Именно по этой причине все бумаги валяются на столе. Другая распространенная ситуация — ящики заполнены папками вашего предшественника, и у вас не было возможности убрать их, чтобы освободить место для собственной системы организации. В любом случае, если у вещей нет своего места, они неизбежно собираются в кучи.
• Рост темпов жизни и развитие новых технологий. Часто в круговороте современной деловой жизни люди не находят или не отводят времени на то, чтобы остановиться и организовать себя. Вот распространенная жалоба одного из участников моего семинара: «Независимо от того, как сильно я жажду организовать офис, мне кажется невозможным — и даже опасным — найти на это время, не прерывая при этом ежедневной работы. Я могу не уложиться в сроки, отстать и потерпеть неудачу в бизнесе».
• Заниматься организацией пространства скучно. Процесс организации в офисе в основном заключается в систематизации и подшивке документов. Это одна из самых неприятных задач в мире. Часто люди так никогда и не вносят в свою систему индивидуальный стиль и своеобразие. Они продолжают использовать серые скоросшиватели с унылыми надписями — и все это скучно, скучно и еще раз скучно. А ведь информация, лежащая в папках, — источник жизненной силы бизнеса, и легкий доступ к этой информации неразрывно связан с успехом. Далее в этой главе вы прочтете о том, как вносить в свою систему подшивки и хранения документов стиль, настроение и чувство собственного достоинства, чтобы постоянно использовать ее было намного веселее, проще и интереснее.
Создаем стратегию: определяем рабочие зоны
Ниже приведены несколько типичных зон деятельности, необходимого для них оборудования и мест для его хранения в традиционных офисах.
Советы по перестановке мебели
• Используйте L-образную и U-образную мебель. Создайте собственный центр контроля, собственный штаб, переставив мебель в основной зоне работы с документами и телефонных звонков в форме буквы «L» или буквы «U». Так вы создадите максимальную рабочую поверхность и дополнительные возможности хранения в рамках даже самого тесного пространства.
• Расположение стола. Вы проводите здесь много времени, и поэтому то, что для вас удобно, будет и самым продуктивным. Вы предпочитаете сидеть лицом к окну, к двери, к центру комнаты, к стене? Если вы работаете в одном помещении с другими людьми или не можете закрыть дверь в свой кабинет, предпочитаете ли вы видеть коллег, чтобы всегда оставаться открытым и отслеживать, что происходит вокруг, или хотите сидеть спиной к ним, чтобы вам поменьше мешали? Проявите творческие способности. Существует гораздо больше возможностей, чем вы думаете.
• Держите больше папок в зоне досягаемости. Самая распространенная ошибка, которую я видела в большинстве офисов, такова: шкаф с документами находится слишком далеко от рабочего стола. Именно поэтому бумаги валяются на столе. Если документы подшивать неудобно, делать это не хочется. Если же большинство документов находятся в зоне досягаемости, можно целый день работать с ящиками для бумаг, доставать их и класть на место, не прилагая ни малейших усилий. Но если у вас есть документы, доступ к которым, не прерывая ваших занятий, должен иметь ваш ассистент, держите их поближе к двери своего кабинета.
Идеи для расширения пространства
• Выясните, может ли компания заменить вашу приставную тумбочку с двумя ящиками на приставную тумбочку с пятью ящиками. Так вы более чем вдвое увеличите свою возможность хранить документы, занимая при этом столько же места на полу.
• Передвиньте рабочий стол в центр комнаты или поставьте его перпендикулярно к стене. Это освободит место для дополнительного шкафа или компьютерного стола, позади стола или справа от него.
• Поставьте небольшую тумбочку для документов или книжную полку для материалов, которыми пользуетесь вместе с ассистентом, возле входной двери. Так он сможет входить и выходить из вашего кабинета, не беспокоя вас.
• Расположите монитор компьютера на подставке или в углу стола, чтобы освободить рабочую поверхность.
• Прибейте на входной двери крючки для сумок, верхней и сменной одежды.
• Прибейте на стену рядом с рабочим столом настенные «карманы» для срочных документов, рассортированной почты или литературы, которую вам нужно держать под рукой.
• Используйте разделительные рейки в приставных тумбочках таким образом, чтобы пересматривать документы спереди назад, а не слева направо. Это на 15 % увеличит возможности хранения, позволит хранить больше документов в том же месте.
Система разделителей в ящиках приставной тумбы, установленная фронтально, в противоположность системе продольной установки
Один длинный файл, разбитый по алфавиту от «А» до «Я», как ни странно, иногда может сбивать с толку. Вместо этого файлы можно рассортировать по зонам. В системах «А-Я» связанные между собой файлы часто оказываются далеко друг от друга: «Бухгалтерия» — в разделе «Б», а «Налоги» — в разделе «Н». Система хранения и подшивки документов с разбивкой по категориям позволяет группировать взаимосвязанные файлы и создавать зоны «деятельности» внутри ящиков с документами. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по категориям, которые отражают основные зоны вашей ответственности на работе. Вот несколько примеров того, каким образом мои клиенты сортировали свои документы по зонам, чтобы иметь мгновенный обзор своих дел и обязанностей.
Консультант:
• Клиенты: Корпоративные; Индивидуальные.
• Тестовые материалы.
• Вырезки и интересные статьи.
• Презентации.
Журналист:
Сначала он рассортировал документы следующим образом:
• Авторы (рукописи, гранки, график выхода из печати, рекламные материалы и фотографии).
Затем сгруппировал проекты:
• Сезон (Февраль — Май; Июнь — Сентябрь; Октябрь — Январь).
Имейте в виду, точно так же, как следует сначала распланировать свои категории на бумаге
Финансовый директор сети розничных магазинов:
• Внешние вопросы:
Владельцы недвижимости/арендодатели.
Поставщики.
Профессиональные консультанты.
