Тайм-менеджмент

После избавления от всего бумажного на вашем рабочем столе может остаться что-то или даже все из перечисленного ниже:

► компьютер;

► факс;

► сканер;

► карандаши и ручки;

► фотографии в рамках;

► телефонный аппарат;

► автоответчик;

► чашка для кофе или чая;

► что-то из пищи;

► пластиковые лотки для бумаги; часы;

► сувенир;

► зажимы для бумаг, ластики, кнопки и т. д.;

► пресс-папье;

► ежедневник;

► электронный органайзер.

По возможности уберите со стола большую часть электронного оборудования, за исключением компьютера и телефона. Впрочем, системный блок может переместиться на пол, а вот сканер и факс лучше поставить на другой стол. Когда не пользуетесь электронным органайзером, запирайте его в ящике стола. Попросите технический отдел подключить ваш компьютер к локальной сети, чтобы вы могли пользоваться общим принтером. Также попросите установить на ваш компьютер встроенную факс-карту. Горизонтальный сканер вполне может разместиться в безопасном месте на полу.

Если выдвижных ящиков в вашем столе немного, нет тумбы с дверцей или если они вас не устраивают, найдите то, что вам нужно. Если это невозможно, проявите фантазию. Например, закатите под стол тумбу с ящиками для канцелярских принадлежностей и прочих мелочей.

Ручки, карандаши, скрепки пусть отправляются в пластиковый пенал или настольный прибор, а все остальное: степлер, блокноты, линейка — в ящик стола.

Когда установите на столе необходимое оборудование, уберите с него все прочее. Игрушка на столе, возможно, весьма забавна, однако не добавляет рабочему месту делового вида. Заберите ее домой и позабавьте домашних. Чашки, продукты и другие чужеродные предметы должны находиться на подобающем месте. Возьмите себе за правило немедленно убирать их со стола, как только заканчиваете с едой и питьем. Да и вообще, стоит ли питаться на рабочем месте?

Вам, возможно, регулярно дарят сувенирные пресс-папье и другие рекламные безделушки. Пользуйтесь последним подаренным пресс-папье, а остальные раздайте своим сотрудникам. Рекламные сувениры унесите домой или выбросьте.

Было бы жестоко лишать вас всякой возможности как-то персонализировать свое рабочее место. Всем нам хочется чувствовать, что наш стол — это наш стол. Ограничьтесь семейной фотографией. Цветы пусть стоят на подоконнике или на полке.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если вы или ваш персонал регулярно получаете подарки в виде ручек и других канцелярских принадлежностей, складывайте их в общий ящик, а потом передавайте в местную школу.

Какие бумаги лежат у вас на столе?

Итак, вы на своем столе оставили только самые необходимые принадлежности и оборудование. Однако без бумаг на нем вам все же не обойтись. Что это за бумаги? Это, конечно же, документ, с которым вы в данный момент работаете. Все прочие находятся на своих местах. Книги — на полке, ежедневник — либо на столе, либо в ящике стола. Все остальное будет на столе лишним.

Поблизости от стола или в специальном ящике для файлов должны находиться необходимые для работы подборки документов, рассортированные по дням, неделям и месяцам (как описывается далее в этой главе). В начале каждого дня, недели или месяца вам достаточно будет выбрать нужную папку, над материалами которой предстоит работать или с содержимым которой потребуется постоянно сверяться.

Куда деть все остальное?

Вернемся теперь к вашим четырем коробкам. Просмотрите содержимое коробки «Для передачи» и на каждом документе напишите имя человека, к которому он должен отправиться. Секретарь может заняться немедленной переправкой бумаг соответствующим адресатам. С коробкой «Архив» все ясно — поместите каждый документ в соответствующее досье. В коробке «В работу» находятся бумаги, с которыми вам необходимо как можно скорее поработать. Рассортируйте их в порядке приоритетности, вложите в папку, папку — на стол и займитесь ею, как только закончите с уборкой. Наконец, коробка «Непонятно». Если действительно не знаете, что делать с этими бумагами, скорее всего, хранить их нет смысла. Если не можете решиться выбросить какую-то из бумаг, попросите секретаря или коллегу просмотреть ее и предложите принять самостоятельное решение. Иногда имеет смысл переложить «грязную» работу на других.

Статьи, вырванные из журналов для последующего прочтения, помещаются в отдельную папку. Положите папку в портфель и займитесь ее просмотром, когда выдастся свободная минута переходного времени: в ожидании приема, во время поездки в транспорте и т. д. Прочитав статью, выбросьте ее. Оставляйте только в том случае, если уверены, что к ней еще придется вернуться. Помните, что материалы периодики быстро утрачивают актуальность и необходимость в их продолжительном хранении возникает редко.

Книги помещаются на книжную полку. Если среди них есть объемные тома, которыми вы пользуетесь лишь время от времени и которые могут пригодиться другим, поставьте их на стеллаж общего пользования.

Входящие документы

Вы рассортировали то, что накопилось, но как поступать с бумагами, которые поступают к вам в данный момент, будь то по почте или иными способами? Следуйте тому же принципу, которым только что руководствовались при разборке уже имеющихся бумаг.

Одну за одной просмотрите каждую и распорядитесь ею по одному из четырех вариантов: выбросить, подшить, передать или пустить в работу. Нужно ли вам ее сохранить и нельзя ли передать кому-то другому? А выбросить? Стоит ли бумага того, чтобы оказаться в соответствующем файле, и если да, то держать ли ее при себе или лучше отправить в централизованный архив компании? Если ясно, что необходимо с бумагой поработать, то когда? Заняться ею немедленно или можно отложить на потом? Если бумага действительно нужна, отметьте на ней вверху приоритетность исполнения и положите на стол. Займитесь ею, как и другими своими бумагами, в порядке установленной степени приоритетности.

Иногда, разбирая почту, вам вообще нет необходимости заглядывать в конверты и знакомиться с их содержимым. Если это очевидная рекламная макулатура, отправляйте ее прямиком в корзину. Только будьте внимательны, чтобы не выбросить вместе с рекламой чек, которого давно дожидаетесь.

Секрет корзины

Что касается никчемных бумаг любого рода, в немалых количествах поступающих на ваш адрес, то весьма разумным будет иметь корзины в каждом кабинете офиса и даже дома. Тогда у вас будет меньше поводов хранить весь тот бумажный мусор, что попадает в ваш почтовый ящик или ложится на рабочий стол. К тому же бумаги перестанут с прежней интенсивностью скапливаться во всех более или менее свободных местах. Я работаю дома, а потому в каждой комнате у меня стоит большая красная офисная корзина для бумаг. Стоит ненужной бумаге попасться мне на глаза, как она немедленно обретает подобающее ей место.

Пусть корзины будут везде, где можно встретиться с чем-то бумажным. Рядом с каждым рабочим столом, рядом с копировальным аппаратом, со стеллажом с файлами, рядом с креслом, в котором вы знакомитесь с печатными материалами. У двери вашего дома. Если у вас нет возможности немедленно избавиться от ненужных бумаг, они неизбежно скапливаются на любых поверхностях, образуя уродливые