Очень важно выбрать место для складирования документов и папок до того, как они попадут в шкаф. Запланируйте раз в день или в неделю время для архивации. Не думаю, что необходимо различать новые и уже отработанные бумаги. Если проект требует частого обращения к определенным папкам, удобнее держать их под рукой, чем вынимать и класть обратно в течение дня. Однако нужно иметь лоток или корзину для документов, готовых к архивации.
И снова почта
Возвращаемся к почте. Если помните, мы говорили о сортировке почты на основные категории.
• Счета.
• Просьбы.
• Приглашения и события (ограничения по времени).
• Прочитать и сохранить (включая личную переписку).
• Актуальные вопросы.
• Каталоги.
• Журналы и периодика.
Я предполагаю, что хотя бы месяц вы работали с почтой, как описано в главе 2. Если в офисе вы
Мне абсолютно все равно, будут ли лотки для почты многоуровневыми, плетеными или проволочными, одинаковыми или разнокалиберными. Все, что меня заботит, — чтобы корреспонденция обрабатывалась последовательно, как описано в главе 2. Если есть возможность, нужно найти постоянное место для лотков. И вам не придется расставлять их каждый раз при обработке почты: они всегда будут на месте.
Канцелярские принадлежности
Принцип «подобное к подобному» предполагает, что все канцелярские принадлежности живут бок о бок. Что касается домашнего офиса, это означает, что вспомогательные материалы или канцтовары хранятся вместе, в идеале в одной-двух коробках, четко обозначенных. На моем рабочем столе лежат: степлер, держатель для клейкой ленты, стакан для ручек, карандашей, маркеров с двумя парами ножниц (острием вниз), блюдечко для скрепок и подстаканник. Запасы скрепок, которыми я пополняю блюдце, живут в коробке под названием «Канцелярские принадлежности». Рулоны ленты для держателей, кольца для брошюровки, коробки скрепок — там же. А еще пачки стикеров. Все лишнее (запас) тоже лежит в этой коробке. Таким образом, любой человек может найти пачку стикеров, которая всегда находится только в одном месте.
Вы, конечно, можете держать ножницы в кухне, но ни в коем случае не степлер. Несомненно, иногда нужно скрепить открытый пакет с продуктами, но, учитывая, что документооборот осуществляется в другом месте, я советовал бы для подобных вещей отправляться в домашний офис.
Компьютеры и другая электроника
Считаю нужным все компьютерное оборудование располагать в офисе. Равно как и калькуляторы, принтеры, сканеры, копировальные устройства, факсимильные аппараты, шредеры и т. п. Все офисные аппараты должны жить в офисе, а также комплектующие: тонер или чернила, бумага, лезвия для шредера. Их храните отдельно, но рядом с остатками предыдущих закупок.
Существует много сайтов и книг о том, как обустроить эргономичное рабочее место. Проштудируйте их и воспользуйтесь предложенными рекомендациями. Удостоверьтесь, что использование компьютера и других электронных устройств не причиняет вреда здоровью в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Помимо списка часто набираемых номеров, прикреп-ленных к факсу, воздержитесь от наклеивания стикеров на монитор или любое другое оборудование. Учитесь создавать напоминания на компьютере или, еще лучше, внесите их в ежедневник как актуальные задачи, ведь через несколько дней вы перестанете даже замечать листочек и погрузитесь в беспорядок.
Программное обеспечение: то же
Все программное обеспечение держите в определенном месте. Независимо от того, это загрузочный диск для нового оборудования или отдельные программы, храните их в одном месте. Конечно, их можно объединить с родственными подкатегориями (системные диски, драйверы для различных принтеров или игры). Храните диски для различных операционных систем в разных коробках.
Собрав программное обеспечение со всех уголков квартиры, убедитесь, что избавились от приложений для оборудования, а также от программ, которые устарели, уже не используются или давно сданы в утиль. Например, мало кому еще пригодится загрузочный диск для старого Windows 98. Его можно выбросить, подарить компьютерной лаборатории или в музей устаревших технологий.
CD, DVD и дискеты
Пришло время собрать старые дискеты, компакт-диски и DVD с данными. Не путайте эти диски с видео— и аудио-записями: последние нужно хранить возле телевизора и проигрывателей. Сейчас мы займемся только дисками с информацией.
Соберите и просмотрите их. Сравните данные на дисках с данными на жестких дисках и убедитесь, что все необходимые файлы есть и в компьютере. Чтобы избежать еще большей путаницы, пока мы не дошли до главы 9, повествующей о сортировке компьютерных файлов, проверьте, все ли файлы, импортируемые на компьютер, сохранились в «Моих документах». Можно даже создать новую папку и назвать ее «20XX док импорт».
Проверьте все резервные диски на наличие дубликатов и убедитесь, что у вас есть все последние сохранения. Здесь речь не идет о перестраховке (спросите любого, чей компьютер ломался!), многократные копии многократных копий излишни: вы сможете восстановить данные с одной из резервных копий. Любые диски с личной информацией, которые вы выбрасываете, нужно сломать или уничтожить перед утилизацией: вы же не хотите, чтобы ваши личные дела попали в недобрые руки.
