Делопроизводство. Подготовка служебных документов

ие должности составившего предписание И. О. Фамилия

Подпись Дата

Оттиск личного штампа или печати

Предписание получил _________________________________________

__________________________________________________ ___________

(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)

Отметка о выполнении предписания и принятых мерах _______________

_____________________________________________________________

___ __________________________________________________________

_________________________________ _____________________________

(сведения о проверке выполнения предписания, об устранении выявленных нарушений, мерах административного и иного наказания в случае невыполнения предписания и другие сведения)

Разрешаю возобновить работу с 00 месяца 0000 года.

Наименование должности

принявшего решение о возобновлении работы

И. О. Фамилия

Подпись Дата

Оттиск личного штампа или печати

С решением ознакомлен _______________________________________

____________________________________________________ _________

(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)

Глава 31 Резолюция. Поручение

Резолюция – это документированное управленческое решение, оформляемое от руки директором компании [145] по результатам рассмотрения документа с целью определения порядка его исполнения и доведения соответствующей информации до сведения исполнителей. Оформление резолюции производится на свободном от реквизитов участке лицевой поверхности первого листа рассматриваемого документа в пределах зоны, отведенной для этой цели ГОСТ Р6.30–20 03 [146] .

При оформлении резолюции указываются:

♦ фамилия и инициалы или (и) наименование должности исполнителя документа [147] ;

♦ текст с описанием порядка исполнения документа, включая срок исполнения;

♦ подпись (личная подпись автора резолюции, дополненная датой).

Текст резолюции формулируется предельно кратко и конкретно. В наиболее простых случаях допускается использование формулировок «К исполнению», «На контроль» и т. п. Более распространенный тип формулировок – глагол в повелительном наклонении, дополненный существительным: «Подготовить предложения», «Направить ответ» и т. д.

В тех случаях, когда места для оформления резолюции недостаточно или (и) количество ранее оформленных на документе резолюций более трех [148] , порядок его исполнения определяется в письменном поручении.

По сути, письменное поручение представляет собой развернутый вариант резолюции. Такое поручение оформляется на отдельном листке писчей бумаги формата А6 (А5) либо специальном бланке, прикрепляемом к документу, подлежащему исполнению, скрепкой [149] . Пример документа представлен ниже.

Глава 32 План

План – документ краткосрочного и среднесрочного планирования. Применяется в целях заблаговременной организации предстоящей индивидуальной работы (так называемый личный план работы сотрудника), совместной работы группы сотрудников (план работы проектной группы), а также деятельности подразделения или компании в целом [150] .

В содержании плана определяются [151] :

♦ состав и общее содержание мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на сотрудника, группу сотрудников, подразделение или компанию;

♦ сроки (последовательность) выполнения планируемых мероприятий;

♦ места выполнения планируемых мероприятий;

♦ лица, ответственные за выполнение планируемых мероприятий;

♦ лица, привлекаемые к выполнению планируемых мероприятий;

♦ лица, осуществляющие контроль за выполнением планируемых мероприятий;

♦ основные меры обеспечения планируемых мероприятий.

Исходные данные, используемые для разработки проекта плана, тщательно проверяются на достоверность.

Структуру документа обычно образуют таблица с плановыми показателями и пояснительный текст к ней.

Документ оформляется на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4 (А3). Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14 [152] .

Состав реквизитов плана выглядит следующим образом:

♦ наименование вида документа;

♦ дата документа;

♦ гриф утверждения;

♦ указание на место издания документа;

♦ заголовок к тексту документа;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ гриф или (и) визы согласования.

Датой документа является дата его утверждения. Как правило, планы утверждаются руководителями соответствующих подразделений или компаний, индивидуальные планы работы – непосредственными начальниками соответствующих сотрудников [153] . Утверждение планов работы осуществляется в сроки, позволяющие заблаговременно довести информацию о планируемых мероприятиях (действиях) до сведения лиц, привлекаемых к их организации (выполнению), и при необходимости разработать на основе этой информации другие документы планирования [154] .

Пример документа представлен ниже [155] .

Приложение № 8

к Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 31 августа 2007 г. № 569

Согласовано

Руководитель профессионального союза организации или иного уполномоченного работниками представительного органа

_____________________________

(подпись) (Ф. И. О.)

«___» ____________ 200_ г.

Утверждаю

Руководитель организации

_______________________

(Ф. И. О.) (подпись)

«___» ____________ 200_ г.

Председатель совместного комитета (комиссии) по охране труда организации

______________________________

(подпись) (Ф. И. О.)

«___» ____________ 200_ г.

ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ И ОЗДОРОВЛЕНИЮ УСЛОВИЙ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИИ

Председатель аттестационной комиссии __________ ___________

(Ф. И. О.) (подпись)

Глава 33 Программа

Программа – документ среднесрочного и долгосрочного (стратегического) планирования. Применяется в целях заблаговременной организации предстоящей деятельности компании (в целом или по соответствующим направлениям), а также совместной деятельности двух и более компаний [156] .

Содержание программы аналогично содержанию плана. Вместе с тем содержание программы (по сравнению с содержанием плана) носит более общий характер, что обусловлено функциональным назначением документа (см. выше) [157] .

Структуру документа обычно образуют одна или несколько таблиц с плановыми показателями и пояснительный текст [158] . Требования к подготовке документа определяются соответствующими нормативными правовыми, распорядительными актами органов управления (власти) или (и) локальными актами компании [159] . До утверждения проект программы проходит согласование с заинтересованными сторонами.

Датой документа является дата его утверждения. Отметим, что правом утверждения программ могут наделяться как руководители компаний, так и органы коллегиального управления (советы, комиссии, комитеты и т. п.). В последнем случае в грифе утверждения документа указываются сведения о виде управленческого решения, его номере и дате принятия. Как и в случае с планами, утверждение программ осуществляется в сроки, позволяющие заблаговременно довести информацию о планируемых мероприятиях (действиях) до сведения лиц, привлекаемых к их организации (выполнению), и при необходимости разработать на основе этой информации другие документы планирования [160] .

Пример документа представлен ниже [161] .

Приложение

к постановлению Правительства РФ

от 10 апреля 2002 г. № 228

УТВЕРЖДЕНА

__________________________________________

(наименование ведомственного акта федерального __________________________________________

органа исполнительной власти, осуществляющего __________________________________________

права собственника имущества федерального __________________________________________

государственного унитарного предприятия

__________________________________________

от