ЗАСЕДАНИЕ ПРАВЛЕНИЯ, НАМЕЧЕННОЕ НА ДВА ЧАСА ДНЯ
Мы предположим, что это заседание не имеет повестки дня, или что вы не сможете ознакомиться с ней до начала совещания. Такое нередко случается. В результате участники являются на него неподготовленными и вынуждены "стрелять навскидку". Такие совещания обычно бывают дезорганизованными и фокусируются главным образом на срочных и важных делах из Квадрата I, о которых участники совещания часто бывают плохо осведомлены Подобные заседания обычно оборачиваются потерей времени и не приносят ощутимых результатов, часто представляя собой лишь упражнение начальственного самолюбия для босса.
В повестке дня большинства таких заседаний дела из Квадрата II относятся к категории "разное". И, поскольку, в соответствии с Законом Паркинсона, "работа заполняет все отведенное для нее время", на обсуждение "разных" вопросов времени не остается. А если и остается, присутствующие уже так измотаны и раздавлены грузом проблем Квадрата I, что у них нет сил заниматься чем-то еще.
Итак, вы можете двинуться в Квадрат II, попытавшись для начала внедриться в повестку дня этого заседания правления с докладом о том, как повысить эффективность таких заседаний. Вы можете потратить утром час-другой на подготовку к этому выступлению, даже если вам дадут всего лишь несколько минут, в течение которых надо суметь возбудить желание у присутствующих послушать более обстоятельное сообщение на эту тему на следующем заседании. Ваше выступление должно фокусироваться на необходимости всегда иметь четко сформулированную цель для каждого заседания и хорошо продуманную повестку дня, в которую каждый из участников совещания может внести свои предложения. Окончательная повестка дня должна составляться Председателем правления и концентрироваться прежде всего на вопросах Квадрата II, решение которых обычно требует более творческого мышления, в отличии от вопросов Квадрата I, предполагающих в большей степени механическое решение.
Вдобавок ваше выступление должно подчеркнуть важность скорейшей рассылки участникам заседания его стенограммы с указанием заданий и сроков их выполнения. Эти вопросы затем должны будут попасть в повестки дня будущих заседаний, которые следует разослать участникам заранее, чтобы у них было достаточно времени на подготовку к обсуждению.
Вот что может быть сделано всего лишь по одному пункту плана –заседанию правления, назначенному на два часа дня, – если взглянуть на него с позиции парадигмы Квадрата II Для этого требуется высокий уровень проактивности, включая мужество противостоять убеждению, что сначала необходимо распланировать все перечисленные пункты. Кроме того, требуется учет интересов других людей, чтобы избежать той кризисной атмосферы, которая часто сопутствует такого рода заседаниям.
Мышление Квадрата II можно применить почти к каждому пункту нашего списка, за исключением, пожалуй, звонка в ФАМ.
ЗВОНОК В ФАМ
Учитывая характер ваших отношений с Агентством, вы позвоните туда утром, чтобы иметь возможность справиться со всеми проблемами, которые могут вскрыться в ходе разговора. Перепоручить этот звонок кому-то будет трудно, поскольку вы имеете дело с другой организацией, которая может иметь культуру Квадрата I, кроме того, переговорить хотели именно с вами, а не с вашим помощником.
Являясь членом правления своей организации, вы можете попытаться напрямую воздействовать на ее культуру, но ваш Круг Влияния, возможно, еще недостаточно широк, чтобы реально повлиять на культуру ФАМ, поэтому вы просто подчиняетесь их требованиям. Если в ходе телефонного разговора обнаружится, что проблема имеет устойчивый, хронический характер, то вы можете подойти к ее решению с позиций Квадрата II, чтобы предотвратить возникновение подобных проблем в будущем. Это снова потребует значительной проактивности, направленной на то, чтобы использовать возможность изменить характер взаимоотношений с ФАМ или провести работу по предотвращению проблем.
ОБЕД С ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ
Вы можете рассматривать совместный обед с генеральным директором как редкую возможность обсудить в неформальной обстановке некоторые перспективные вопросы из Квадрата II Для этого утром вам может потребоваться от тридцати до шестидесяти минут, чтобы хорошенько подготовиться, или вы можете решить воспользоваться этим случаем для налаживания хорошего социального взаимодействия, и – даже не имея никакого плана – просто внимательно слушать. Любой из этих вариантов может предоставить прекрасную возможность для строительства ваших отношений с генеральным директором.
ПОДГОТОВКА СМЕТЫ РАСХОДОВ НА РЕКЛАМУ
По поводу этого пункта вашего графика вы можете вызвать двух-трех своих коллег, наиболее тесно связанных с подготовкой сметы на рекламу, и попросить их подготовить свои рекомендации в виде "готового документа" (чтобы вам его осталось только подписать) или в виде двух-трех хорошо продуманных вариантов предложений с их обоснованием, из которых вы могли бы выбрать наиболее подходящее. Это может занять один час рабочего времени в течение дня: наметить желаемые результаты, основные правила, определить ресурсы и отчетность, оговорить последствия. Однако, посвятив один час этой работе, вы ознакомитесь с мнениями заинтересованных людей, которые могут иметь разные точки зрения. Если вы не применяли такой метод работы раньше, то может потребоваться больше времени, чтобы объяснить людям, что он означает: что такое "готовый документ", как добиваться синергии, используя различия, что подразумевается под хорошо продуманными вариантами предложений и под их обоснованием.
"ВХОДЯЩИЕ" ДОКУМЕНТЫ И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Вместо того, чтобы погрузиться во входящие документы, лучше потратить некоторое время, от получаса до часа, начав обучать своего секретаря, чтобы он или она могли постепенно научиться работать как с входящей документацией, так и с корреспонденцией, которая в нашем списке значится под номером пятым. Этот процесс обучения может продлиться недели и даже месяцы, пока ваш секретарь или помощник не станет по-настоящему ориентированным на результат, а не на методы.
Вы можете обучить секретаря просматривать всю корреспонденцию и входящие документы, анализировать их и самостоятельно решать как можно большую их часть. Вопросы, с которыми он не может уверенно справиться, должны быть тщательно систематизированы, приоритезированы и переданы вам с рекомендациями или пометками для вашей дальнейшей работы с ними. При таком подходе ваш секретарь или помощник сможет через пару месяцев обрабатывать 80-90% входящих бумаг и корреспонденции, часто даже лучше, чем вы могли это сделать сами, просто потому, что вы сосредоточены на возможностях Квадрата II, а не погружены в проблемы Квадрата I.
МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ И ИТОГИ ПРОШЛОГО МЕСЯЦА
Возможный подход к этому пункту с позиции Квадрата II заключается в том, чтобы проанализировать свои отношения с менеджером по продажам и существующее между вами соглашение об исполнении с тем, чтобы убедиться используется ли в них принцип Квадрата II. Это упражнение не дает вам конкретных рекомендаций о том, что вы должны говорить менеджеру по продажам, но, благодаря ему, вы можете к проблеме из Квадрата I применить одновременно подход Квадрата II – для воздействия на хронические корни проблемы, – и подход Квадрата I, нацеленный на решение сиюминутных задач.
