– 26.09. отгрузка на 69000р у тебя присутствует во взаиморасчетах от 11.11. По смыслу непонятно, куда это отнести. Что это такое?
Cудя по всему, было отгружено много стентов, а во взаиморасчетах этой задолженности нет. Кому и сколько мы будем платить за стенты?
На прошлой неделе был левый приход, и опять он вообще нигде не фигурирует. Непонятно, почему. Я же много раз объяснял, как нужно поступать в таких случаях.
Скажи пожалуйста, ведь когда мне присылали счета на оплату и говорили, что это «по оплаченным счетам», и это был очередной перегруз, можно же было заказать по счетам, которые реально не закрыты? Про свои долги ВОКЦ знать не знает, зато все наши долги рассматривают по микроскопом. Зачем нам эта головная боль?
В общем, мне понятно, что в офисе не дружат не только с арифметикой, но и с головой. Поэтому, надо срочно сделать следующее:
1. Переделать счета, по которым прошла сейчас оплата и по которым у нас долги (а также старые незакрытые счета) и вставить туда тот товар, который был перегружен. Таким образом, мы закроем незакрытые на сегодняшний день счета.
2. При этом ни в коем случае не показывать общее отрицательное сальдо! ОЧЕНЬ ВАЖНО!
3. С 24.11. прекратить полностью самостоятельный документооборот. Все документы будут вестись у меня в офисе и пересылаться по электронной почте (счета, приход-расход и пр.). Все технические подробности сотрудникам Волгограда и Петербурга необходимо утрясти между собой, причем без часовых телефонных переговоров. Заказывать из Волгограда у поставщиков тоже ничего не нужно, если кто-то что- то закажет, сам и будет оплачивать товар, предупреди, пожалуйста всех.
4. Грамматикову А. поручено вести показатель порожних заявок. Он круглосуточно занимается левыми заявками, по которым никогда в жизни оплаты не будет. Я самостоятельно буду фильтровать, какие из этих заявок левые, а по каким возможно движение. И если процент левых заявок достигнет критической массы, я думаю имеет смысл, чтобы кто-нибудь оплатил из своего кармана услуги Грамматикова А.
5. Дополнительный телефон в офисе 973-75-34, у Снежаны и Антона спроси мобильный телефон для быстрого дозвона.
Ира, все должно быть сделано сотрудниками именно так, как я написал, и в кратчайшие сроки.
kisses
Андрей Разгон
From: [email protected]
Subject: Ирине Кондуковой, Марине Маликовой, Елене Гусевой
Добрый день!
Вам нужно сделать следующее:
1. Расширить аптеку и сделать 2-ю кассу. Отв. – Кондукова И. (исп. Тишин. А.Т., + Светлана Сергеевна. Не использовать аптечную кассу для текущих расходов фирмы. В конце каждого месяца отчитываться перед генеральным директором о работе аптеки (отчет бухгалтера и зав. аптекой).
2. Передать Сачко С. все взаиморасчеты с контрагентами для внесения их в программу 1С. Вся деятельность по ООО «Совинком» будет осуществляться аналогично «Экссону». С Совинкомом будет работать только кардиоцентр, с остальными клиентами – «Северный Альянс». Схема работы такая: заявка от менеджера направляется в Петербург по электронной почте, при этом менеджер получает подтверждение от секретаря о принятии заявки (по эл. почте ответ – заявки такие-то приняты). Далее – получение счета или коммерческого предложения по электронной почте. Документ считается недействительным, если он не зафиксирован в программе в Петербургском офисе. То же самое с приходом и расходом: сначала делаются проводки в Петербурге, далее информация передается в Волгоград. Необходимо договориться со Снежаной, Екатериной, и Алексеем для эффективной работы, преимущественно использовать электронную почту для общения с целью минимизировать междугороднюю связь. Таким образом, организация эффективного взаимодействия – ответственность ваша совместная. Сроки налаживания работы – до конца текущей недели. Отв.: Гусева Елена.
3. Составить бюджет фирмы на декабрь 03 в сроки до 13.12.03. Графы «доходы» – заполняют Маликова М., Кондукова И., Светлана Сергеевна (каждый за свой участок, вписываются ожидаемые суммы оборотов), графу «расходы» заполняет Гусева Елена (зарплату в этот документ вписывать не нужно). Обязательны расшифровки каждой статьи. Текущий бюджет – утверждать до 30 числа текущего месяца. Без отчета по расходам, доходам, и утверждения бюджета на следующий месяц зарплата начисляться не будет. Чтобы фирма не проседала, доходы должны увеличиваться ежемесячно. Если в текущем месяце невысокие обороты, соответственно расходов должно быть меньше. Поэтому я буду с непониманием относиться к таким отчетам по расходам как в предыдущие месяцы, с большими счетами за телефон, ремонты компьютеров и пр. Деньги на расходы я буду перечислять из Петербурга согласно принятого бюджета, или сразу всю сумму, при невозможности этого – при заблаговременном информировании за один день. Самостоятельные финансовые транзакции запрещаются. Контроль за исполнением – Кондукова Ирина.
4. Каждый участок работы (компьютеры, документы, др. имущество и информация) закрепить за конкретными сотрудниками, подписать соответствующие документы с указанием ответственности за порчу или потерю. Отв. – Кондукова И. Срок – до конца текущей недели.
5. Закрыть счет в Альфа-Банке. Отв. Гусева Елена. Сроки уже были установлены.
6. Отчеты по сделкам с начала года. Форма отчетов – уже передана, сроки (конец ноября) – также. Отв. – Гусева Е.
7. Договориться с аудиторами о проверке ООО «Экссон» за период с начала 2003 г. Отв. – Кондукова И.
Внимание! Доведите до сведения всех сотрудников, что приказы и задания будут храниться в папке «ТЕКУЩИЕ ЗАДАНИЯ» до их окончательного исполнения. Эта папка будет анализироваться в конце месяца при выплате зарплат и премий.
Kisses,
Андрей Разгон
From: [email protected]
Subject: отдел сбыта
Дорогие коллеги,
Убедительная просьба отдавать в работу только те заявки, по которым будут оплаты. Сейчас дела обстоят таким образом, что наши коммерческие предложения и счета используются для тендеров в качестве альтернатив. Другими словами, персонал нашей фирмы используют как лохов, при заполнении конкурсных заявок и организации тендеров. Целый коллектив тиражирует тонны бумаги, обрабатывает левые заявки только для того, чтобы какие-то прохиндеи воспользовались бесплатной рабочей силой, а отдел сбыта потворствует этому.
Напоминаю Вам о том, что в конце месяца надо будет заполнять «Акт выполненных работ». Визиты к первым лицам, принимающим решения, получение маркетинговой информации, наличие реальных проектов – все это должно быть отражено в означенном документе. Пока что реальный проект есть только у Марины (по Астрахани).
Давайте в конце концов уважать чужой труд, не заставляйте своих коллег париться, если дело яйца выеденного не стоит. Вас же брали на работу как профессионалов в области продаж (а значит и в области межличностного общения и коммуникации), вы должны на раз-два определять, где Вам говорят дело, а где гонят туфту. Безответственная обработка левых заявок только помогает конкурентам выиграть конкурс, а помощь конкурентам – это уже вредительство.
