, что на бо́льшую их часть ответить просто не в состоянии! (В противном случае у меня не осталось бы времени ни на что другое.) Мне приятно внимание читателей и поклонников, и я читаю все письма, но просто не могу ответить. Заранее прошу меня простить.
И Клеон, и Ньюпорт после процитированных сообщений предлагают разнообразные ссылки, чтобы с самого начала сориентировать людей: адреса электронной почты своих агентов – для предложений прочесть лекцию, литературных агентов – для запросов об авторских правах и т. д.
Чем больше усилий вы приложите для информирования людей о нужных контактах, прежде чем они вам напишут, и чем четче вы сформулируете, чего им ждать, после того как они отправят вам письмо, тем лучше для вас. Как говорят спортсмены, «лучшая защита – это нападение».
Приложения, расширения и другие ресурсы для работы с электронной почтой
Расширения Gmail, которые резко повысят вашу производительность. Если вы еще этого не сделали, немедленно загрузите Inbox Pause (inboxpause.com); это расширение позволит «поставить на паузу» входящие сообщения, чтобы они не отвлекали вас, пока вы обрабатываете уже пришедшую почту. Если вы хотите поработать с электронной почтой в самолете или в другом месте, где отсутствует беспроводная связь, установите Gmail Offline (bit.ly/1oJ9lZL), которое позволяет получить доступ к почтовому ящику при отсутствии связи, а затем отправить почту одним пакетом, когда связь восстановится. И наконец существует новая «умная оболочка» браузера Chrome под названием Sortd (sortd.com), которая позволяет распределять входящие письма по настраиваемым категориям, например: «Сделать», «Напомнить» и «Контракты».
Программы-органайзеры, совместимые с электронной почтой. Я настоятельно рекомендую установить Sunrise app (sunrise.am) на ваш компьютер и мобильный телефон. Очень удобное приложение как для iPhone, так и для Android, без проблем синхронизируется с календарями Outlook, Google и iCloud. Но самой полезной я считаю функцию 1-on-1 (sunrise.am/meet), которая позволяет организовывать встречи, не выходя из программы электронной почты. Кроме Sunrise существуют и другие удобные программы-органайзеры, например Wave (wavecalendarpp.com), Fantastical (flexibits.com/fantastical) и Calendar 5 (readdle.com/calendars5).
Системы организации электронной почты. Если вы относитесь к тем людям, которые любят, когда все лежит на своих местах, то вам, возможно, захочется создать систему папок, помогающую сортировать, оптимизировать и обрабатывать электронную почту. Но у каждого из нас свои привычки и предпочтения, и поэтому не существует универсальной структуры, которая подходила бы всем. Вот несколько примеров, иллюстрирующих разные подходы к созданию такой системы: творческим людям может понравиться система иллюстратора Джессики Хише (bit.ly/1Q0ff73), бизнесмены чаще предпочитают структуру Дэвида Аллена (bit.ly/1oo9VjM), а минималисты удовлетворятся подходом Мерлина Манна (bit.ly/1R72XsC).
Системы для составления, отправки и подписания контрактов по электронной почте. Для составления контрактов и управления ими есть две чрезвычайно удобные системы: Shake (shakelaw.com) и Docracy (docracy.com). Shake – это продуманная и быстрая система, предлагающая образцы контрактов для руководителей стартапов, дизайнеров, режиссеров, музыкантов и представителей других творческих профессий. Она бесплатна для индивидуальных пользователей и платна для бизнеса. Docracy – это бесплатная библиотека юридической документации для предпринимателей, фотографов, дизайнеров, фрилансеров и многих других. Она также позволяет вести переговоры по условиям контракта и отслеживать изменения, предлагаемые разными сторонами, прежде чем подписывать контракт.
Хитрые средства
