Осторожно HOT DOG! (с иллюстрациями)

 Вместо= Пишите

Advice/ inform=say/ tell/ let us know

 Along these lines-like

 On the order of=as/ according to

 at an early date/ at your earliest convenience=soon/ today/ next week/ a specific date

 at this time/ at the present time/ at this writing=now/ at present

 Check to cover=check for

 Due to the fact that=because

 For the purpose of=for

 Forward=Send

 Free of charge=Free

 in accordance with=According to

 in advance of/ prior to=Before

 in compliance with=as you requested

 in the amount of=For

 In the event that=if/ in case

 kindly=Please

 of recent date=Recent

 Partly=person/ a specific name

 Subsequent to=after/ since

 The writer/ the undersigned=I/ me

 Up to this writing=untill now

А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.

Dear Mr Fergusson,

 With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.

 I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

 For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.

 Hoping you understand.

 Yours truly…

Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова «said» (здесь: «упомянутые») и «same» («его же»), которых вообще нужно избегать, а вместо «deem» лучше писать «believe». Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon, thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply; I hope to hear from you soon; Thank you for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.

 Dear Mr Fergusson,

 We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.

 As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.

 Sincerely yours…

Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: «your error/your failure». Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.

Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)

Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное «please» или «thank you». Вместо We have received your order лучше написать Thank you for your recent order, вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill – Please accept our sincere apologies for the error in your September hill.

Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость – это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.

Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.

Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений «I» и «we», но уж если вы их употребляете, то учтите следующее: пишите «I» – когда говорите от себя лично, a «we» – когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения «our company» – все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо «я» постоянно называл себя полным именем…

Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным.

Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.

Вариант первый:

Dear Ms Mitchell,

 Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.

 We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.

 As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.