предыдущие номера, пришло время (и это не каламбур) расстаться с этой мыслью. У вас нет машины времени — вы живете те же 24 часа в сутки, как и все мы. Возможность почитать у вас появится только в течение дня, заполненного текущими делами. Когда же наступит это однажды? Никогда! Есть только сегодня.
Любой журнал, который вы не читаете вообще, нужно немедленно прекратить выписывать.
На этой ноте давайте найдем дом для журналов. Прямо сейчас. Скорее возвращайтесь. Я хочу покончить с этим и подготовить вас к следующей главе.
Журналы живут _______________________________
Отлично! Журналы теперь в своем доме. Мир почти пришел в равновесие…
Сортировка почты
Забирая почту завтра (и каждый последующий день), вы уже будете знать местоположение емкости для корреспонденции. Там всегда будет лежать невскрытая почта, а также последние страницы каталогов (ждущих перехода в корзину актуальных вопросов), пока у вас не появится время заняться сортировкой.
Возможно, при небольшом количестве ежедневной почты, ее разбор не потребует много времени. Даже в этом случае советую в первые несколько дней устанавливать секундомер или таймер, чтобы засечь, сколько это займет времени. Если же вы возвращаетесь из поездки или почта накопилась по иной причине, полезно знать, как долго продлится сортировка.
Ведите журнал. Возьмите за основу иллюстрацию ниже. Если примерно через неделю вы увидите, что бо?льшая часть «почтового» времени не тратится на сортировку, можно ослабить контроль. Если вы получаете приличный объем корреспонденции, снова заведите таблицу в блокноте и заполняйте ее в течение следующих тридцати дней, чтобы отследить потраченное время.
Журнал сортировки почты
Я начал сортировать почту ______/______/_______
Время начала ______ Время окончания ______
Общее время ______
Время начала ______ Время окончания ______
Общее время ______
Время начала ______ Время окончания ______
Общее время ______
Обработка почты
Корреспонденция рассортирована, и вы научились делить ее на категории. Она перестала быть хламом, аморфной грудой вещей, которая вытягивает из вас силы, но ничего не предлагает взамен. Вы также выяснили, сколько времени уходит на сортировку. Прекрасно. Теперь нужно определить, когда вы будете взаимодействовать с почтой, то есть решать актуальные вопросы, отвечать на приглашения и оплачивать счета.
Это можно делать раз в несколько дней или раз в неделю. Я делаю это раз в неделю, но на раннем этапе для вас это может быть слишком большим промежутком. Выделяйте каждые три дня в своем расписании 15–20 минут на почту. И начните прямо сейчас.
Откройте ежедневник и внесите в него 15–20-минутные сессии. Лучше найти интервал между дневным и вечерним временем, так как некоторые вопросы, возможно, придется решать в рабочее время. Закончив, вы должны получить план задач на следующие тридцать дней. Не следует планировать на слишком долгий период. Приступив к делам, вы можете обнаружить, что отвели на это больше времени, чем нужно. Или недостаточно.
Если верно первое, если вы разделались с почтой мгновенно, отрегулируйте свое расписание и выделите на почту меньше времени. Только не делайте этого в уме. Возвратитесь к запланированным делам в ежедневнике и исправьте время. Если верно последнее и по истечении двадцати минут перед вами по-прежнему груда писем — выделяйте больше времени или обратитесь за помощью к наемному работнику, члену семьи или другу. Если вы управляете домашним бизнесом, возможно, пора взять на неполный день стажера или молодого специалиста.
А теперь внимание! Вернитесь к своему журналу. Сколько часов (минут) у вас уходит на сортировку почты до обработки? Вначале вам, возможно, потребуется больше времени и объем почты будет больше. Обычно когда сформирована модель сортировки и обработки корреспонденции, продолжительность работы с ней сокращается.
Сделав все перечисленное, используйте следующий журнал как руководство по фиксации времени на обработку почты. Продолжайте делать записи для каждой сессии обработки в течение всех тридцати дней, независимо от результатов. Используйте блокнот, чтобы отследить затраченное время и добавить примечания. Например, если на чеки и счета требуется всего несколько минут и намного больше времени на актуальные вопросы, сделайте примечание, чтобы в следующий раз при работе с ними подкорректировать свое расписание.
Журнал обработки почты
Я начал обрабатывать почту ______/______/_____
Время начала ______ Время окончания ______
Общее время ______
Время начала ______ Время окончания ______
Общее время ______
Время начала ______ Время окончания ______
Общее время ______
Поддержание порядка
Так для вас пройдут следующие 30 дней.
• По прибытии домой вы положите ключи, бумажник или сумочку на место.
• Будете менять все содержимое сумки каждый раз, когда берете другую.
• Положите почту на место до сортировки.
• Отнесете новые журналы на их место, выбрасывая старые номера.
• Рассортируете почту.
• Будете по расписанию обрабатывать корреспонденцию и отвечать на письма, сверяясь с журналом.
• Зафиксируете время сортировки почты и продолжительность ее обработки.
Это все, что нужно сделать. Вам ведь по-прежнему нужно ходить на работу или решать иные вопросы.
Но не следует рыться в сундуке на кухне после нескольких дней успеха. Не сто?ит весь свой восторженный пыл тратить на чистку гаража. Придет время и для этого.
