Технологии эффективной работы

«Да, но… у меня хорошая память»

К одному-единственному инструменту планирования приучить себя довольно трудно. Одна из моих клиенток всегда полагалась на свою фотографическую память. Женщина была настолько подвижной и талантливой, что закончила юридический факультет всего за два года! У нее была такая исключительная память, что не было необходимости составлять список дел. И тем не менее к тому времени, когда она обратилась ко мне, ее способность сохранять в памяти информацию испарилась. Или память стала значительно хуже, или, лучше сказать, количество дел, которые она должна была запомнить, превысило пределы ее возможностей. Какие-то дела стали ускользать из памяти, и это уже стали замечать клиенты и коллеги.

Решение. Совершенно очевидно, что следует начинать делать записи. Но она была категорически против этого, считая разного рода памятки ударом по самолюбию и полным изменением привычек. Она чувствовала себя побежденной. Чтобы сделать этот процесс более привлекательным, мы купили отличный кожаный органайзер в качестве ее нового друга, который должен был путешествовать с ней, куда бы она ни пошла. С помощью органайзера она решила проблему и стала полностью контролировать свои дела, как это было раньше. Через шесть месяцев она продолжала бороться с привычкой полагаться только на свою память. Но через семь месяцев органайзер стал ее вторым «Я».

«Да, но… я не знаю, какой способ записи лучше использовать!»

При всем многообразии выбора средств, подходящих для записи ваших дел, довольно трудно выбрать один. Вы начинаете использовать сразу несколько систем, тратя больше времени на перенос информации из одной в другую, чем на выполнение самой работы.

Не позволяйте себе заниматься поисками лучшей системы, это будет постоянно держать вас в состоянии беспокойства. Выберите один способ и придерживайтесь его. Вот несколько классических способов решения проблем.

Подберите правильный размер страниц. Если вас устраивает канцелярская работа, займитесь ею. Выберите самый маленький размер листов, вмещающих ваш почерк, и несколько дел, которыми вы занимаетесь каждый день. На двух листочках вмещается только по три-четыре дела на каждый день недели. Для того чтобы записать пять-десять дел, надо взять такой формат страницы, куда будут вмещаться дела только на один день. Для записи более чем десяти дел или при оформлении расписания для нескольких людей возьмите два листа на день.

Сократите объем колечек в скоросшивателе. Если вам нравится работа с бумагой, но вы не любите большие объемы, переведите скоросшиватель на однодюймовые колечки и сшивайте только дела за два месяца.

Используйте складную клавиатуру. Если вы любите писать, но считаете, что это слишком медленный способ записи дел, используйте портативную клавиатуру, чтобы печатать свои списки, или введите данные в компьютерную настольную программу.

Объедините бумагу и какое-нибудь беспроводное устройство. Используйте устройство для записи встреч и телефонов, а к нему добавьте небольшой блокнот для ежедневных дел. Я предпочитаю блокнот с числами, где на каждый день отводится по страничке и удобно записывать дела на определенный день.

Привлеките помощника. Если у вас есть очень надежный помощник, все успевающий и обладающий безукоризненными навыками, попросите его записывать все ваши дела. Он может войти в Outlook или любую другую программу по вашему выбору и напечатать ваш список дел, и вы оба будете иметь к нему доступ. Если вы привлекаете помощника, он может сам выбрать дела первостепенной важности и напоминать вам, что предстоит сделать в ближайшее время. Он будет иметь полную картину всего списка и сможет корректировать ваше расписание перед началом больших проектов. Таким образом, у вас появится союзник в выборе самых важных ежедневных дел.

Необходимость делать записи может показаться пустой тратой времени, но этот процесс заставляет вас еще раз продумать, на что вы тратите свое время, поразмышлять и перегруппировать дела, и к тому времени, когда надо будет действовать, вы сможете это делать уверенно и четко. Разрываться на части, не думая о ценности дела для организации, — самый верный путь потерять большое количество времени, занимаясь неправильными вещами. Вы безрассудно истратите гораздо больше времени на исправление ошибок, чем его ушло бы на то, чтобы все записать.

«Да, но… моя компания требует от меня использовать их систему расписаний»

Вы предпочитаете записывать свои дела на бумаге, а от вас требуют, чтобы вы хранили свое расписание в программе Outlook, чтобы коллеги знали, где вы находитесь. Или вы используете высокие технологии, но вас заставляют вывешивать свое расписание на стене. Это довольно сложная ситуация, потому что добавляет вам работы. Не отказывайтесь от системы, которая вас устраивает, но добавьте еще один уровень ввода. Постарайтесь найти самый эффективный способ это сделать.

Решение. Выделите время для ежедневной пересылки данных. Таким образом, вы сможете переносить информацию из вашей системы в систему компании, используя это время на то, чтобы подумать и решить, как лучше использовать ваше время и осуществить планы. Ежедневные десятиминутные переносы информации могут помочь безошибочно выбрать самые важные задачи. Если вам повезло и у вас есть помощник или член команды, который может это сделать за вас, доверьте ему (или ей) стопроцентную ответственность за корректировку данных в системе компании, дав постоянный доступ в вашу персональную систему. Не меняйте человека, который вносит изменения, так как ваши колебания могут стать причиной утери информации.

«Да, но… моя работ требует такого темпа, что мне некогда вести записи»

На некоторых рабочих местах требуется очень быстрый темп, и может показаться, что если вы начнете делать записи, у вас не останется времени на выполнение работы. Это очень похоже на работу «поддерживающего» персонала: ассистентов, брокеров и даже администраторов, чья работа изначально связана с управлением работой остальной команды и которым приходится иметь дело с постоянными кризисами.

Решение. Если каждое ваше дело возникает внезапно (поступила просьба, вы немедленно реагируете и приступаете к выполнению следующей просьбы), у вас нет необходимости что-то записывать. Но если вам поручают проекты, а вы выполняете их позже установленного срока, вам необходима система записей. Если простые записи занимают слишком много времени, создайте в вашем настольном компьютере несколько сборников со специфическими названиями. Можно обозначить их ярлыками «Мероприятия», «Дела» или «В ожидании», обозначающими повседневные дела, и неопределенными ярлыками для каждого сборника единичных дел: «Прочел и вперед», «Назначить встречу», «Подтвердить расходы». Этот способ сэкономит вам массу времени в течение рабочего дня, которое сейчас тратится попусту, когда вы перекапываете кипы бумаг, чтобы посмотреть, что у вас там дальше по плану.

ТРИ ОСНОВНЫХ ВОПРОСА

Если все дела записаны в одном месте, вам остается только выбрать самые важные из них. Но принятие решения на этом не заканчивается. Что делать, если вы столкнетесь с несколькими противоречивыми приоритетами? Постоянно меняющиеся направления наших отраслей, заказчиков и рост