изменение за изменением, контролируя полное понимание персоналом каждого нововведения, вы создаете оптимальные условия для приобретения людьми привычки к новому порядку работы, для следования этому порядку и в дальнейшем.
Внедрение практики управления временем может возыметь обратное действие, если вы не отведете достаточного количества времени на превращение нововведений в привычный атрибут повседневной работы. Если вы станете проявлять нетерпение, ваши сотрудники впадут в уныние, поскольку еще не преодолеют стадию поиска наилучших способов решения поставленной вами задачи.
Дайте им возможность привыкнуть к переменам. Поначалу ошибки просто неизбежны, и порой будет казаться, что из этой затеи ничего не выйдет. Однако постепенно все нормализуется, и вы начнете пожинать плоды своих усилий.
Дайте время закрепиться каждому этапу нововведений. Не валите все в кучу. Приведение всей системы в рабочее состояние и полная ее интеграция в трудовой процесс может растянуться на долгие полгода. Зато потом эффективность работы возрастет самым решительным образом.
Внедрение новых методов управления временем пойдет значительно живее, если вы будете подкреплять процесс демонстрацией своего энтузиазма. Люди должны видеть, что вы сами используете на практике методы, которые пропагандируете. Необходимо вдохновить каждого сотрудника на сознательное использование техники управления временем. Но если вы ею не пользуетесь, то остальных и подавно не вдохновите.
Когда ваши сотрудники воочию убедятся в преимуществах новой системы, они станут испытывать энтузиазм и стимулировать развитие процесса предложением собственных идей.
Важно внимательно следить за реакцией людей на перемены. Лучше всего вести личное наблюдение, но можно и поручить это кому-то из персонала и периодически заслушивать отчет о положении дел «на местах».
Если какие-то приемы не срабатывают, подумайте почему. Быть может, дело в том, что:
► вы не объяснили, чего хотите,
► персонал не понял ваших намерений,
► требуется дополнительное обучение,
► персонал настроен негативно по отношению к вам или вводимым новшествам.
Подумайте, как исправить ситуацию. Возможно, для придания схеме полной работоспособности будет достаточно небольшой корректировки действий.
Спустя определенный период времени, скажем через полтора месяца, оцените ситуацию и выясните, чего достичь удалось, а чего нет. Не оказался ли старт вполне удачным, но теперь кто-то вновь проявляет расхлябанность? Все ли схемы работают? Проявляет ли персонал неприятие каких-то аспектов плана? Пришло время выяснить подобные вопросы. Вернитесь к ним вновь еще через шесть месяцев для очередной оценки достигнутого прогресса.
Чтобы сохранить энтузиазм персонала после внедрения новой системы, воспрепятствовать скатыванию к прежнему расточительству времени, проводите регулярные контрольные сессии— ежемесячно, ежеквартально или раз в год. На них нужно определять очередные цели в развитии системы управления временем. Регулярно должен собираться на свои заседания и специальный комитет. В ходе сессий поощряйте проведение мозговых штурмов по выработке новых методов экономии времени и повышению эффективности работы. Придайте процессу характер соревнования. Убедите компанию учредить ежегодный или полугодовой приз за лучшую идею по организации производственного процесса, позволившую компании получить максимальный выигрыш во времени или сэкономившую ей больше всего денег.
Итак, вы прочли книгу и начали воплощать в жизнь собственные идеи по рациональному использованию времени. Теперь вы станете работать более эффективно и продуктивно и все будете успевать, включая то, на что прежде времени у вас не находилось. Показывайте персоналу пример рациональной работы, помогите ему убедиться в ее преимуществах. Дайте понять, какие методы вы предпочитаете лично для себя и каким хотите видеть их стиль работы.
При наличии доброго примера с вашей стороны, при заинтересованной поддержке ваших начинаний со стороны сотрудников вы вскоре будете руководить самой эффективной организацией в стране!
ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ
1. Подайте хороший пример — сами пользуйтесь техникой управления временем.
2. Прислушивайтесь к идеям сотрудников.
3. Выберите наиболее подходящий для вас метод обучения.
4. При намерении воспользоваться услугами стороннего эксперта переговорите с представителями компании, которая уже с ним работала.
5. Организуйте один или несколько специальных учебных дней.
6. Подключите к процессу обучения весь свой персонал, а желательно и всю компанию.
7. Поставьте первой задачей расчистку рабочих столов.
8. Контролируйте и оценивайте процесс обучения.
9. Учите на собственном примере, заражайте людей своим энтузиазмом.
10. Работайте на формирование общей для всей компании политики в отношении управления временем.
Вы можете практиковать приемы управления временем в одиночку, но эффективность ваших действий будет выше, если вы призовете весь персонал последовать своему примеру. Существует много способов обучения управлению временем, но лучшим проводником новых идей в работу офиса, безусловно, будете вы сами. Не исключено, что для проведения специальных занятий вы предпочтете воспользоваться услугами эксперта со стороны.
Внедряйте приемы управления временем поэтапно. Организуйте сессии продолжительностью в один день или полдня в масштабах всей компании, инициируйте создание комитета, в функции которого будет входить информирование персонала и контроль за развитием ситуации. Продвигайтесь вперед шаг за шагом и регулярно оценивайте достигнутый прогресс. Систематически проводите контрольные сессии с целью стимулирования работы персонала и генерирования новых идей.
Словарь
Анализ методом критического пути. Предполагает анализ всех этапов комплексного процесса, выяснение характера взаимодействия этапов и времени каждого из них. Далее выясняется оптимальный порядок прохождения этапов за наиболее короткое суммарное время, то есть собственно «критический путь». Критический путь вычерчивается на схеме с использованием частично перекрывающихся линий, и рисунок реального развития процесса может отслеживаться путем сопоставления его параметров со схемой.
Закон Мерфи (или закон Сода): если дело может сорваться, то так оно и будет.
Закон Парето (принцип 80/20). Был сформулирован в XIX веке Вильфредо Парето, который открыл, что 80 % доходов поступают от 20 % продуктов и что 80 % результата достигаются благодаря 20 % работы. Закон справедлив в отношении множества ситуаций.
