• Проволочные корзины/лотки для бумаг совершенны для входящих и исходящих документов. Они позволяют разделять сообщения для разных сотрудников, помогают группировать пачки информационных бюллетеней и различную литературу на книжных полках.
• Подставки для книг — хорошее средство для экономии места, содержания в порядке книжных полок и отделения друг от друга разных категорий документов или литературы.
• Держатели для журналов позволяют успешно сгруппировать публикации по категориям или аккуратно хранить их на книжных полках.
5. Поддерживать порядок
Поздравляю! Ваш офис выглядит прекрасно и находится в полном порядке. Теперь поговорим о том, как поддерживать его в таком состоянии:
• Каждый день. Сортируйте почту над корзиной для бумаг. Будьте жестким в отношении того, что собираетесь сохранить. Отведите для уборки пятнадцать минут в конце каждого дня. Это будет хорошим завершением дня и позволит на следующее утро вернуться в чистый офис с ясной головой.
• Постоянно. Очищайте настольный файл для телефонных записей, пока говорите по телефону. Найдите время на то, чтобы просматривать и очищать файлы по мере работы с ними. Держите под рукой запасные цветные папки для файлов; добавляя новый файл, напишите ярлык карандашом и добавьте файл к своей системе. Периодически создавайте качественные ярлыки для всех новых папок с файлами или попросите кого-нибудь помочь вам написать их красивым почерком.
• Ежегодная генеральная уборка. Ценность поддержания порядка на рабочем месте очень высока, потому что здесь задачи, обязательства и проекты часто меняются. Ожидайте изменений. Попробуйте использовать «тест карандашных точек». Каждый раз, когда работаете с документом, ставьте карандашом точку в верхнем правом углу папки, в которой он находится. В конце года изымите все документы, на которых нет точек, и выбросите их. Или, если эти документы имеют налоговое или юридическое значение, поместите их в архив. Посвятите целый день обновлению своей системы организации, чтобы она соответствовала времени. Еще раз переоцените свои категории. Устраните то, что больше неуместно, и отнесите старые файлы в хранилище. Обновите перечень файлов, чтобы он отражал это. Сделайте новые ярлыки, если старые износились. Если нужно, реорганизуйте ящики с файлами. Периодически покупайте приятное новое приспособление для организации пространства, чтобы ваша система оставалась забавной и интересной, — но сначала подумайте, куда его поместите!
Глава 7
ДОМАШНИЕ ОФИСЫ
1. Что работает?
Примеры:
«Пакеты моих рекламных материалов всегда собраны и готовы к отправке. Получив запрос, я могу быстро добавить к ним вводные заметки, наклеить адрес, поставить штамп и тут же отослать пакет».
«Все мои каталоги стоят на этой полке у телефона, и я выбрасываю старые, как только выходят новые. Мне нравится, что я могу за секунду добраться до самых современных материалов».
2. Что не работает?
Примеры:
«Мой офис начинается в полутора метрах от спальни. По мере роста моего бизнеса рос и офис — сначала до потолка, а потом — наружу, во всех мыслимых направлениях. В конце каждого рабочего дня документы разбросаны по всей моей кровати, и часто мне приходится спать на тахте. Помогите! Я хочу снова спать в своей постели».
«Я постоянно теряю вещи у себя в офисе. На прошлой неделе, за день до презентации для моего основного клиента, я потерял важное коммерческое предложение. Я не спал всю ночь, пытаясь его найти, а потом мне пришлось повторно его написать. Так или иначе, мне всегда удается выкрутиться в последний момент, но уровень напряжения невыносимо высок».
«Иногда я не отправляю счета клиентам, потому что не могу найти соответствующую документацию и не имею никакого способа прослеживать свои платежи для возмещения затрат. Я теряю деньги!»
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Дэвиду Т., финансовому консультанту, нужно было место для папок с документами текущих клиентов, потенциальных клиентов, пассивных клиентов, ежедневных и еженедельных финансовых публикаций и информации о различных программах инвестиций и компаний, за финансовым положением которых он наблюдал.
• Мэри Б., профессиональному лектору, нужно было место для рекламных материалов, речей и набросков; презентационного оборудования и предложений; архива видео- и аудиокассет, справочников и статей; информации по счетам и платежам.
• Марлен Дж., актрисе и певице, нужно было место для портфолио и резюме ее спектаклей, портфолио и резюме ее вокальных выступлений, демонстрационных кассет, двух настольных папок для телефонных записей (по одному для каждого направления деятельности); для личных финансовых документов, нот, монологов, сценариев и запасов офисных расходных материалов.
4. Зачем быть организованным?
Примеры:
• «Мы снова сможем пользоваться гостиной, потому что мое рабочее место будет отделено от нее».
• «Когда я работаю, мне необходимы покой и тишина».
• «У меня будет больше места для работы и завершения дел».
• «Мой бизнес будет развиваться так, как я хочу, если заметки по проектам, документы и наброски идей станет проще искать».
• «Мне не придется постоянно беспокоиться, что я опять забыл важный документ».
• «Я хочу испытывать положительные эмоции, приступая к работе!»
5. Что вам мешает?
Вот распространенные причины беспорядка в домашних офисах:
