1. Возьмите лист бумаги (или ежедневник, или блокнот) и запишите все дела, которые, как вам показалось, надо сделать именно завтра. Четко распишите все пункты и примерно установите время, за которое вы выполните поставленные задачи.
2. Затем необходимо открыть список основных целей и поставить возле ежедневных целей номер главных целей, к которым они относятся. Если они не относятся ни к одной из них, то номер не ставится.
3. Теперь можно заносить дела в свой список, начиная с главнейших задач для вас. Поразмышляйте о том, как можно совместить дела.
Можно кому-либо перепоручить неважные для вас задачи, но сделать которые необходимо.
Вот элементарный принцип планирования: ВАЖНОЕ ДЛЯ СЕБЯ сначала, а срочное для других – после ВАЖНОГО ДЛЯ СЕБЯ.
Выгода этого метода
Неважно, что за цель вы собираетесь достичь, план обязательно сможет помочь вам в этом, потому что:
Грамотный сделанный план само по себе позволит вам выявить и точно понять, что вам надо. Вы не станете отрицать, что это жизненно важно для правильно выбора вашего пути или направления бизнеса;
Данная методика позволит вам решить, что же именно вам необходимо для достижения поставленных задач, так как главные цели вы разбиваете на промежуточные;
План позволит вам решить, сколько времени надо для выполнения тех или иных дел, и позволит более рационально подходить к используемому времени.
Как увеличить продуктивность?
Сначала все самое важное.
На первый взгляд это может показаться очень просто, но как только стоит опробовать данный момент на практике, то все иллюзии мигом рушатся. Человек всегда занят чем-либо, решением задач, поездками, совещаниями, основной работой. Но это ли так важно для вас? Определите, что для вас действительно имеет значение и делайте это в первую очередь. Запомните, все важные дела нужно делать утром, пока рутина не затянула вас. Как только проснулись, выполнили все утренние ритуалы, сделайте, например, важный звонок клиенту.
Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.
Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.
В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.
Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.
Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.
Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.
Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.
Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.
Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.
С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.
Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.
Ощущение продуктивности не означает ее наличие.
Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
• Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем, когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
• Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
• Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.
То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.
Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.
Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.
Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.
Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.
Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.
Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси: «Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».
Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше),
