Завершайте разговор при первой же возможности. Самый верный способ уменьшить количество входящих сообщений – самому отправлять меньше писем. Очень полезно в этом смысле при первом же удобном случае активно завершать диалог. Для этого старайтесь всегда давать исчерпывающий ответ на электронное письмо, ограничивая возможность длительной переписки. Например, коллега приглашает вас на ланч на следующей неделе, и вы отвечаете: «С удовольствием!» Разумеется, вы понимаете, что дальше он спросит об удобном для вас времени и переписка продолжится. Но ведь можно написать ему в ответ: «С удовольствием! Как насчет следующего четверга, 01.09 в 12.30 в Corner Bistro?» Теперь вы предвосхитили дополнительные письма насчет даты, времени и места, позволяя адресату ответить просто: «Отлично. До встречи». На этом все закончилось – без дополнительного десятка писем.
Лучше воевать, чем психовать.
Сначала избавляйтесь от простых писем. Известный гуру эффективности Дэвид Аллен сформулировал «правило двух минут», которое полезно для обработки простых электронных писем. Смысл в том, что, если вы сумеете ответить на письмо быстрее чем за две минуты, отвечайте, поскольку вы потратите больше времени на то, чтобы вернуться к нему позднее, вспомнить, о чем идет речь, и составить ответ. Это не означает, что нужно отвечать на все сообщения, которые требуют не более двух минут. Ответить следует на поддающиеся быстрой обработке письма, пришедшие от «важных» для вас людей, или на те, что связаны с вашей «значимой работой». Менее важные и/или случайные сообщения необходимо отложить напоследок и пометить «если будет время».
Избавьтесь от необходимости срочно отвечать, отправив краткое объяснение. Иногда вы прекрасно понимаете, что отправитель считает свое сообщение срочным, но вы просто не можете ответить немедленно, поскольку заняты более важными делами. Но отложить письмо может быть трудно, поскольку вы чувствуете, что адресат с нетерпением ждет ответа. В этом случае лучший подход – сразу же ответить коротким сообщением, которое предлагает контекст и объясняет, когда вы сможете ответить обстоятельно и подробно.
Допустим, вы получили письмо от постоянного клиента. Ваш ответ может выглядеть так:
Привет, Элизабет. Я получила сообщение и понимаю ваше беспокойство. До 4 вечера я на совещании, но займусь вашим вопросом сразу же после его окончания. Спасибо за терпение!
Или, например, коллега хочет назначить вам встречу, но у вас пока нет времени:
Привет, Уолтер. Спасибо, что обратились ко мне. Сейчас мне нужно срочно заканчивать большой проект, и на следующей неделе у меня не будет времени. Я свяжусь с вами, когда освобожусь, и мы договоримся о встрече. Жду ее с нетерпением.
Людям очень нужны объяснения. Если вы просто поможете им увидеть, какое место их сообщение занимает в вашем объеме работы, они, как это ни удивительно, могут проявить понимание. Более того, письма, формирующие ожидания, позволят вам расслабиться, вернув контроль за рабочим графиком и устранив ощущение, что вы обязаны соответствовать ожиданиям других.
Забудьте о пустом ящике входящих сообщений. Помните, что количество непрочтенных писем не является показателем эффективности работы. В кратковременном плане отсутствие непрочитанных писем в ящике входящих сообщений может принести удовлетворение, но в целом это слабое утешение. Если вы хотите, чтобы у вас оставалось время для значимой работы, забудьте о пустом ящике входящих сообщений. Признав, что это невозможно, вы сделаете первый шаг к избавлению от тщетной погони за производительностью. Электронная почта – это всего лишь малая часть важной работы, которую вы выполняете.
Действия:
На протяжении недели выполняйте аудит электронной почты, отмечая, что вас раздражает или отвлекает, а также появляющиеся «заторы» в ящике входящих сообщений.
Выяснив, что вам мешает, займитесь устранением препятствий. Допустим, вы обнаружили, что каждый раз, когда вы открываете почтовый ящик, чтобы ответить на письма, вас отвлекают новые входящие сообщения. В таком случае вы можете выбрать режим «офлайн» программы Outlook или поставить ящик входящих сообщений на «паузу» в расширении Gmail для браузера. Если же вы заметили, что с трудом находите письма, которые требуется просмотреть еще раз, создайте папку «Ссылки», где их будет легко найти. Постоянная оптимизация – залог производительности. Что можно еще настроить?
Искусство напоминания
Электронные письма обычно связаны с просьбами. Либо просят вас – выполнить задание, обдумать предложение или поделиться информацией, – либо просите вы.
Каждый вопрос требует ответа, но многие относятся к электронной почте как к однократному действию. Вы отправляете письмо, и теперь мяч на стороне адресата. Он должен заметить ваше сообщение, тщательно обдумать его и своевременно ответить – так?
Вовсе нет. Предположение, что кто-то имеет возможность (или даже обязан) ответить на ваше письмо – это путь к неудаче. Мы все заняты делом, и нас постоянно отвлекают – а это значит, что мы можем что-то пропустить. В этом нет ничьей вины – это просто факт. И поэтому необходима система слежения за «очередью ожидания».
Многое из того, о чем вы спрашиваете в письмах, связано с задачами, которые перед вами стоят. Если нужно заказать зал для вечеринки, вы отправляете письмо с запросом. Если требуется обновить версию WordPress, вы пишете специалисту. И так далее.
Но отправка письма не означает, что дело сделано. Оно «ожидает» завершения. Это значит, что вы должны следить, действительно ли оно завершено.
Такого рода добросовестное сопровождение – искусство, которое многие недооценивают. Наверное, излишне напоминать о важности завершения дел – как в мире электронной почты, так и в огромном мире за ее пределами. Ниже приводится несколько советов по эффективному сопровождению переписки.
Не стесняйтесь. Некоторые люди не решаются напоминать о себе, боясь показаться чрезмерно назойливыми. Но все как раз наоборот: профессионалов не раздражает такая настойчивость, поскольку они воспринимают ее как признак увлеченности и инициативы. Например, я много раз принимала людей на работу, отвечала на предложения и тратила время на советы именно потому, что человек обращал на себя внимание своей настойчивостью. Напоминая о своем вопросе, вы показываете, что вам не все
