сообщения электронной почты. На работе я всякий раз подключаю органайзер к сети для подзарядки, и аккумулятор еще ни разу меня не подвел. Размер устройства идеален, оно легко умещается в кармане, тем более в портфеле, а потому всегда со мной, куда бы я ни направлялся».
В ежедневнике должно быть указано все, что вам необходимо в жизни запланировать, — от основных целей и задач, определенных вами при чтении главы 1, до встреч, которые состоятся у вас, скажем, в такой-то четверг после обеда; от количества времени, которое вы сможете посвятить любимому занятию, до часа, когда вам наконец удастся посетить свою престарелую тетушку. Итак, в ежедневник должны быть внесены:
► ваши жизненные цели;
► задачи, которые предстоит решить ради достижения этих целей;
► конкретные шаги, которые приведут к решению задач;
► ежедневные дела.
Соотнесите каждое из этих требований с основными аспектами своей жизни. К примеру, со следующими:
► работа;
► семья;
► досуг;
► учеба;
► другое.
Помните, что планировать жизнь легче, если вся необходимая информация собрана воедино.
СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ
Изложите свои жизненные цепи на первой странице ежедневника и каждый день их перечитывайте, с тем чтобы вновь и вновь ими вдохновляться и постоянно держать собственные приоритеты в центре внимания.
Работая над главой 1 этой книги, вы определились с основными целями своей жизни и с теми шагами, которые вам предстоит предпринять для их достижения. Руководствуясь советами главы 2, вы выяснили, как в действительности распоряжаетесь собственным временем. Надеемся, что вы также выбрали наиболее удобный для себя тип ежедневника или органайзера. Теперь вам предстоит воспользоваться всем достигнутым с целью планирования своих дел.
Помните, что все в вашей жизни должно быть организовано с учетом приоритетов. Потому если приходится делать выбор между несколькими способами использования времени, выберите тот, что будет способствовать достижению какой-то из главных ваших целей. Например, если у вас выдался свободный летний выходной, то вы можете оказаться перед выбором между походом в паб с друзьями и поездкой с семьей на пикник. Если при этом одна из ваших жизненных целей состоит в том, чтобы проводить больше времени с семьей, то поезжайте с домашними на природу. Когда позволяют обстоятельства, совмещайте в одном виде деятельности несколько своих приоритетов.
В жизни каждого из нас есть регулярно повторяющиеся периоды времени, характер использования которых мы изменить не можем. У бизнесменов это совещания, презентации, визиты и другие мероприятия, которые в их жизни неизбежны. Для других людей речь может идти о вечерних курсах, школьных уроках, добровольно принятых на себя обязательствах, спортивных соревнованиях, составляющих суть их жизни. В своем органайзере (или в другом инструменте планирования) отметьте такое время в первую очередь (в последующих главах мы еще поговорим о том, как сократить время собственного присутствия на разного рода собраниях и совещаниях). Занесите такие мероприятия в свой годовой план, затем в ежемесячные и, наконец, в планы на каждый день с точным указанием часов. Отметьте обязательное время внеслужебного характера, которое будет вами посвящено, скажем, добровольным видам труда, учебным занятиям или встрече детей по окончании уроков в школе. Далее посмотрите, что у вас осталось. Распределите незанятое время между занятиями, связанными с профессиональной деятельностью, и досугом — в зависимости от избранных приоритетов. Продвигайтесь от плана на год в направлении планов на каждый день. Разделите блоки основных занятий на более мелкие части и распределите их по месяцам и отдельным дням, превратив тем самым в элементы рутинного расписания.
Распределить обязательные виды деятельности просто, гораздо сложнее решить, что предстоит делать ежемесячно и ежедневно для того, чтобы работа выполнялась эффективно и в срок. Составьте полный список дел, которые вам предстоит выполнить для реализации каждого проекта. Так, если вы должны организовать конференцию, время ее проведения следует указать в годовом плане работы. Время на достижение договоренности с участниками и заказ необходимых материалов и оборудования включите в план на месяц. Далее решите, в какие недели вам предстоит выполнить соответствующие действия: подготовить тексты печатных материалов, заказать зал и т. д. Наконец, распишите по дням и часам подготовку и заказ рекламных объявлений, получение печатных материалов, обсуждение деталей с ответственными за работу технических средств.
Теперь, когда вы выяснили, чего хотите достичь, и определились с шагами, которые приведут вас к цели, необходимо вычислить, сколько времени вам потребуется для каждого из шагов. Не пытайтесь точно определить время, ограничьтесь обоснованным предположением. Допустим, вы записали для себя следующее:
1. Подготовка конференции (две недели).
2. Реорганизация сектора В (шесть месяцев).
3. Подготовка и выпуск брошюр (пять недель).
Включите эти периоды времени в свой календарь на год. Вы туг же увидите, когда окажетесь слишком перегруженным работой, и сможете соответствующим образом пересмотреть свое рабочее расписание. После выяснения общей картины так же отработайте менее продолжительные отрезки времени: месяцы и недели. Так, в вашем недельном плане могут значиться следующие пункты:
1. Получить от Дженет цифры продаж (15 минут).
2. Написать вступление к отчету (полчаса).
3. Написать основной текст отчета (один час).
4. Надиктовать письма (20 минут).
Выделите в ежедневнике время для каждого из мероприятий в подходящем порядке. Для каждого дня и недели предусматривайте определенные периоды свободного времени, что позволит вам проявлять гибкость и при необходимости дополнять расписание непредвиденными делами.
Пусть вас не слишком беспокоит сложность точного расчета времени. Прежде чем будет накоплен достаточный опыт планирования, вы неизбежно будете переоценивать или недооценивать время, необходимое для выполнения той или иной работы.
СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ
При расчете времени реализации долгосрочного проекта производите обратный отсчет, отталкиваясь от установленного срока. В итоге вы обеспечите своевременное выполнение каждого из этапов в границах имеющегося времени.
Возможно, вы определились с собственными целями, но не знаете, с какой из них начать. Начните с той, работа над которой привнесет наиболее скорые изменения в вашу жизнь. Предположим, одна из ваших целей состоит в том, чтобы стать директором, и начало движения в избранном направлении немедленно скажется на стиле и распорядке вашей работы. Значит, начните именно с этого и пересмотрите свой рабочий график с включением в него соответствующих задач. Дополните полученный план задачами и
