Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания (п. 94 Правил нотариального делопроизводства).
По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство.
Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство (п. 109 Правил нотариального делопроизводства).
Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения. Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается (п. 110 Правил нотариального делопроизводства).
Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах (п. 111 Правил нотариального делопроизводства).
На основании ст. 50 Основ о нотариате все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре. Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц, указанных в ч. 3, 4 ст. 5 и в ст. 28 Основ о нотариате.
В соответствии со ст. 51 Основ о нотариате формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядок их оформления устанавливаются федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.
В настоящее время формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей и порядок их оформления установлены Приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления», зарегистрированном в Минюсте России 29.12.2016 № 45046[162].
Данным Приказом установлены формы:
– реестров регистрации нотариальных действий нотариуса (№ 1.1); регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, направленных в электронной форме (№ 1.2); регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (№ 1.3); списков участников ООО (№ 1.4);
– удостоверительных надписей для односторонней сделки (№ 2.1); на доверенности (№ 2.2); для договоров (№ 2.3); для удостоверения юридически значимых волеизъявлений (№ 2.4); для завещаний (№ 2.5); надпись на конверте с закрытым завещанием (№ 2.6); о свидетельствовании верности копии документа (№ 2.7); свидетельствовании верности выписки из документа (№ 2.8) и т. д.;
– нотариальных свидетельств о праве на наследство по закону (№ 3.1); о праве на наследство по завещанию (№ 3.2); о праве на наследство по закону, выдаваемое для подтверждения права на наследство, находящееся за пределами РФ (№ 3.3); о праве на наследство по завещанию, выдаваемое для подтверждения права на наследство, находящееся за пределами РФ (№ 3.4); о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выдаваемое пережившему супругу (№ 3.5); об удостоверении факта (№ 3.6); о передаче заявлений и (или) документов (№ 3.8) и т. д.
Пункт 5 «Порядка оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», утв. решением Правления ФНП от 17.11.2016 № 11/16), устанавливает, что записи в реестре регистрации нотариальных действий производятся ручкой, аккуратно и разборчиво. При внесении записей в реестр допустимы сокращения слов, позволяющие установить содержание записи. Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только при указании номера и даты совершенного нотариального действия.
Согласно п. 7 указанного Порядка записи в реестр могут вноситься нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой.
В п. 23–26 Порядка оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах указано, что тексты удостоверительной надписи или выдаваемого свидетельства на бумажном носителе должны быть созданы с помощью технических средств или написаны от руки несмываемыми чернилами или шариковой ручкой, аккуратно и разборчиво, без помарок и подчисток и легко читаемыми. Использование карандаша или легко удаляемых с бумажного носителя красителей, а также наличие подчисток или приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений не допускаются. Незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены.
При оформлении удостоверительных надписей нотариусом могут использоваться мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств. Допускается проставление регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.
В нотариально оформляемом документе на бумажном носителе, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати нотариуса, если законодательством не установлен иной способ обеспечения целостности такого документа (п. 23 Порядка).
Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если нотариальное действие совершается без использования бланка для совершения нотариального действия и удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа, оборотная сторона документа против надписи прочеркивается.
Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. Для изложения удостоверительной надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с оттиском печати нотариуса, который должен быть частично изображен на подклеенном листе (п. 24 Порядка).
Число, месяц и год в удостоверительной надписи или выдаваемом свидетельстве указываются полностью без сокращений, за исключением свидетельствования верности копий документов и выписок из них, когда дата может быть указана цифрами или словесно-цифровым способом (п. 25 Порядка).
Если текст удостоверительной надписи или свидетельство дополняется в соответствии с несколькими примечаниями к ним после или перед одними и теми же словами, то такие дополнения указываются в произвольном порядке (п. 26 Порядка).
15. Порядок, место и основные правила совершения нотариальных действий. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов
Согласно ст. 39 Основ о нотариате порядок совершения нотариальных действий нотариусами устанавливается Основами о нотариате и другими законодательными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования и утверждаемым федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Отметим, что особенности совершения отдельных нотариальных действий предусмотрены некоторым нормативными правовыми актами Федеральной нотариальной палаты, например, «Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол № 04/16)[163]; «Методическими рекомендации по оформлению наследственных прав» (утв. решением Правления ФНП от 27–28.02.2007, протокол № 02/07)[164] и т. д.
В п. 1 «Регламента совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования», утв. решением Правления ФНП от 28.08.2017 № 10/17, Приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156[165], предусмотрено, что нотариус получает и фиксирует информацию о наличии или отсутствии определенных обстоятельств, в том числе фактов, имеющих юридическое значение, необходимых для совершения нотариального действия.
Согласно п. 2 названного Регламента источниками информации, необходимой для совершения нотариальных действий, являются:
1) документы органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, в том
